RPA ในระบบอัตโนมัติคืออะไร?

เมื่อใดที่ควรใช้ RPA

RPA เหมาะที่สุดสําหรับงานซ้ํา ๆ โดยอัตโนมัติ การรวมระบบเดิม การจัดการข้อมูลที่มีโครงสร้าง และงานที่มีปริมาณมากที่ต้องตัดสินใจน้อยที่สุด 

จุดแข็งเหล่านี้หมายความว่าธุรกิจควรใช้ RPA หากต้องการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ กระทบยอดบันทึก การนําทางผ่านเมนเฟรมเก่า หรือการประมวลผลคําสั่งซื้อของลูกค้า

เมื่อใดควรใช้โซลูชัน AI อื่น

มีงานมากมายที่ RPA ไม่สามารถจัดการได้ดี ได้แก่:

• การจัดการข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง
• การโต้ตอบส่วนบุคคล
• การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์
• การตัดสินใจ
• การเรียนรู้ต่อเนื่อง

ดังนั้นหากองค์กรต้องการใช้โซลูชัน AI เพื่อจัดหมวดหมู่และตอบกลับอีเมลของลูกค้าโดยอัตโนมัติ

หากธุรกิจต้องการโซลูชัน AI เพื่อคาดการณ์แนวโน้ม ควรเลือกโซลูชันแมชชีนเลิร์นนิง หากพวกเขาต้องการโซลูชันที่โต้ตอบกับลูกค้าโดยอัตโนมัติ ควรเลือกใช้ แชทบอท AI มากกว่า RPA

การตรวจสอบราคาและระบบ

RPA เหมาะอย่างยิ่งสําหรับการตรวจสอบราคาและประสิทธิภาพของระบบอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติ บอทสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงราคาในแพลตฟอร์มต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าราคาของบริษัทยังคงแข่งขันได้และเป็นปัจจุบัน

สําหรับการตรวจสอบระบบ RPA สามารถตรวจสอบปัญหาด้านประสิทธิภาพและส่งการแจ้งเตือนสําหรับความผิดปกติที่ตรวจพบ บอท RPA ประเภทนี้มักจะทํางานอย่างต่อเนื่องในพื้นหลังของซอฟต์แวร์หรือระบบ

การประมวลผลบัญชีเงินเดือน

บัญชีเงินเดือนและการบัญชีองค์กรรูปแบบอื่นๆ มักจะจ่ายเป็นประจํา ทําให้เป็นกรณีการใช้งานที่ง่ายสําหรับ RPA

การจัดการข้อมูล

แอปพลิเคชัน RPA ส่วนใหญ่อยู่ภายใต้คําศัพท์ของ 'การจัดการข้อมูล' งานการจัดการข้อมูล RPA ทั่วไปในอุตสาหกรรมต่างๆ ได้แก่:

• การป้อนข้อมูล
• การดึงข้อมูล
• การตรวจสอบข้อมูล
• การย้ายข้อมูล
• การล้างข้อมูล
• การอัปเดตฐานข้อมูล
• การกระทบยอดข้อมูล
• การเรียงลําดับและการจัดหมวดหมู่ข้อมูล

งานกว้างๆ เหล่านี้มีอยู่ในเกือบทุกอุตสาหกรรมหรือกรณีการใช้งาน – สิ่งที่เปลี่ยนแปลงคือประเภทของข้อมูลและวิธีการจัดการ

การปฏิบัติตามคําสั่งซื้อ

งานซ้ําๆ เช่น การปฏิบัติตามคําสั่งซื้อ รวมถึงการประมวลผล การบรรจุ และการจัดส่ง เหมาะอย่างยิ่งสําหรับ RPA ต้องใช้ความแม่นยําสูง เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลและการตรวจสอบความถูกต้องจํานวนมาก และทําซ้ํากระบวนการเดียวกันหลายพันครั้ง

การเอกสาร 

สามารถใช้ RPA เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกําหนดและเอกสารที่เหมาะสม 

ตัวอย่างเช่น สํานักงานกฎหมายที่กรอกเอกสารที่ซับซ้อนอาจใช้โซลูชัน RPA เพื่อกรอกข้อมูลที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารขั้นสุดท้ายเป็นไปตามมาตรฐานการกํากับดูแล

บอท RPA ยังสามารถเก็บถาวรและดึงเอกสารและข้อมูลตามที่พนักงานที่เป็นมนุษย์ร้องขอ หรือแม้แต่สร้างเส้นทางการตรวจสอบเพื่อติดตามเวิร์กโฟลว์และการเปลี่ยนแปลง

RPA แบบไม่ต้องใส่ข้อมูล

บอท RPA แบบไม่ต้องใส่ข้อมูลทํางานอย่างอิสระโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์ แทนที่จะถูกกระตุ้นโดยมนุษย์พวกเขาสามารถทํางานตามกําหนดเวลาถูกกระตุ้นโดยเหตุการณ์เฉพาะหรือทํางานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน

ตัวอย่างเช่น บอท RPA แบบอัตโนมัติอาจประมวลผลข้อมูลเป็นชุดเมื่อสิ้นสุดวันทํางานทุกๆ วัน หรือทําให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนเป็นแบบอัตโนมัติ

เข้าร่วม RPA

บอท RPA ที่เข้าร่วมจะทํางานร่วมกับผู้ใช้ที่เป็นมนุษย์และโดยทั่วไปจะถูกเรียกใช้โดยผู้ใช้เอง บอทเหล่านี้ช่วยในงานที่ต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์หรือการตัดสินใจ

ตัวอย่างเช่น ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอาจใช้บอท RPA ที่เข้าร่วมเพื่อดึงข้อมูลลูกค้าขณะโทร

RPA แบบไฮบริด

RPA แบบไฮบริดรวม RPA แบบมีผู้ดูแลและแบบไม่ต้องใส่ข้อมูล บอท RPA แบบไฮบริดโต้ตอบกับมนุษย์เมื่อจําเป็นและทํางานอย่างอิสระเมื่อเป็นไปได้ 

บอทเหล่านี้ใช้เพื่อสร้างโฟลว์ที่ราบรื่นระหว่างงานที่ต้องป้อนข้อมูลจากมนุษย์และงานที่สามารถทํางานอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์

ตัวอย่างเช่น บอท RPA แบบไฮบริดอาจช่วยเหลือและพนักงานในระหว่างการโทร จากนั้นจะประมวลผลงานที่เหลือโดยอัตโนมัติหลังจากการโทรเสร็จสิ้น

RPA อัจฉริยะ

RPA อัจฉริยะ — บางครั้งเรียกว่าระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ — หมายถึงการผสมผสานระหว่าง RPA แบบดั้งเดิมกับเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ ซึ่งอาจรวมถึงการประมวลผลภาษาธรรมชาติ การเรียนรู้ของเครื่องจักร หรือการมองเห็นด้วยคอมพิวเตอร์

RPA ได้รับการออกแบบมาให้ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดและจัดการงานที่มีโครงสร้างชัดเจนได้ด้วยตัวเอง โดยจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อขั้นตอนต่างๆ เกิดขึ้นซ้ำๆ และข้อมูลมีความชัดเจนและสอดคล้องกัน

แต่ด้วย AI ที่เพิ่มเข้ามา บอท RPA จะสามารถเริ่มจดจำรูปแบบ ตีความข้อความ และแม้แต่ตัดสินใจโดยคำนึงถึงบริบทได้

เพิ่มผลผลิต

บอท RPA สามารถจัดการงานที่ซ้ําซากและใช้เวลานานได้เร็วกว่ามนุษย์มาก ซึ่งทําให้พนักงานมีอิสระในการมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

ลดต้นทุน

การทํางานตามกฎโดยอัตโนมัติช่วยลดต้นทุนแรงงานสําหรับองค์กรได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการปรับขนาดระบบ RPA หรือเมื่อ RPA ถูกขยายไปทั่วทั้งกระบวนการทางธุรกิจ

ปรับปรุงความแม่นยํา 

RPA ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ในกระบวนการต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูล การคํานวณ และการจัดการเอกสาร ซึ่งนําไปสู่ความแม่นยําที่สูงขึ้นและข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายน้อยลง

นอกจากนี้ยังสามารถตั้งโปรแกรมให้ปฏิบัติตามแนวทางการกํากับดูแลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัดหาก บริษัท ต้องการให้แน่ใจว่ามีเอกสารการดําเนินการที่เข้มงวด

ความพึงพอใจของพนักงานที่สูงขึ้น

พนักงานจะพึงพอใจในที่ทํางานมากขึ้นเมื่อพวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีส่วนร่วม มากกว่างานธรรมดาและซ้ําซาก

ปรับขนาดได้และปรับเปลี่ยนได้ 

โซลูชัน RPA สามารถปรับขนาดขึ้นหรือลงได้ตามความต้องการทางธุรกิจ ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานหรือทรัพยากรจํานวนมาก

และหากกระบวนการทางธุรกิจหรือข้อกําหนดด้านกฎระเบียบเปลี่ยนแปลง ก็ไม่จําเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานใหม่ – บอท RPA สามารถกําหนดค่าหรืออัปเดตใหม่ได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้ตรงกับมาตรฐานใหม่

1. ระบุงานที่เหมาะสม 

ขั้นตอนแรกในการนํา RPA ไปใช้คือการระบุงานที่ซ้ําซาก ตามกฎ และใช้เวลานาน 

จากนั้นงานเหล่านี้จะถูกจัดทําแผนที่เพื่อทําความเข้าใจขั้นตอนเฉพาะที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรวมถึงรายละเอียดการป้อนข้อมูล จุดตัดสินใจ และการดําเนินการที่จําเป็นเพื่อให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์

2. ออกแบบและสร้างบอท

เมื่อแมปงานแล้วนักพัฒนาหรือนักวิเคราะห์ธุรกิจจะออกแบบบอท RPA สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างสคริปต์หรือเวิร์กโฟลว์ที่แนะนําบอทว่าต้องทําอะไร

3. ปรับใช้บอท 

หลังจากออกแบบบอทแล้ว บอทจะถูกปรับใช้ในสภาพแวดล้อมที่จะทํางาน ซึ่งโดยทั่วไปจะอยู่ภายในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ของบริษัท บอทโต้ตอบกับซอฟต์แวร์เช่นเดียวกับมนุษย์ นําทางอินเทอร์เฟซ ป้อนข้อมูล และดําเนินการคําสั่ง

4. การดําเนินการบอท

เมื่อปรับใช้บอท บอทจะเริ่มทํางานโดยอัตโนมัติ สามารถลงชื่อเข้าใช้แอปพลิเคชัน ย้ายไฟล์ กรอกแบบฟอร์ม หรือดึงข้อมูลจากเอกสาร

5. การตรวจสอบบอท

เมื่อบอททํางานแล้ว สามารถตรวจสอบได้แบบเรียลไทม์ผ่านแดชบอร์ดควบคุม สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามประสิทธิภาพของบอท จัดการกิจกรรม และทําการปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ 

หากเกิดปัญหาขึ้น เช่น ข้อผิดพลาดของระบบหรือการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ บอทสามารถกําหนดค่าใหม่เพื่อปรับให้เข้ากับเงื่อนไขใหม่ได้

6. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

RPA ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาแบบตั้งแล้วลืม เมื่อเวลาผ่านไป เมื่อกระบวนการพัฒนาขึ้น บอทอาจต้องได้รับการอัปเดตเพื่อจัดการกับงานใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ 

นอกจากนี้ เมื่อบริษัทต่างๆ คุ้นเคยกับ RPA มากขึ้น พวกเขามักจะพบพื้นที่ใหม่ๆ ที่สามารถนําระบบอัตโนมัติไปใช้ ซึ่งนําไปสู่การขยายตัวอย่างต่อเนื่องภายในองค์กร

1. RPA เหมือนกับ AI ไหม? ต่างกันอย่างไร?

RPA (Robotic Process Automation) is not the same as AI. RPA automates rule-based tasks by mimicking user actions (like clicking or typing), while AI simulates human reasoning and learns from data to make decisions. RPA is deterministic and follows scripts; AI is probabilistic and adaptive.

2. อะไรที่ทำให้ RPA แตกต่างจากเครื่องมืออัตโนมัติแบบดั้งเดิม?

The key distinction between RPA and traditional automation is that RPA interacts with applications through the user interface (just like a human), so it doesn't require complex system-level integration. Traditional automation needs API access or back-end coding, while RPA can be deployed faster by mimicking mouse clicks and keystrokes.

3. สามารถใช้ RPA ได้โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านการเขียนโค้ดหรือไม่?

Yes, RPA can be used without coding knowledge. Most modern RPA platforms like UiPath and Power Automate offer drag-and-drop, no-code interfaces that allow business users to build automations through visual workflows.

4. RPA มีความเสี่ยงหรือข้อจำกัดอะไรบ้าง?

RPA has limitations such as fragility – bots can break when the user interface of an application changes. RPA also struggles with unstructured data (like emails or scanned documents) and cannot handle tasks that require human judgment.

5. RPA ทำงานร่วมกับแชทบอท AI หรือผู้ช่วยเสียงได้อย่างไร

RPA can execute back-end processes triggered by AI chatbots or voice assistants, such as creating support tickets or sending invoices. The chatbot manages the front-end conversation, while RPA performs the transactional tasks silently in the background, creating an end-to-end automation solution.