RPA trong Tự động hóa là gì?

Thị trường robot đang bùng nổ khi dữ liệu ngày càng được các công ty tận dụng để tăng năng suất, cải thiện trải nghiệm người dùng và giảm chi phí. Trên thực tế, theo một nghiên cứu cho 60% công việc trên thế giới, ít nhất 30% nhiệm vụ có thể được tự động hóa.

Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, các doanh nghiệp cần các công cụ công nghệ hiệu quả để thu thập và xử lý lượng dữ liệu khổng lồ được tạo ra hàng ngày. Ngày nay, tự động hóa quy trình là một yếu tố chiến lược quan trọng cho các doanh nghiệp tìm cách cải thiện quy trình kinh doanh, tăng giá trị cho dịch vụ của họ và đạt được lợi thế cạnh tranh.

‍

Tự động hóa quy trình bằng robot là gì?

Tự động hóa quy trình robot hoặc RPA đề cập đến các robot phần mềm chạy ảo và tự động hóa các tác vụ tại nơi làm việc kỹ thuật số lặp đi lặp lại như thu thập, chuyển và nhập dữ liệu, quy trình giao dịch, quản lý tệp trong máy chủ và hơn thế nữa. Nó thường bao gồm một cơ sở hạ tầng ảo, một bộ phần mềm và một phương pháp cụ thể.

Phần mềm RPA là một công nghệ tự động hóa sáng tạo dựa trên trí tuệ nhân tạo và máy học, giúp các doanh nghiệp và tổ chức tối ưu hóa thời gian và nguồn lực của họ. RPA tự động hóa các tác vụ phức tạp dựa trên quy tắc cho các trang web và ứng dụng để nhân viên có thể tập trung vào các vấn đề quan trọng hơn thay vì các công việc hàng ngày thông thường.

‍

Các loại RPA khác nhau

Có ba loại tự động hóa quy trình robot chính, loại phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào các quy trình và nhiệm vụ bạn yêu cầu giải pháp CNTT để thực hiện:

• Probots được sử dụng để xử lý dữ liệu và thông tin
• Knowbots được tận dụng để thu thập và lưu trữ dữ liệu
• Chatbots là những trợ lý ảo trả lời các câu hỏi và cải thiện dịch vụ khách hàng

Tìm hiểu thêm về chatbots

‍

Robot phần mềm là gì?

Robot phần mềm là một chương trình được thiết kế bởi một tập hợp các hướng dẫn và lệnh, được xây dựng để tự động hóa các quy trình. Có nhiều loại robot phần mềm khác nhau nhưchatbots và trợ lý ảo. Chúng có thể được cài đặt trên máy chủ vật lý, PC hoặc máy ảo.

Các bot phần mềm có thể được sử dụng cho vô số nhiệm vụ khác nhau và chúng được chia thành hai loại:

• Bot văn phòng
  

Những loại robot phần mềm này được sử dụng để đơn giản hóa các quy trình kinh doanh liên quan đến sự tương tác của con người (dịch vụ khách hàng, bán hàng, v.v.) và phán đoán. Các bot văn phòng được các doanh nghiệp tận dụng để hợp lý hóa hoạt động và đảm nhận một số nhiệm vụ nhất định để nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp và tạo ra giá trị hơn.

Ví dụ, các công ty tích hợp chatbots có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng, giải quyết khiếu nại, theo dõi đơn đặt hàng và nhiều hơn nữa. Họ luôn sẵn sàng 24/7 và họ không ngừng học hỏi và cải thiện nhờ trí tuệ nhân tạo.

• Bot văn phòng hỗ trợ

Tự động hóa quy trình robot cũng rất tuyệt vời để tự động hóa các quy trình nền. Các bot văn phòng hỗ trợ đảm nhận các nhiệm vụ như chuyển tệp, hệ thống giám sát và báo cáo. RPA cho phép tích hợp liền mạch các quy trình front office và back office. Ví dụ: dữ liệu được thu thập trong quá trình giao dịch của khách hàng có thể được tự động thêm vào báo cáo và chia sẻ với các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

RPA hoạt động như thế nào?

RPA thường bao gồm một nền tảng tự động hóa nhận thức (CAP) và một giải pháp quản lý kiểm thử thống nhất (UTMS):

• CAP được hỗ trợ bởi các công nghệ khác nhau (học máy, khai thác dữ liệu, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, v.v.) và có khả năng xử lý bất kỳ định dạng dữ liệu phi cấu trúc nào và chuyển đổi nó thành dữ liệu có cấu trúc.
• UTMS được kích hoạt bởi bot và tự động hóa các tác vụ tốn nhiều lao động để tăng năng suất và hiệu quả. Nó cũng tạo ra các tập lệnh robot cần thiết cho cấu hình của RPA.

Cấu hình thường dựa trên quy tắc và việc thiết lập RPA thường có thể được thực hiện trong vòng vài tuần tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng.

15 Lợi ích của RPA

1. Giảm chi phí. Bằng cách triển khai RPA, doanh nghiệp có thể tự động hóa tất cả các tác vụ thủ công hoặc lặp đi lặp lại. Các công cụ RPA làm giảm FTE và cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
2. Tăng năng suất. Robot thông minh có thể hoạt động không ngừng nghỉ. Họ được lập trình để làm việc theo cách hiệu quả nhất và họ không phải nghỉ ngơi hoặc đi nghỉ.
3. Độ chính xác. Việc robot hóa các tác vụ tự động cho phép bạn loại bỏ biên độ lỗi của con người. Robot có khoảng chú ý không giới hạn và chúng không mắc lỗi. Nếu một robot gặp phải một giao dịch không phù hợp với các quy tắc hoặc thông số của nó, nó sẽ gửi thông báo cho một công nhân con người.
4. Khả năng mở rộng. RPA có thể được mở rộng dựa trên nhu cầu của bạn. Nếu bạn cần tăng khả năng xử lý của mình, bạn chỉ cần chỉ định một số lượng robot lớn hơn. Điều này có thể được thực hiện dễ dàng mà không phải chịu chi phí cao.
5. Đơn giản. RPA là một giải pháp chủ yếu không có mã, vì vậy bạn không cần bất kỳ kỹ năng lập trình nào để định cấu hình bot.
6. Phân tích dữ liệu. RPA được thiết kế để xử lý lượng lớn dữ liệu và thực hiện phân tích KPI chính. Dữ liệu được sử dụng để liên tục cải tiến hệ thống và tạo ra những hiểu biết có giá trị trong thời gian thực.
7. Tốc độ và hiệu quả cao hơn. Robot hoạt động nhanh hơn con người và chúng có sẵn 24/7, 365 ngày một năm. Chúng làm cho quy trình kinh doanh của bạn hiệu quả hơn.
8. Khả năng thích ứng và linh hoạt. Bạn có thể tùy chỉnh các công cụ RPA dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và bao gồm các chức năng bổ sung.
9. Tính linh hoạt. RPA có thể được tận dụng trên các lĩnh vực và thị trường khác nhau.
10. Tuân thủ quy định tốt hơn. Các công cụ tự động hóa giám sát các thủ tục, loại bỏ lỗi và ghi lại dữ liệu.
11. Chất lượng dịch vụ tốt hơn. Robot loại bỏ lỗi của con người, cải tiến quy trình và thu thập và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp tìm ra các lĩnh vực cải tiến để cải thiện chất lượng dịch vụ của họ.
12. Sự hài lòng của nhân viên lớn hơn. Nhân viên của bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị và sáng tạo hơn. Họ không còn phải dành hàng giờ để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại hàng ngày. Điều này làm tăng sự hài lòng và năng suất.
13. Tối ưu hóa thời gian. Các công ty có thể thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động nhanh hơn và RPA nhanh chóng thích ứng với các quy trình kinh doanh mới.
14. Công nghệ không xâm lấn. RPA không cần nhiều tài nguyên để tích hợp trên nhiều ứng dụng. Nó không yêu cầu thay thế các hệ thống CNTT hiện có. Nó có thể dễ dàng thích ứng với các hệ thống CNTT của các bộ phận khác nhau của một công ty.
15. Cải thiện dịch vụ khách hàng. Robot có sẵn 24/7 và có thể giải quyết các truy vấn của khách hàng nhanh hơn, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng nói chung.

‍

RPA Vs. Giải pháp tự động hóa quy trình truyền thống

Tự động hóa quy trình không phải là một khám phá mới, nó đã xuất hiện được một thời gian. Tuy nhiên, cho đến nay, các công ty nhìn chung đã đầu tư vào các ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc các hoạt động gia công phần mềm như một phương tiện để mở rộng hoạt động và nâng cao hiệu quả của họ.

Trong những năm gần đây, các tổ chức đã chuyển trọng tâm từ các giải pháp CNTT truyền thống sang RPA. Điều này chủ yếu là do các công cụ tự động hóa quy trình truyền thống đòi hỏi đầu tư lớn, triển khai lâu hơn và chúng không thích ứng với sự thay đổi.

Không giống như các giải pháp truyền thống, RPA giúp doanh nghiệp tự động hóa hoàn toàn các quy trình với một phần nhỏ tài nguyên (thời gian và tiền bạc) và có thể được triển khai chỉ trong vài tuần. Hơn nữa, nó thích ứng với cơ sở hạ tầng và hệ thống nội bộ hiện có để các công ty không phải trả chi phí thay thế các yếu tố đó.

Các quy trình tự động phổ biến cho doanh nghiệp

Dịch vụ tài chính

RPA đang ngày càng được triển khai trong lĩnh vực tài chính ngân hàng nhằm giảm gánh nặng cho các công việc lặp đi lặp lại như kế toán, nhập dữ liệu và lập hóa đơn. RPA giúp doanh nghiệp tính thuế, xử lý biên lai và thanh toán hóa đơn kịp thời. Điều này giúp các công ty tăng năng suất, giảm biên độ lỗi và cải thiện hiệu quả tổng thể.

Công nghệ thông tin

RPA có thể được tận dụng theo nhiều cách khác nhau trong lĩnh vực này. Nó được sử dụng để khắc phục các sự cố kỹ thuật, cung cấp hỗ trợ khách hàng kỹ thuật, sao lưu dữ liệu, quản lý vé hỗ trợ và tiến hành bảo trì hệ thống.

Nguồn nhân lực

Bộ phận nhân sự phải xử lý và quản lý một lượng lớn dữ liệu và lưu giữ hồ sơ chi tiết của mọi nhân viên trong tổ chức. Các công cụ RPA nâng cao hiệu quả của nhân viên nhân sự bằng cách tự động tính toán lợi ích, lưu trữ tài liệu, xem xét bảng chấm công, quản lý việc giới thiệu và hơn thế nữa.

Phân tích dữ liệu

Có lẽ một trong những khía cạnh có giá trị nhất của RPA là khả năng thu thập và phân tích dữ liệu. Các công cụ tự động hóa có thể thu thập dữ liệu về bất cứ điều gì cho dù nó liên quan đến các vấn đề, chi phí, hiệu quả, năng suất, v.v. Đó là một cách tuyệt vời để các doanh nghiệp tìm ra các lĩnh vực cải tiến và theo dõi hiệu suất của họ. Xét cho cùng, dữ liệu là chìa khóa cho việc ra quyết định chiến lược.

Mua sắm

Các nhóm mua sắm thường dành rất nhiều thời gian để thực hiện các nhiệm vụ hành chính, đó là lý do tại sao các công ty đang dần kết hợp RPA. Trên thực tế, các doanh nghiệp đang đầu tư vào RPA đã có thể hợp lý hóa hoạt động của họ, giảm chi phí nhân sự và tăng thêm giá trị cho dịch vụ của họ. Xử lý hóa đơn và phê duyệt trưng dụng chỉ là một số nhiệm vụ có thể được tự động hóa bằng các công cụ tự động hóa.

Khi tự động hóa quy trình robot phát triển, chúng ta sẽ thấy ngày càng nhiều công ty áp dụng các giải pháp RPA và một lượng nhiệm vụ ngày càng lớn sẽ được thực hiện thông qua tự động hóa. Các công ty nhận ra lợi ích của tự động hóa đủ sớm sẽ có thể hợp lý hóa các quy trình của họ và chiếm thị phần lớn hơn trên thị trường.

RPA có thể tự động hóa những tác vụ nào?

Dưới đây là một số ví dụ về các tác vụ có thể được thực hiện bằng phần mềm tự động hóa:

• Thu thập, chuyển và nhập dữ liệu
• Tạo báo cáo
• Xử lý hóa đơn
• Quản lý hàng tồn kho
• Cập nhật dữ liệu
• Quản lý và xử lý đơn hàng bán hàng
• Tự động hóa quy trình làm việc trên máy bay
• Tính toán (thuế, lợi nhuận, v.v.)
• Truy cập hệ điều hành, trang web và mạng xã hội
• Giải quyết thắc mắc của khách hàng
• Đối chiếu kế toán
• Di chuyển dữ liệu
• Điền vào biểu mẫu
• Thực hiện lệnh
• Đọc và xử lý thông tin từ các hệ thống, tài liệu và tệp khác nhau

RPA thường được sử dụng để tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, dễ bị lỗi và liên quan đến dữ liệu.

‍

3 Lầm tưởng về RPA

‍

1. Bạn cần có kỹ năng viết mã để sử dụng các công cụ RPA. Tuyên bố này là sai. Như đã đề cập trước đó, một trong những ưu điểm của phần mềm RPA là nó là một giải pháp không cần mã. Để sử dụng nó, bạn chỉ cần hiểu cách nó hoạt động trên giao diện người dùng.

1. Các doanh nghiệp nhỏ không đủ khả năng mua phần mềm RPA. Có một niềm tin chung rằng chỉ những công ty lớn mới có thể mua được các công cụ RPA. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tận dụng RPA để tự động hóa quy trình kinh doanh của họ.
2. RPA chỉ hữu ích cho một số ngành nhất định. Nhiều người nghĩ rằng RPA chỉ có lợi cho các ngành như công nghệ thông tin, vốn phụ thuộc nhiều vào phần mềm. Tuy nhiên, tất cả các ngành và lĩnh vực có thể đạt được rất nhiều thời gian và nguồn lực bằng cách tận dụng công nghệ này. RPA có thể được sử dụng để cập nhật dữ liệu, xử lý hóa đơn, tự động hóa hóa đơn... là những nhiệm vụ phổ biến trong nhiều ngành nghề.

‍

Tầm quan trọng của RPA là gì?

Điểm mấu chốt là robot đang ở đây để tồn tại. Các công ty hiểu được thực tế này và tận dụng RPA sẽ có thể đạt được lợi thế cạnh tranh đáng kể đồng thời tăng lợi nhuận và hiệu quả của họ. Tự động hóa quy trình robot mang lại lợi ích cho các tổ chức và công ty trên tất cả các ngành. Ngoài thực tế là phần mềm RPA rất dễ triển khai, việc sử dụng các công cụ RPA sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và khả năng mở rộng của mình. Bạn cũng sẽ có thể theo dõi hiệu suất của mình và cải thiện các quy trình của mình nhờ vào việc ra quyết định chiến lược được điều khiển bởi dữ liệu.

‍