O que é a RPA em Automatização?

O mercado dos robôs está em plena expansão, uma vez que os dados são cada vez mais utilizados pelas empresas para aumentar a sua produtividade, melhorar a experiência do utilizador e reduzir os custos. De facto, de acordo com um estudo, para 60% dos empregos no mundo, pelo menos 30% das tarefas poderiam ser automatizadas.

No mundo digital atual, as empresas necessitam de ferramentas tecnológicas eficazes para recolher e processar a enorme quantidade de dados gerados diariamente. Atualmente, a automatização de processos é um elemento estratégico fundamental para as empresas que procuram melhorar os seus processos de negócio, acrescentar valor aos seus serviços e obter uma vantagem competitiva.

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O que é a automatização robótica de processos?

A automatização de processos robóticos ou RPA refere-se a robôs de software que funcionam virtualmente e automatizam tarefas digitais repetitivas no local de trabalho, tais como a recolha, transferência e introdução de dados, o processo de transação, a gestão de ficheiros nos servidores e muito mais. Geralmente, consiste numa infraestrutura virtual, num conjunto de software e numa metodologia específica.

O software RPA é uma tecnologia de automatização inovadora baseada na inteligência artificial e na aprendizagem automática, que ajuda as empresas e as organizações a optimizarem o seu tempo e os seus recursos. A RPA automatiza tarefas complexas baseadas em regras para sítios Web e aplicações, para que os funcionários se possam concentrar em assuntos mais importantes em vez de tarefas diárias de rotina.

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Diferentes tipos de RPA

Existem três tipos principais de automatização de processos robóticos, sendo que o mais adequado para a sua empresa dependerá dos processos e tarefas que pretende que a solução de TI execute:

• Os probots são utilizados para processar dados e informações
• Os knowbots são utilizados para recolher e armazenar dados
• Chatbots são assistentes virtuais que respondem a perguntas e melhoram o serviço ao cliente

Saiba mais sobre chatbots

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O que é um robô de software?

Um robô de software é um programa concebido por um conjunto de instruções e comandos, que é construído para automatizar processos. Existem diferentes tipos de robots de software, tais como chatbots e assistentes virtuais. Podem ser instalados num servidor físico, num PC ou numa máquina virtual.

Os bots de software podem ser utilizados para um número infinito de tarefas diferentes e estão divididos em duas categorias:

• Bots de front office
  

Estes tipos de robôs de software são utilizados para simplificar os processos empresariais que envolvem interação humana (serviço ao cliente, vendas, etc.) e julgamento. Os bots de front office são utilizados pelas empresas para simplificar as operações e assumir determinadas tarefas para que os funcionários se possam concentrar em tarefas mais complexas e geradoras de valor.

Por exemplo, as empresas que integram chatbots são capazes de responder às perguntas dos clientes, resolver reclamações, acompanhar as encomendas e muito mais. Estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana e estão constantemente a aprender e a melhorar graças à inteligência artificial.

• Bots de back office‍

A automatização de processos robóticos também é óptima para automatizar processos em segundo plano. Os bots de back office tratam de tarefas como a transferência de ficheiros, a monitorização de sistemas e a elaboração de relatórios. A RPA permite uma integração perfeita dos processos de front office e back office. Por exemplo, os dados recolhidos durante uma transação de um cliente podem ser automaticamente adicionados a um relatório e partilhados com diferentes departamentos da organização.

Como é que a RPA funciona?

A RPA é normalmente constituída por uma plataforma de automatização cognitiva (CAP) e uma solução de gestão de testes unificada (UTMS):

• O CAP é alimentado por diferentes tecnologias (aprendizagem automática, extração de dados, processamento de linguagem natural, etc.) e tem a capacidade de processar qualquer formato de dados não estruturados e de os converter em dados estruturados.
• O UTMS é ativado por bots e automatiza tarefas de trabalho intensivo para aumentar a produtividade e a eficiência. Também cria os guiões robóticos necessários para a configuração da RPA.

As configurações são geralmente baseadas em regras e a configuração de uma RPA pode normalmente ser efectuada em duas semanas, dependendo das necessidades do cliente.

15 benefícios da RPA

1. Redução de custos. Ao implementar a RPA, as empresas podem automatizar todas as tarefas manuais ou repetitivas. As ferramentas de RPA reduzem os FTE e permitem que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor.
2. Aumento da produtividade. Os robôs inteligentes podem trabalhar sem parar. Estão programados para trabalhar da forma mais eficiente e não precisam de fazer pausas ou férias.
3. Precisão. A robotização de tarefas automatizadas permite-lhe eliminar a margem de erro humano. Os robots têm uma capacidade de atenção ilimitada e não cometem erros. Se um robô encontrar uma transação que não esteja em conformidade com as suas regras ou parâmetros, enviará uma notificação a um trabalhador humano.
4. Escalabilidade. A RPA pode ser dimensionada com base nas suas necessidades. Se precisar de aumentar a sua capacidade de processamento, basta atribuir um maior número de robôs. Isto pode ser feito facilmente sem incorrer em custos elevados.
5. Simplicidade. A RPA é uma solução essencialmente sem código, pelo que não são necessários conhecimentos de programação para configurar um bot.
6. Análise de dados. A RPA foi concebida para processar grandes quantidades de dados e efetuar análises de KPI importantes. Os dados são utilizados para melhorar continuamente o sistema e gerar informações valiosas em tempo real.
7. Maior rapidez e eficiência. Os robots trabalham mais depressa do que os humanos e estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano. Tornam os seus processos empresariais mais eficientes.
8. Adaptabilidade e flexibilidade. Pode personalizar as suas ferramentas RPA com base nas necessidades específicas da sua empresa e incluir funcionalidades adicionais.
9. Versatilidade. A RPA pode ser utilizada em diferentes sectores e mercados.
10. Maior conformidade regulamentar. As ferramentas de automatização monitorizam os procedimentos, eliminam os erros e registam os dados.
11. Melhor qualidade de serviço. Os robôs eliminam os erros humanos, melhoram os processos e recolhem e analisam dados, o que ajuda as empresas a encontrar áreas de melhoria para melhorar a qualidade do seu serviço.
12. Maior satisfação dos empregados. Os seus empregados podem concentrar-se em tarefas mais valiosas e criativas. Já não têm de passar horas a fazer tarefas diárias repetitivas. Isto aumenta a satisfação e a produtividade.
13. Otimização do tempo. As empresas podem realizar tarefas e actividades mais rapidamente e a RPA adapta-se rapidamente a novos processos empresariais.
14. Tecnologia não invasiva. A RPA não necessita de grandes recursos para se integrar em várias aplicações. Não requer a substituição dos sistemas informáticos existentes. É facilmente adaptável aos sistemas de TI dos diferentes departamentos de uma empresa.
15. Melhoria do serviço ao cliente. Os robots estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana e podem resolver as questões dos clientes mais rapidamente, o que melhora a qualidade do serviço e a satisfação geral do cliente.

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RPA vs. soluções tradicionais de automatização de processos

A automatização de processos não é uma descoberta nova, já existe há algum tempo. No entanto, até agora, as empresas tinham geralmente investido em aplicações de planeamento de recursos empresariais (ERP) ou em actividades de outsourcing como forma de expandir as suas operações e melhorar a sua eficiência.

Nos últimos anos, as organizações têm vindo a mudar a sua atenção das soluções tradicionais de TI para a RPA. Isto deve-se principalmente ao facto de as ferramentas tradicionais de automatização de processos exigirem um investimento pesado, uma implementação mais longa e não se adaptarem à mudança.

Ao contrário das soluções tradicionais, a RPA ajuda as empresas a automatizar totalmente os processos por uma fração dos recursos (tempo e dinheiro) e pode ser implementada em apenas algumas semanas. Além disso, adapta-se à infraestrutura e aos sistemas internos existentes, pelo que as empresas não têm de suportar os custos de substituição desses elementos.

Processos automatizados populares para empresas

Serviços financeiros

A RPA está a ser cada vez mais implementada no sector bancário e financeiro para reduzir o peso de tarefas repetitivas como a contabilidade, a introdução de dados e a faturação. A RPA ajuda as empresas a calcular impostos, processar recibos e pagar facturas em tempo útil. Isto ajuda as empresas a aumentar a sua produtividade, a reduzir a sua margem de erro e a melhorar a eficiência global.

Tecnologia da informação

A RPA pode ser utilizada de diferentes formas neste sector. É utilizada para resolver problemas técnicos, prestar apoio técnico ao cliente, fazer cópias de segurança de dados, gerir bilhetes de apoio e efetuar a manutenção do sistema.

Recursos humanos

Os departamentos de recursos humanos têm de processar e gerir grandes quantidades de dados e manter registos detalhados de todos os empregados da organização. As ferramentas RPA aumentam a eficiência do pessoal de RH, calculando automaticamente as prestações, armazenando documentos, revendo folhas de horas, gerindo a integração e muito mais.

Análise de dados

Talvez um dos aspectos mais valiosos da RPA seja a sua capacidade de recolher e analisar dados. As ferramentas de automatização podem recolher dados sobre praticamente tudo, quer estejam relacionados com problemas, custos, eficiência, produtividade, etc. É uma excelente forma de as empresas encontrarem áreas de melhoria e monitorizarem o seu desempenho. Afinal de contas, os dados são fundamentais para a tomada de decisões estratégicas.

Aquisições

Normalmente, as equipas de aprovisionamento passam grande parte do seu tempo a realizar tarefas administrativas, razão pela qual as empresas estão a incorporar gradualmente a RPA. De facto, as empresas que estão a investir em RPA têm conseguido simplificar as suas operações, reduzir os custos com pessoal e acrescentar valor ao seu serviço. O processamento de facturas e a aprovação de requisições são apenas algumas das tarefas que podem ser automatizadas utilizando ferramentas de automatização.

À medida que a automatização de processos robóticos evolui, veremos cada vez mais empresas a adotar soluções RPA e uma quantidade cada vez maior de tarefas será realizada através da automatização. As empresas que reconhecerem os benefícios da automatização suficientemente cedo serão capazes de otimizar os seus processos e conquistar uma maior quota de mercado.

Que tarefas podem ser automatizadas pela RPA?

Eis alguns exemplos de tarefas que podem ser executadas por software de automatização:

• Recolher, transferir e introduzir dados
• Criar relatórios
• Processamento de facturas
• Gestão do inventário
• Atualização de dados
• Gerir e processar as encomendas de vendas
• Automatizar fluxos de trabalho de integração
• Cálculo (impostos, lucro, etc.)
• Aceder a sistemas operativos, páginas Web e redes sociais
• Resolver as questões dos clientes
• Reconciliação contabilística
• Migração de dados
• Preencher formulários
• Executar comandos
• Ler e processar informações de diferentes sistemas, documentos e ficheiros

A RPA é geralmente utilizada para automatizar processos empresariais que são repetitivos, baseados em regras, propensos a erros e que envolvem dados.

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3 mitos sobre a RPA

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1. São necessárias competências de programação para utilizar as ferramentas de RPA. Esta afirmação é falsa. Como mencionado anteriormente, uma das vantagens do software RPA é o facto de ser uma solução sem código. Para o utilizar, basta compreender como funciona no front-end.

1. As pequenas empresas não podem pagar o software de RPA. Há uma crença generalizada de que apenas as grandes empresas podem pagar ferramentas de RPA. No entanto, muitas pequenas e médias empresas utilizam a RPA para automatizar os seus processos empresariais.
2. A RPA só é útil para determinados sectores. Muitas pessoas pensam que a RPA só é benéfica para sectores como o das tecnologias da informação, que dependem fortemente de software. No entanto, todas as indústrias e sectores podem ganhar muito tempo e recursos com a utilização desta tecnologia. A RPA pode ser utilizada para atualizar dados, processar facturas, automatizar contas... que são tarefas comuns em várias indústrias.

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Qual é a importância da RPA?

O resultado final é que os robôs vieram para ficar. As empresas que compreendem esta realidade e tiram partido da RPA poderão obter uma vantagem competitiva significativa, aumentando simultaneamente os seus lucros e eficiência. A automatização robótica de processos oferece benefícios a organizações e empresas de todos os sectores. Para além do facto de o software RPA ser fácil de implementar, a utilização de ferramentas RPA ajudá-lo-á a otimizar o seu fluxo de trabalho e escalabilidade. Poderá também monitorizar o seu desempenho e melhorar os seus processos graças à tomada de decisões estratégicas baseadas em dados.

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