Anche se la sua popolarità sta aumentando, l'automazione robotica dei processi (RPA) sta trasformando i processi aziendali da anni.
La RPA è spesso vista come il caso d'uso perfetto per l'integrazione dell'IA o dei chatbot nelle aziende: l'automazione di attività ripetitive e banali.
In questa panoramica spiegheremo i dettagli della RPA, compresi i tipi di RPA, le attività più adatte e le modalità di implementazione di una soluzione RPA.
Che cos'è la RPA?
L'automazione robotica dei processi (RPA) è un sottoinsieme dell'automazione dei processi aziendali. Utilizza robot software o agenti AI per automatizzare compiti ripetitivi basati sulla logica e sull'uomo.
Grazie a una combinazione di automazione, computer vision e apprendimento automatico, il software RPA viene utilizzato per automatizzare qualsiasi attività basata su regole che si svolge su un computer.
Quali compiti può automatizzare la RPA?
La RPA è più adatta ad automatizzare attività ripetitive e basate su regole che coinvolgono dati digitali strutturati.
Possono essere attivati da un essere umano - come un dipendente che istruisce un RPA a categorizzare e archiviare nuovi dati - o attivati automaticamente.
Quando utilizzare la RPA?
Con la rapida ascesa dell'IA e delle soluzioni ad essa collegate, può essere difficile capire quale tipo di soluzione sia la migliore per le esigenze di un'organizzazione.
Sono molte le attività che possono essere automatizzate con l'RPA, ma a seconda del livello di complessità, può essere saggio scegliere una soluzione più avanzata.
Quando utilizzare la RPA
La RPA è più adatta per automatizzare attività ripetitive, integrare sistemi legacy, gestire dati strutturati e qualsiasi attività ad alto volume che richieda un processo decisionale minimo.
Questi punti di forza fanno sì che un'azienda debba utilizzare la RPA se vuole automatizzare l'elaborazione delle fatture, la riconciliazione dei record, la navigazione in un vecchio mainframe o l'elaborazione degli ordini dei clienti.
Quando utilizzare una soluzione AI diversa
Ci sono molti compiti che l'RPA non è in grado di gestire bene, tra cui:
- Gestione dei dati non strutturati
- Interazioni personalizzate
- Analisi predittiva
- Processo decisionale
- Apprendimento continuo
Quindi, se un'organizzazione vuole utilizzare una soluzione di IA per categorizzare e rispondere automaticamente alle e-mail dei clienti, una soluzione più appropriata sarebbe un software di elaborazione del linguaggio naturale o di IA conversazionale.
Se un'azienda vuole una soluzione di intelligenza artificiale per prevedere le tendenze, dovrebbe scegliere una soluzione di apprendimento automatico. Se desidera una soluzione che interagisca automaticamente con i clienti, dovrebbe optare per un chatbot AI piuttosto che per l'RPA.
Casi d'uso della RPA
Il software RPA è ampiamente utilizzato e può essere applicato a qualsiasi attività digitale ripetitiva e basata sulla logica. Tuttavia, l'RPA è un investimento migliore quando il volume di queste attività da completare è elevato.
Ecco alcune delle applicazioni più comuni delle soluzioni RPA:
Monitoraggio dei prezzi e del sistema
L'RPA è ideale per automatizzare il monitoraggio continuo dei prezzi e delle prestazioni del sistema. I bot sono in grado di monitorare le modifiche dei prezzi su tutte le piattaforme, garantendo che i prezzi di un'azienda rimangano competitivi e aggiornati.
Per il monitoraggio del sistema, l'RPA può verificare la presenza di problemi di prestazioni e inviare avvisi per qualsiasi anomalia rilevata. Questi tipi di bot RPA sono spesso in esecuzione continua in background di un software o di un sistema.
Elaborazione delle buste paga
Le buste paga e altre forme di contabilità organizzativa vengono spesso pagate regolarmente, il che le rende un caso d'uso facile per la RPA.
Gestione dei dati
La maggior parte delle applicazioni della RPA rientra nel termine ombrello di "gestione dei dati". In tutti i settori, le attività di gestione dei dati RPA più comuni includono:
- Inserimento dati
- Estrazione dei dati
- Convalida dei dati
- Migrazione dei dati
- Pulizia dei dati
- Aggiornamenti del database
- Riconciliazione dei dati
- Ordinamento e categorizzazione dei dati
Questi compiti generali possono essere svolti in quasi tutti i settori o casi d'uso: tutto ciò che cambia è il tipo di dati e il modo in cui devono essere gestiti.
Evasione degli ordini
Attività ripetitive come l'evasione degli ordini, compresa l'elaborazione dell'imballaggio e la spedizione, sono perfettamente adatte all'RPA. Richiedono un'elevata precisione, comportano grandi quantità di inserimento e convalida dei dati e ripetono lo stesso processo migliaia di volte.
Documentazione
L'RPA può essere utilizzata per garantire una conformità e una documentazione adeguate.
Ad esempio, uno studio legale che compila documenti complessi può utilizzare una soluzione RPA per inserire automaticamente le informazioni corrette, verificare il completamento e l'accuratezza e garantire che i documenti finali siano conformi agli standard normativi.
I bot RPA possono anche archiviare e recuperare documenti e dati come richiesto dai dipendenti umani, o addirittura creare audit trail per tracciare i flussi di lavoro e le modifiche.
Tipi di RPA
RPA non presidiato
I bot RPA non presidiati operano in modo indipendente, senza l'intervento umano. Invece di essere attivati da un essere umano, possono funzionare in base a programmi, essere attivati da eventi specifici o funzionare 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Ad esempio, un bot RPA non presidiato potrebbe elaborare i dati in batch alla fine di ogni giornata lavorativa o automatizzare i processi di payroll.
Partecipazione a RPA
I bot RPA assistiti lavorano a fianco degli utenti umani e sono in genere attivati dall'utente stesso. Questi bot assistono in compiti che richiedono l'intervento umano o il processo decisionale.
Ad esempio, un addetto al servizio clienti potrebbe utilizzare un bot RPA presenziato per ottenere informazioni sui clienti durante una chiamata.
RPA ibrida
L'RPA ibrido combina l'RPA assistito e quello non assistito. I bot RPA ibridi interagiscono con gli esseri umani quando necessario e operano in modo indipendente quando possibile.
Questi bot vengono utilizzati per creare un flusso continuo tra le attività che richiedono l'intervento umano e quelle che possono essere completamente automatizzate.
Ad esempio, un bot RPA ibrido potrebbe assistere un dipendente durante una chiamata e poi elaborare automaticamente il resto del compito al termine della chiamata.
RPA intelligente
La RPA intelligente è spesso definita automazione intelligente e prevede l'aggiunta dell'intelligenza artificiale al software RPA.
L'RPA viene tradizionalmente utilizzata per compiti prevedibili, attivati da trigger prestabiliti. Ma l'aggiunta dell'intelligenza artificiale consente alla RPA di svolgere compiti che in precedenza avrebbero richiesto l'intervento umano.
Quali sono i vantaggi della RPA?
Come altre soluzioni associate all'intelligenza artificiale, la RPA sta rapidamente crescendo in popolarità grazie alla sua natura economica ed efficiente. Poiché le attività ripetitive sono spesso affette da errori umani, la RPA può anche migliorare l'accuratezza complessiva.
Aumento della produttività
I bot RPA sono in grado di gestire attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo molto più velocemente degli esseri umani, liberando così i dipendenti per concentrarsi su attività più strategiche.
Costo ridotto
L'automazione delle attività basate su regole riduce significativamente i costi di manodopera per le organizzazioni, in particolare quando un sistema RPA viene scalato o quando l'RPA viene esteso a tutti i processi aziendali.
Miglioramento della precisione
La RPA riduce al minimo gli errori umani in processi come l'inserimento dei dati, i calcoli e la gestione dei documenti, portando a una maggiore accuratezza e a un minor numero di errori costosi.
Possono anche essere programmati per seguire rigorosamente le linee guida normative e di conformità, se un'azienda vuole garantire una documentazione rigorosa delle azioni.
Maggiore soddisfazione dei dipendenti
I dipendenti sono più soddisfatti sul lavoro quando possono concentrarsi su compiti coinvolgenti, piuttosto che su quelli banali e ripetitivi.
Scalabile e adattabile
Le soluzioni RPA possono essere incrementate o ridotte in base alle esigenze aziendali, il tutto senza investimenti significativi in infrastrutture o risorse.
E se i processi aziendali o i requisiti normativi cambiano, non è necessario formare nuovamente i dipendenti: un bot RPA può essere rapidamente riconfigurato o aggiornato per adeguarsi ai nuovi standard.
RPA aziendale
L'RPA aziendale si riferisce all'implementazione dell'RPA su larga scala all'interno di un'organizzazione. È progettata per soddisfare le esigenze complesse di un'azienda e spesso si espande a diversi processi aziendali.
Comporta l'implementazione di soluzioni RPA robuste, sicure, scalabili e in grado di gestire volumi elevati di transazioni in più reparti o funzioni.
Proprio come i chatbot aziendali, l'RPA aziendale deve soddisfare tutti i requisiti di sicurezza e privacy dei dati nell'ambito della sua giurisdizione e del suo caso d'uso. Questi includono spesso l'uso di audit trail e controlli di accesso basati sui ruoli per conformarsi alle politiche interne, agli standard di settore e ai requisiti normativi.
Come implementare l'RPA
La RPA imita le azioni che un essere umano compie quando interagisce con i sistemi digitali. Segue una serie di istruzioni per elaborare dati, eseguire transazioni e comunicare con altri sistemi.
Ecco una descrizione passo per passo di come implementare l'RPA:
1. Identificare i compiti appropriati
Il primo passo per l'implementazione della RPA è l'identificazione delle attività ripetitive, basate su regole e che richiedono molto tempo.
Questi compiti vengono poi mappati per comprendere le fasi specifiche coinvolte. Questo include il dettaglio degli input di dati, dei punti di decisione e delle azioni necessarie per completare il processo.
2. Progettare e costruire un bot
Una volta mappati i compiti, gli sviluppatori o gli analisti aziendali progettano il bot RPA. Ciò comporta la creazione di script o flussi di lavoro che istruiscono il bot su cosa fare esattamente.
3. Distribuire il bot
Una volta progettato, il bot viene implementato nell'ambiente in cui dovrà operare, in genere all'interno delle applicazioni software esistenti dell'azienda. Il bot interagisce con il software proprio come farebbe un essere umano, navigando nelle interfacce, inserendo dati ed eseguendo comandi.
4. Esecuzione del bot
Quando il bot viene distribuito, inizia a svolgere le attività in modo automatico. Può accedere alle applicazioni, spostare file, compilare moduli o estrarre dati da documenti.
5. Monitoraggio dei bot
Una volta che il bot è operativo, può essere monitorato in tempo reale attraverso un cruscotto di controllo. In questo modo le aziende possono monitorare le prestazioni del bot, gestire le sue attività e apportare le modifiche necessarie.
Se si verifica un problema, come un errore di sistema o una modifica del processo, il bot può essere riconfigurato per adattarsi alle nuove condizioni.
6. Miglioramento continuo
La RPA non è una soluzione che si imposta e si dimentica. Nel corso del tempo, con l'evoluzione dei processi, potrebbe essere necessario aggiornare i bot per gestire nuove attività o modifiche ai flussi di lavoro esistenti.
Inoltre, man mano che le aziende acquisiscono familiarità con la RPA, spesso scoprono nuove aree in cui è possibile applicare l'automazione, portando a una continua espansione all'interno dell'organizzazione.
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