Tự động hóa quy trình bằng robot là gì?

Trường hợp sử dụng RPA

RPA phù hợp nhất để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tích hợp các hệ thống cũ, xử lý dữ liệu có cấu trúc và bất kỳ tác vụ khối lượng lớn nào yêu cầu ra quyết định tối thiểu. 

Những điểm mạnh này có nghĩa là doanh nghiệp nên sử dụng RPA nếu họ muốn tự động hóa việc xử lý hóa đơn, đối chiếu hồ sơ, điều hướng qua máy tính lớn cũ hoặc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.

Khi nào nên sử dụng một giải pháp AI khác

Có rất nhiều tác vụ mà RPA không thể xử lý tốt, bao gồm:

• Xử lý dữ liệu phi cấu trúc
• Tương tác được cá nhân hóa
• Phân tích dự đoán
• Quyết định
• Học liên tục

Vì vậy, nếu một tổ chức đang tìm cách sử dụng giải pháp AI để phân loại và tự động trả lời email của khách hàng, một giải pháp phù hợp hơn sẽ là phần mềm xử lý ngôn ngữ tự nhiên hoặc AI đàm thoại.

Nếu một doanh nghiệp muốn có một giải pháp AI để dự đoán xu hướng, họ nên chọn giải pháp học máy. Nếu họ muốn có một giải pháp tương tác tự động với khách hàng, họ nên chọn một chatbot AI thay vì RPA.

Giám sát giá cả và hệ thống

RPA lý tưởng để tự động hóa việc giám sát liên tục giá cả và hiệu suất hệ thống. Bot có thể theo dõi các thay đổi về giá trên các nền tảng, đảm bảo giá của công ty vẫn cạnh tranh và cập nhật.

Để giám sát hệ thống, RPA có thể kiểm tra các vấn đề về hiệu suất và gửi cảnh báo cho bất kỳ sự bất thường nào được phát hiện. Các loại bot RPA này thường chạy liên tục trong nền của phần mềm hoặc hệ thống.

Xử lý tiền lương

Bảng lương và các hình thức kế toán tổ chức khác thường được thanh toán thường xuyên, khiến chúng trở thành một trường hợp sử dụng dễ dàng cho RPA.

Quản lý dữ liệu

Hầu hết các ứng dụng của RPA đều thuộc thuật ngữ chung là 'quản lý dữ liệu'. Trong các ngành, các tác vụ quản lý dữ liệu RPA phổ biến bao gồm:

• Nhập liệu
• Trích xuất dữ liệu
• Xác thực dữ liệu
• Di chuyển dữ liệu
• Làm sạch dữ liệu
• Cập nhật cơ sở dữ liệu
• Đối chiếu dữ liệu
• Sắp xếp và phân loại dữ liệu

Những nhiệm vụ rộng lớn này có vị trí trong gần như bất kỳ ngành hoặc trường hợp sử dụng nào - tất cả những gì thay đổi là loại dữ liệu và cách xử lý dữ liệu.

Thực hiện đơn hàng

Các tác vụ lặp đi lặp lại như thực hiện đơn hàng – bao gồm xử lý, đóng gói và vận chuyển – hoàn toàn phù hợp với RPA. Nó đòi hỏi độ chính xác cao, liên quan đến một lượng lớn dữ liệu nhập và xác nhận, và lặp lại cùng một quy trình hàng ngàn lần.

Tư liệu 

RPA có thể được sử dụng để đảm bảo tuân thủ và lập tài liệu phù hợp. 

Ví dụ: một công ty pháp lý điền vào các tài liệu phức tạp có thể sử dụng giải pháp RPA để tự động điền thông tin chính xác, xác minh tính đầy đủ và chính xác, đồng thời đảm bảo rằng các tài liệu cuối cùng tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.

Các bot RPA cũng có thể lưu trữ và truy xuất tài liệu và dữ liệu theo yêu cầu của nhân viên con người hoặc thậm chí tạo biên bản kiểm tra để theo dõi quy trình làm việc và thay đổi.

RPA không giám sát

Các bot RPA không giám sát hoạt động độc lập mà không cần sự can thiệp của con người. Thay vì được kích hoạt bởi con người, chúng có thể chạy theo lịch trình, được kích hoạt bởi các sự kiện cụ thể hoặc hoạt động 24/7.

Ví dụ: bot RPA không giám sát có thể xử lý hàng loạt dữ liệu vào cuối mỗi ngày làm việc hoặc tự động hóa các quy trình tính lương.

Đã tham dự RPA

Các bot RPA đã tham dự hoạt động cùng với người dùng là con người và thường được kích hoạt bởi chính người dùng. Các bot này hỗ trợ các nhiệm vụ đòi hỏi sự can thiệp của con người hoặc ra quyết định.

Ví dụ: đại diện dịch vụ khách hàng có thể sử dụng bot RPA có giám sát để lấy thông tin khách hàng trong khi thực hiện cuộc gọi.

RPA lai

RPA kết hợp kết hợp RPA có giám sát và không giám sát. Các bot RPA lai tương tác với con người khi cần thiết và hoạt động độc lập khi có thể. 

Các bot này được sử dụng để tạo ra một luồng liền mạch giữa các tác vụ yêu cầu đầu vào của con người và những tác vụ có thể hoàn toàn tự động.

Ví dụ: bot RPA lai có thể hỗ trợ và nhân viên trong cuộc gọi, sau đó tự động xử lý phần còn lại của tác vụ sau khi cuộc gọi kết thúc.

RPA thông minh

RPA thông minh thường được gọi là tự động hóa thông minh và nó liên quan đến việc bổ sung AI vào phần mềm RPA.

RPA theo truyền thống được sử dụng cho các tác vụ có thể dự đoán được đặt ra bởi các trình kích hoạt đã đặt. Nhưng việc bổ sung AI cho phép RPA đảm nhận các nhiệm vụ mà trước đây cần sự can thiệp của con người.

Tăng năng suất

Các bot RPA có thể xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian nhanh hơn nhiều so với con người, giúp giải phóng nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

Giảm chi phí

Tự động hóa các tác vụ dựa trên quy tắc giúp giảm đáng kể chi phí lao động cho các tổ chức, đặc biệt là khi hệ thống RPA được mở rộng quy mô hoặc khi RPA được mở rộng trên các quy trình kinh doanh.

Cải thiện độ chính xác 

RPA giảm thiểu lỗi của con người trong các quy trình như nhập dữ liệu, tính toán và xử lý tài liệu, dẫn đến độ chính xác cao hơn và ít sai sót tốn kém hơn.

Chúng cũng có thể được lập trình để tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn quy định và tuân thủ, nếu một công ty muốn đảm bảo tài liệu hành động nghiêm ngặt.

Sự hài lòng của nhân viên cao hơn

Nhân viên hài lòng hơn trong công việc khi họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ hấp dẫn, thay vì những nhiệm vụ trần tục và lặp đi lặp lại.

Có thể mở rộng và thích ứng 

Các giải pháp RPA có thể được tăng hoặc giảm quy mô dựa trên nhu cầu kinh doanh, tất cả đều không cần đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng hoặc tài nguyên.

Và nếu quy trình kinh doanh hoặc yêu cầu quy định thay đổi, không cần phải đào tạo lại nhân viên – bot RPA có thể nhanh chóng được cấu hình lại hoặc cập nhật để phù hợp với các tiêu chuẩn mới.

1. Xác định nhiệm vụ phù hợp 

Bước đầu tiên trong việc triển khai RPA là xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc và tốn thời gian. 

Các nhiệm vụ này sau đó được vạch ra để hiểu các bước cụ thể liên quan. Điều này bao gồm chi tiết dữ liệu đầu vào, điểm quyết định và hành động cần thiết để hoàn thành quy trình.

2. Thiết kế và xây dựng bot

Khi các tác vụ được ánh xạ, các nhà phát triển hoặc nhà phân tích kinh doanh sẽ thiết kế bot RPA. Điều này liên quan đến việc tạo các tập lệnh hoặc quy trình làm việc hướng dẫn bot chính xác phải làm gì.

3. Triển khai bot 

Sau khi bot được thiết kế, nó được triển khai trong môi trường nơi nó sẽ hoạt động - thường là trong các ứng dụng phần mềm hiện có của công ty. Bot tương tác với phần mềm giống như con người, điều hướng giao diện, nhập dữ liệu và thực hiện lệnh.

4. Thực hiện bot

Khi bot được triển khai, nó bắt đầu thực hiện các tác vụ tự động. Nó có thể đăng nhập vào các ứng dụng, di chuyển tệp, điền vào biểu mẫu hoặc trích xuất dữ liệu từ tài liệu.

5. Giám sát bot

Khi bot hoạt động, nó có thể được theo dõi trong thời gian thực thông qua bảng điều khiển. Điều này cho phép các doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của bot, quản lý các hoạt động của nó và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. 

Nếu có vấn đề phát sinh, chẳng hạn như lỗi hệ thống hoặc thay đổi quy trình, bot có thể được cấu hình lại để thích ứng với các điều kiện mới.

6. Cải tiến liên tục

RPA không phải là một giải pháp thiết lập và quên nó. Theo thời gian, khi các quy trình phát triển, bot có thể cần được cập nhật để xử lý các tác vụ mới hoặc thay đổi trong quy trình công việc hiện có. 

Ngoài ra, khi các công ty trở nên quen thuộc hơn với RPA, họ thường tìm thấy các lĩnh vực mới có thể áp dụng tự động hóa, dẫn đến việc mở rộng liên tục trong tổ chức.