AI 代理助理完全指南

提高生產力

透過處理排程和資料輸入等重複性行政工作，AI 代理助理可騰出時間進行更具策略性的工作。 

例如，項目經理可以依賴助理：

• 追蹤截止期限和專案里程碑
• 傳送自動提醒
• 根據團隊可用性指派任務

更好的決策

這些助理會即時分析大量資料，以提供可行的洞察力。銷售團隊可能會使用它來根據接觸記錄排定銷售線索的優先順序，而營運團隊可以利用 AI 驅動的預測來優化供應鏈物流。

增加銷售和收入

AI 代理助理可透過自動化潛在客戶資格審核及提供個人化產品建議，協助提升銷售業績。 

電子商務最大的挑戰之一就是購物車被放棄。全球約有70%的線上購物車被放棄，透過更好的結帳最佳化，可收回 2,600 億美元的潛在銷售額。AI 代理助理可根據猶豫不決的買家的瀏覽行為，提供提醒或專屬優惠，協助重新吸引他們。 

他們可以解決常見的疑慮，例如運費或退貨政策，以減少猶豫並鼓勵結帳。

AI 助理還能透過分析客戶互動和識別高意向潛在客戶來支援銷售團隊。透過自動跟進，讓銷售團隊能專注於最有潛力的機會，提高轉換率和營收。

增強精確度

AI 代理助理的操作精確度極高，可將資料輸入等工作的錯誤降至最低。這種可靠性可確保工作流程更順暢，並避免發生代價高昂的錯誤，尤其是在財務等對資料敏感的領域。

在金融領域，人為錯誤的代價很高，而 AI 代理助理可完全避免。手動資料輸入的錯誤率為 1-5%，每年在全球造成數十億的損失。 

自動化代理每次都能精確執行 - 這與疲憊不堪的財務分析師不同。

客戶支援自動化

AI 代理助理可將重複性的詢問自動化，並提供即時、精準的回覆，從而簡化客戶支援工作。 

這些助理通常部署為客戶服務聊天機器人，使用 NLU 來瞭解客戶查詢，並即時做出準確回應。

例如，一家電信公司使用 AI 代理助理來處理常見問題，例如「您們的價格計畫是什麼？ 」或「如何重設我的密碼？ 

該助理可自動從知識庫中擷取答案並提供即時回應，由於具有智慧型獨立運作的能力，因此可同時發揮常見問題聊天機器人和 AI 代理助理的功能。

預約排程

為了安排會議而不斷反覆溝通的日子已經一去不返。AI 代理助理可根據可用性進行協調，並在必要時做出調整，從而簡化流程並使其自動化。

舉例來說，一家顧問公司使用 AI 代理助理來協調客戶會議。當顧問要求「安排下週與客戶 A 會面」時，助理會分析顧問的行事曆，並根據客戶的空閒時間，預約雙方都方便的時間。它還會向雙方自動發送行事曆邀請和提醒。

電子商務協助

AI 代理助理透過以下方式簡化購物流程：

• 個人化產品建議。
• 回答客戶查詢。
• 跨網站和社群媒體等平台，以電子商務聊天機器人的方式運作。

例如，人工智能代理助理會分析客戶的瀏覽記錄，以推薦相關產品。如果客戶經常購買健身器材，助理可能會在對話中推薦新的健身器材或服裝。

招聘流程自動化

使用 AI 代理助理可以簡化僱用流程，簡化履歷篩選和面試排程等工作。 

舉例來說，招聘機構會使用 AI 代理助理掃描履歷，以瞭解特定資格，並根據候選人的適合程度進行排序。然後，另一位 AI 代理助理可透過協調應徵者與招聘經理，安排面試。

物流與庫存管理

AI 代理助理可以追蹤貨運和管理庫存。 

例如，倉庫可以使用 AI 代理助理來即時監控庫存。當庫存低於預先定義的臨界值時，該助理會自動發出補貨訂單，以避免缺貨。

銷售能力

包括銷售聊天機器人在內的 AI 代理助理可透過自動化銷售線索管理、排程跟進及提供可行的洞察力來協助銷售團隊。

舉例來說，AI 代理助理可透過分析客戶行為和參與資料來限定潛在客戶，為銷售團隊排出最佳機會的優先順序。

內部團隊合作

在工作場所，AI 代理助理可透過管理排程與工作流程，簡化團隊合作。 

專案經理可以使用 AI 代理助理來指派任務，並追蹤各團隊的進度。助理會自動傳送提醒，讓每個人都能如期完成任務。

醫療照護協助

AI 代理助理 (如醫療保健聊天機) 可透過自動化管理任務和提供個人化病患照護來支援醫療保健專業人員。

例如，醫生的 AI 代理助理可以在會診過程中抄寫病人筆記，並自動更新電子健康記錄，節省時間。

1.輸入接收

當 AI 代理助理接收到使用者或整合系統的輸入時，流程就開始了。這種輸入可以有多種形式，包括：

• 文字型請求 - 透過Slack、Microsoft Teams 或WhatsApp 等聊天平台傳送的訊息。
• 語音指令 - 透過虛擬助理處理的口語指示。
• 電子郵件和表單提交 - 助理可以從結構化資料中擷取關鍵細節，例如會議請求或客戶詢問。
• API 觸發器與系統事件 - AI 助理可根據系統更新自動採取行動，例如 IT 服務台平台中建立的票單。

2. NLU

收到輸入後，AI 代理助理會使用 NLU 來處理輸入，以瞭解其意義和上下文。它會分析請求並找出關鍵元素，例如

• 意圖：請求的目的（例如安排會議）。
• 參與者：參與的個人（John、Sarah、Alex）。
• 時間範圍：指定的期間（下週）。

在「安排下週與 John、Sarah 和 Alex 開會」的請求中，助理可以詮釋這些細節，以便有效地執行任務。

3.背景瞭解

AI 代理助理使用情境和歷史資料來個人化回應，並確保提供最相關的解決方案。

• 行事曆可用性 - 它會檢查 John、Sarah 和 Alex 的排程，找出空閒的時段。
• 重複出現的模式 - 如果 Sarah 喜歡在早上開會，助理在排程時就會優先安排較早的時段。
• 使用者定義的偏好設定 - 如果 Alex 迴避星期一的會議，助理會自動排除這一天。
• 工作負荷平衡 - 它會考慮使用者當天的行程是否已經排得滿滿的，並避免背靠背的會議。
• 位置感知 - 如果團隊成員在不同的時區，它會建議適合每個人的時間。

4.任務執行

AI 代理助理自主執行所需的任務，管理所有複雜的細節。在此階段，它：

• 將會議安排在最適合的時間 (例如：星期二上午 10 點)。
• 預約會議室，以確保可用性。
• 傳送行事曆邀請函給與會者，包括議程的占位符。

5.輸出產生

AI 代理助理使用自然語言生成 (NLG) 產生回應，並與公司主管分享結果。

助理傳送Slack 消息：與 John、Sarah 和 Alex 的會議已安排在週二上午 10 點的會議室。

6.學習與改進

AI 代理助理透過觀察使用者的行為，不斷學習和適應。隨著時間的推移，它會根據使用模式和回饋改進其決策。

舉例來說，如果 Sarah 經常重新安排星期一早上的會議，助理就會調整未來的排程，避開該時間。它還能偵測更廣泛的趨勢，例如偏好的會議時間或常見的衝突，讓它能提出更好的建議。

7.升級

如果任務超出了助理的能力範圍，它就會將問題升級到有背景的人工處理。

例如，如果下週沒有合適的時間，助理就會提醒公司主管：我找不到下週適合所有參加者的時間。您要我建議其他週期或直接聯絡參加者詢問喜好嗎？

任務自動化

有能力的 AI 代理助理可以自主管理重複性工作，例如安排約會或傳送提醒。

多渠道整合

為了提供一致的支援，AI 代理助理需要在電子郵件、聊天、社交媒體、行動應用程式和語音助理等多種平台上運作。 

AI 代理助理可透過分析過去的互動與偏好來適應使用者的行為。

他們可以根據瀏覽記錄或之前的購買記錄建議相關產品。

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可擴展性

AI 代理助理必須能夠與您的業務一同成長，在不犧牲效率或準確性的情況下處理增加的工作量。 

例如，在假日促銷期間，它應該同時管理數以千計的客戶查詢。

即時資料處理

即時分析和處理資訊的能力對 AI 代理助理而言至關重要。此功能可快速做出決策和準確回應。 

例如，該助理可以提供貨件的即時追蹤更新，這意味著客戶可以隨時獲得即時資訊。

與現有工具整合

尋找能與 CRM 及其他業務系統完美整合的工具。 

這包括

• 與Google Calendar同步。
• 與 Salesforce 整合。
• 與Slack 連線。

自我學習和適應能力

有效的 AI 代理助理會隨著時間演進，利用機器學習來適應和改善其效能。它可以

• 學習處理新類型的客戶詢問，例如更新的常見問題或不斷變化的客戶需求。
• 適應季節性趨勢，例如優先處理特定假日的查詢。
• 根據使用者回饋改進任務執行。

強大的安全性與隱私權

AI 代理助理必須遵守聊天機器人的安全最佳實務，以保護敏感資料並維持使用者的信任。這包括實施加密並確保符合 GDPR 或 HIPAA 等業界法規，視使用情況而定。

例如，處理客戶交易的 AI 助理應該安全地處理付款資訊，防止未經授權的存取並降低詐欺風險。

升級能力

AI 代理助理應該配備升級功能，以確保複雜或敏感的任務得到適當處理，同時對較簡單的情況維持較高的控制率。

如果客戶提出技術問題，助理可以將問題轉接給支援代表，包括互動摘要，以便順利交接。

1.識別關鍵業務需求

在實施 AI 代理助理之前，請先確定這些工具能在您的業務中提供最大價值的領域。先從不需要複雜決策的重複性耗時任務開始著手。

如果您的重點在於以最少的編碼實現自動化，Botpress 提供可視化的建置器和自主節點，讓 AI 代理助理決定何時遵循結構化流程，何時使用LLMs。

2.選擇平台

為您的AI代理助理選擇最佳的 AI 聊天機平台是確保它符合您的業務需求和目標的關鍵步驟。 

首先確定對您的使用個案而言最重要的功能，例如任務自動化、多通路支援、整合能力和可擴充性。評估專門迎合您的產業或您試圖解決的挑戰的平台。

根據成本和自訂性等因素比較各種選項。測試試用版和收集主要利害關係人的回饋可以幫助您做出決定。

3.訓練助理

透過使用檢索增強世代(RAG)，為助理提供相關資料、工作流程和知識庫，以確保其準確執行。 

例如，訓練它處理常見問題、瞭解排程偏好或處理財務分錄。隨著新情境的出現，持續更新訓練內容，以確保訓練有效且符合您的業務需求。

4.從試驗計劃開始

在全面推出之前，先小規模部署您的 AI 代理助理。

• 在特定部門進行測試 (例如：客戶支援或預約排程)。
• 收集使用者回饋以精進互動和解決痛點。
• 監控真實世界的效能，以確保準確性和回應能力。

這樣就可以在擴大業務規模之前進行必要的調整。

5.設定工作流程和整合

AI 代理助理必須與現有系統連線才能有效運作。

• 與 CRM 和排程工具同步。
• 使用AI 協調自動化多步驟工作流程 (例如，在同步客戶偏好的同時提取行事曆可用性)。
• 確保它能擷取並更新跨平台的即時資訊。

6.通過實際使用進行優化和改進

AI 助理透過互動不斷進化。透過分析聊天機器人分析和改進工作流程，持續改善效能。

需要監控的 KPI 包括

• 遏制率。
• 回應速度。
• 錯誤或升級的頻率。
• 使用者滿意度。

7.規模與擴展

一旦試驗階段證明成功，就擴大助理的功能。

• 引進其他使用個案，例如潛在客戶資格評估或訂單追蹤。
• 在更多部門或面向客戶的通路中部署。
• 根據不斷發展的業務需求調整其功能。

8.確保安全合規

由於 AI 代理助理會處理敏感資料，因此必須採取健全的安全措施。

• 實施加密、存取控制和資料匿名化。
• 確保符合 GDPR、HIPAA 或 PCI DSS 等法規。
• 定期審核安全政策，以維護資料的完整性和隱私。

9.教育團隊並讓他們參與

要成功採用，員工必須瞭解如何有效地使用助理。

• 訓練團隊了解其核心功能和最佳實務。
• 提供實例說明如何簡化工作流程。
• 鼓勵回饋以改進回應並改善使用者體驗。

10.持續發展和優化

AI 代理助理會隨著不斷學習而變得更好。定期以新鮮的資料進行更新，根據有效（或無效）的資料來調整工作流程，並聽取使用者的意見來進行改善。 

緊貼人工智慧的新進展，這樣您就能升級其功能，讓它在您的企業成長和演進時，繼續成為有價值的工具。