İK için Chatbot

Hiç dahili bir sisteme takılıp kaldığınız oldu mu? Ne yapmanız gerektiğini biliyordunuz, örneğin bir gider raporu doldurmak gibi, ancak hangi sistemi kullanacağınızı bilmiyordunuz ya da bilseniz bile sistemi nasıl kullanacağınızı bilmiyor muydunuz? Belki de sistemi kullanıyordunuz ama bir hatayla karşılaştınız?

Bunların hepsi bir chatbot tarafından çözülebilecek kullanım durumlarıdır.

Bir chatbot, kullanıcının hangi sistemi kullandığını bilmediği ölçüde dahili bir sistemi soyutlayabilir.

‍

İnsan Kaynaklarınızın yönetimini desteklemek için neden bir Chatbot kullanmalısınız?

İnsan Kaynakları (İK), chatbot kullanım durumları için çok uygun bir departmandır. Bunun nedeni, İK'nın kullanıcılarla etkileşiminin çoğunun seyrek olarak gerçekleşmesidir; bu da kullanıcıların belirli bir görev için hangi sistemleri kullanmaları gerektiğini unuttukları, giriş bilgilerini unuttukları veya söz konusu sistemi nasıl kullanacaklarını unuttukları anlamına gelir. Hatta eldeki görevi yerine getirmek için bir sistemi öğrenmek onlar için zaman ve zahmete değmeyebilir. Yukarıda vurguladığımız tüm sorunlar.

İK sohbet robotlarının en belirgin kullanım alanları gider raporlarını doldurmak, tatil talebinde bulunmak, uyum eğitimini güncellemek veya şirket politikasının bazı yönleri hakkında sorular sormak gibi görevlerdir.

Her durumda, kullanıcının tam bir prosedürü ve sistemi hatırlaması gerekmez, bunun yerine chatbot tarafından süreç boyunca yönlendirilir. Örneğin, bir slayt destesine ve uygunluklarını doğrulamak için bir sisteme bağlantı göndermek yerine, kullanıcı sadece sohbet robotundaki slaytları okuyabilir ve uygunluklarını adım adım doğrulayabilir.

Yukarıdaki tüm durumlarda kullanıcının tek bir giriş noktası vardır, o da sohbet robotudur. Soruları veya görevleri ne olursa olsun, chatbot ile başlarlar.

Elbette sohbet robotunun belirli bir sorunun cevabını bilmediği durumlar da olabilir. Bu durumda, sorunun bir İK destek personeline iletilmesi etkili olacaktır. Bu kişi soruyu yanıtlayabilir ve ayrıca, uygunsa, chatbotun gelecekte söz konusu soruyu yanıtlayabilmesi için güncellenmesini sağlayabilir.

Bu işlev döngüdeki insan (HITL) olarak adlandırılır ve en iyi şekilde, destek personelinin gerçek zamanlı olarak, çalışanın eldeki göreve dahil olduğu anda yanıt verebilmesi için ayarlanır.

‍

Bir Chatbot'un İK departmanını destekleyebileceği yollar nelerdir?

Yukarıdaki kullanım durumları oldukça açık olsa da, sohbet robot larının İK tarafından kullanılabileceği çok açık olmayan yollar da vardır.

İK etkileşimleri insanlar tarafından yürütüldüğünde, zamanlarından yararlanılabilmesi için işler belirli bir şekilde yapılır. Bu, bireysel çalışanlarla ilgilenme şekli açısından çok az özelleştirme olduğu anlamına gelir. Mevcut yazılım araçları, çalışanları rahatsız etmeden İK tarafından yapılabilecekleri de sınırlamaktadır.

Sohbet robotları yukarıdaki iki sorunu çözmektedir. Bir çalışana daha az yıkıcı olacak şekilde özelleştirilmiş bir etkileşim sağlamak, yani ölçekte özelleştirme sağlamak çok daha kolaydır.

İlgili kullanım durumları anketler ve koçluktur.

Yapay zeka, hangi çalışanlara belirli zamanlarda belirli soruların sorulması gerektiğini ve onların yanıtlarına veya başkalarının yanıtlarına göre ne zaman takip edilmesi gerektiğini belirlemek için kullanılabilir. Bu sorular, çalışanların işlerinden memnuniyet düzeyleri ve diğerleriyle olan çalışma ilişkileri hakkında olabilir. Bir soru sadece tek bir soru olabilir, yani birkaç soru olması gerekmez.

Yukarıdakiler, kısmen chatbot tarafından verilebilecek koçluk ve eğitim programlarıyla entegre edilebilir. Buradaki fikir, çalışanın hiçbir zaman ihtiyaçlarıyla ilgilenilmediğini hissetmemesini sağlamaktır.

Bu tür bir mentorluk türünün herhangi bir hedef belirleme veya görev yönetimi yazılımıyla da entegre edilmesi mantıklıdır.

Çalışanlarla nasıl etkileşim kurulabileceğine ilişkin olasılıklar sonsuzdur.

Bu alandaki ilerlemeler, çalışanlarla ne zaman etkileşime geçeceğini ve hangi soruları soracağını anlamak için toplamda öğrenen sohbet robotunda olacaktır. Amaç, en üst düzeyde çalışan memnuniyeti sağlamak ve sorunları büyümeden tespit etmek olacaktır.

‍

Chatbot'lar çalışan verimliliğini de artırabilir.

Chatbotlar İK departmanı içinde İK çalışanları tarafından kendi üretkenliklerini artırmak için de kullanılabilir. Bu durumda, chatbotlar serbest formlu iş akışı araçları gibi kullanılabilir, böylece İK çalışanları bir çalışanın katılımını gerektiren bir görevi başlatabilir, ancak daha sonra yalnızca gerektiğinde bu göreve dahil olabilirler. Örneğin, bir çalışanın emeklilik politikasını güncellemek için çok adımlı bir sürece katılması veya güncellenmiş iletişim bilgilerini vermesi gerekebilir.

En azından chatbot, görevi onlar için yapamasa bile bu görevi yerine getirmeleri için onlara bir prosedür ve rehberlik sağlayabilir.

Sohbet robotlarının çalışanların yaşamlarını ve üretkenliklerini iyileştirmesinin ve İK'nın memnuniyeti artırmak ve sorunları ciddi bir şeye dönüşmeden önce tespit etmek için çalışanlarla etkileşime geçmesine yardımcı olmasının birçok yolu vardır.

‍