Chatbot pour les RH

Vous est-il déjà arrivé d'être bloqué par un système interne ? Vous saviez ce que vous deviez faire, par exemple remplir une note de frais, mais vous ne saviez pas quel système utiliser ou, si vous le saviez, vous ne saviez pas comment l'utiliser ? Vous utilisiez peut-être le système, mais vous avez rencontré une erreur ?

Ce sont tous des cas d'utilisation qui peuvent être résolus par un chatbot.

Un chatbot peut essentiellement abstraire un système interne dans la mesure où l'utilisateur ne sait pas quel système il utilise.

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Pourquoi utiliser un Chatbot pour soutenir la gestion de vos ressources humaines ?

Les ressources humaines (RH) sont un département qui se prête bien aux cas d'utilisation des chatbots. En effet, la plupart des relations entre les RH et les utilisateurs ne sont pas fréquentes, ce qui signifie que les utilisateurs oublient les systèmes qu'ils doivent utiliser pour une tâche donnée, oublient leurs identifiants de connexion ou oublient comment utiliser le système en question. Il se peut même que cela ne vaille pas la peine pour eux de consacrer du temps et des efforts à l'apprentissage d'un système pour accomplir la tâche en question. Tous les problèmes que nous avons soulignés ci-dessus.

Les cas d'utilisation les plus évidents pour HR chatbots sont les tâches telles que le dépôt de notes de frais, la demande de congés, la mise à jour de la formation sur la conformité ou les questions sur un aspect de la politique de l'entreprise.

Dans chaque cas, l'utilisateur n'a pas à se souvenir d'une procédure et d'un système exacts, mais il est guidé par le chatbot tout au long du processus. Par exemple, au lieu d'envoyer un lien vers un jeu de diapositives et un système pour vérifier sa conformité, l'utilisateur peut simplement lire les diapositives sur le chatbot et vérifier sa conformité, étape par étape.

Dans tous les cas ci-dessus, l'utilisateur a un point d'entrée, le chatbot. Quelle que soit sa question ou sa tâche, il commence par le chatbot.

Bien entendu, il peut arriver que le chatbot ne connaisse pas la réponse à une question donnée. Dans ce cas, il est efficace que la question soit transmise à une personne chargée de l'assistance RH. Cette personne peut répondre à la question et peut également s'assurer que, le cas échéant, le chatbot est mis à jour afin qu'il puisse répondre lui-même à la question donnée à l'avenir.

Cette fonction est appelée " human in the loop" (HITL) et il est préférable qu'elle soit mise en place de manière à ce que la personne chargée de l'assistance puisse donner des réponses en temps réel, au moment où l'employé est impliqué dans la tâche en question.

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Comment un chatbot peut-il aider le département des ressources humaines ?

Si les cas d'utilisation susmentionnés sont assez évidents, il existe des façons moins évidentes d'utiliser les ressources humaines. chatbots peut être utilisé par les RH d'une manière qui n'est pas aussi évidente.

Lorsque les interactions en matière de ressources humaines sont effectuées par des humains, les choses sont faites d'une certaine manière afin de tirer parti de leur temps. Cela signifie qu'il y a peu de personnalisation en termes de traitement des employés individuels. Les outils logiciels disponibles limitent également ce qui peut être fait par les RH sans ennuyer les employés.

Chatbots résoudre les deux problèmes susmentionnés. Il est beaucoup plus facile de fournir un engagement personnalisé à un employé de manière moins perturbatrice, c'est-à-dire de fournir une personnalisation à l'échelle.

Les cas d'utilisation pertinents sont les enquêtes et le coaching.

L'IA peut être utilisée pour déterminer quels employés doivent être interrogés à certains moments et quand assurer le suivi en fonction de leurs réponses ou de celles des autres. Il peut s'agir de questions précises sur leur niveau de satisfaction à l'égard de leur travail et sur leurs relations de travail avec les autres. Il peut s'agir d'une seule question, c'est-à-dire qu'il n'est pas nécessaire d'en poser plusieurs.

Ce qui précède peut être intégré à des programmes de coaching et de formation qui peuvent en partie être dispensés par le chatbot. L'idée est de faire en sorte que l'employé n'ait jamais l'impression que ses besoins ne sont pas pris en compte.

Il est logique qu'un tel engagement de type mentorat soit également intégré à tout logiciel de fixation d'objectifs ou de gestion des tâches.

Les possibilités d'engagement des salariés sont infinies.

Les progrès dans ce domaine résideront dans l'apprentissage par le chatbot de l'ensemble des données afin de déterminer à quel moment s'engager avec les employés et quelles questions leur poser. L'objectif sera d'assurer le plus haut niveau de satisfaction des employés et d'identifier les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

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Chatbots peut également améliorer la productivité des employés.

Chatbots peut également être utilisé au sein du département des ressources humaines par les employés de ce département afin d'améliorer leur propre productivité. Dans ce cas, chatbots peut être utilisé comme des outils de flux de travail de forme libre permettant aux employés des RH de lancer une tâche nécessitant l'engagement d'un employé, mais de ne s'impliquer dans cette tâche que lorsque c'est nécessaire. Par exemple, un employé peut avoir besoin de s'engager dans un processus en plusieurs étapes pour mettre à jour sa politique de pension ou pour fournir des informations de contact actualisées.

Le chatbot peut au moins leur fournir une procédure et des conseils pour accomplir cette tâche, même s'il ne peut pas le faire à leur place.

chatbots peut améliorer la vie et la productivité des employés de nombreuses façons et aider les RH à s'engager auprès des employés pour accroître leur satisfaction et identifier les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

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