Che cos'è la RPA nell'automazione?

Il mercato dei robot è in piena espansione, poiché i dati vengono sempre più sfruttati dalle aziende per aumentare la produttività, migliorare l'esperienza degli utenti e ridurre i costi. Secondo uno studio, infatti, per il 60% dei posti di lavoro nel mondo almeno il 30% delle attività potrebbe essere automatizzato.

Nel mondo digitale di oggi, le aziende hanno bisogno di strumenti tecnologici performanti per raccogliere ed elaborare l'enorme quantità di dati generati quotidianamente. Al giorno d'oggi, l'automazione dei processi è un elemento strategico fondamentale per le aziende che cercano di migliorare i propri processi aziendali, aggiungere valore ai propri servizi e ottenere un vantaggio competitivo.

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Che cos'è l'automazione robotica dei processi?

L'automazione robotica dei processi o RPA si riferisce a robot software che funzionano virtualmente e automatizzano le attività digitali ripetitive sul posto di lavoro, come la raccolta, il trasferimento e l'inserimento di dati, il processo di transazione, la gestione dei file all'interno dei server e molto altro ancora. In genere consiste in un'infrastruttura virtuale, una suite di software e una metodologia specifica.

Il software RPA è una tecnologia di automazione innovativa basata sull'intelligenza artificiale e sull'apprendimento automatico, che aiuta le aziende e le organizzazioni a ottimizzare tempo e risorse. La RPA automatizza attività complesse basate su regole per siti web e applicazioni, in modo che i dipendenti possano concentrarsi su questioni più importanti piuttosto che su attività quotidiane di routine.

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Diversi tipi di RPA

Esistono tre tipi principali di automazione robotizzata dei processi; quello più adeguato per la vostra azienda dipenderà dai processi e dalle attività che dovete far svolgere alla soluzione informatica:

• I probot sono utilizzati per elaborare dati e informazioni
• I knowbot vengono sfruttati per raccogliere e memorizzare i dati
• Chatbots sono assistenti virtuali che rispondono alle domande e migliorano il servizio clienti.

Per saperne di più chatbots

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Che cos'è un robot software?

Un robot software è un programma progettato da un insieme di istruzioni e comandi, costruito per automatizzare i processi. Esistono diversi tipi di robot software, come ad esempio chatbots e gli assistenti virtuali. Possono essere installati su un server fisico, un PC o una macchina virtuale.

I bot software possono essere utilizzati per un numero infinito di compiti diversi e si dividono in due categorie:

• Bot di front office
  

Questi tipi di robot software vengono utilizzati per semplificare i processi aziendali che prevedono l'interazione umana (servizio clienti, vendite, ecc.) e il giudizio. I bot di front office sono utilizzati dalle aziende per snellire le operazioni e assumere determinati compiti in modo che i dipendenti possano concentrarsi su attività più complesse e generatrici di valore.

Ad esempio, le aziende che integrano chatbots sono in grado di rispondere alle domande dei clienti, risolvere i reclami, monitorare gli ordini e molto altro ancora. Sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e imparano e migliorano costantemente grazie all'intelligenza artificiale.

• Bot di back office‍

L'automazione robotica dei processi è ottima anche per automatizzare i processi in background. I bot del back office si occupano di attività come il trasferimento di file, il monitoraggio dei sistemi e la creazione di report. L'RPA consente una perfetta integrazione dei processi di front office e di back office. Ad esempio, i dati raccolti durante una transazione con un cliente possono essere aggiunti automaticamente a un report e condivisi con i diversi reparti dell'organizzazione.

Come funziona la RPA?

La RPA consiste tipicamente in una piattaforma di automazione cognitiva (CAP) e in una soluzione unitaria di gestione dei test (UTMS):

• CAP si avvale di diverse tecnologie (machine learning, data mining, elaborazione del linguaggio naturale, ecc.) e ha la capacità di elaborare qualsiasi formato di dati non strutturati e di convertirli in dati strutturati.
• UTMS è abilitato dai bot e automatizza le attività ad alta intensità di lavoro per aumentare la produttività e l'efficienza. Crea inoltre gli script robotici necessari per la configurazione dell'RPA.

Le configurazioni sono generalmente basate su regole e l'impostazione di un RPA può essere effettuata normalmente in un paio di settimane, a seconda delle esigenze del cliente.

15 vantaggi della RPA

1. Riduzione dei costi. Implementando la RPA, le aziende possono automatizzare tutte le attività manuali o ripetitive. Gli strumenti RPA riducono gli ETP e consentono ai dipendenti di concentrarsi su attività di maggior valore.
2. Aumento della produttività. I robot intelligenti possono lavorare senza sosta. Sono programmati per lavorare nel modo più efficiente possibile e non devono fare pause o vacanze.
3. Precisione. La robotizzazione dei compiti automatizzati consente di eliminare il margine di errore umano. I robot hanno una capacità di attenzione illimitata e non commettono errori. Se un robot incontra una transazione non conforme alle sue regole o ai suoi parametri, invia una notifica a un operatore umano.
4. Scalabilità. L'RPA può essere scalato in base alle vostre esigenze. Se è necessario aumentare la capacità di elaborazione, è sufficiente assegnare un numero maggiore di robot. Questo può essere fatto facilmente senza dover sostenere costi elevati.
5. Semplicità. L'RPA è una soluzione principalmente priva di codice, quindi non sono necessarie competenze di programmazione per configurare un bot.
6. Analisi dei dati. L'RPA è progettata per elaborare grandi quantità di dati ed eseguire analisi dei principali KPI. I dati vengono utilizzati per migliorare continuamente il sistema e generare preziose informazioni in tempo reale.
7. Maggiore velocità ed efficienza. I robot lavorano più velocemente degli esseri umani e sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno. Rendono più efficienti i processi aziendali.
8. Adattabilità e flessibilità. È possibile personalizzare gli strumenti RPA in base alle esigenze specifiche dell'azienda e includere funzionalità aggiuntive.
9. Versatilità. La RPA può essere sfruttata in diversi settori e mercati.
10. Maggiore conformità alle normative. Gli strumenti di automazione monitorano le procedure, eliminano gli errori e registrano i dati.
11. Migliore qualità del servizio. I robot eliminano gli errori umani, migliorano i processi e raccolgono e analizzano i dati, aiutando le aziende a individuare le aree di miglioramento per migliorare la qualità del servizio.
12. Maggiore soddisfazione dei dipendenti. I vostri dipendenti possono concentrarsi su compiti più preziosi e creativi. Non devono più passare ore a svolgere compiti quotidiani ripetitivi. Questo aumenta la soddisfazione e la produttività.
13. Ottimizzazione dei tempi. Le aziende possono eseguire compiti e attività più velocemente e l'RPA si adatta rapidamente ai nuovi processi aziendali.
14. Tecnologia non invasiva. La RPA non necessita di grandi risorse per integrarsi in più applicazioni. Non richiede la sostituzione dei sistemi IT esistenti. È facilmente adattabile ai sistemi IT dei diversi reparti di un'azienda.
15. Miglioramento del servizio clienti. I robot sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e possono risolvere più rapidamente le domande dei clienti, migliorando la qualità del servizio e la soddisfazione complessiva dei clienti.

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RPA rispetto alle soluzioni tradizionali di automazione dei processi

L'automazione dei processi non è una scoperta nuova, esiste da tempo. Tuttavia, fino ad oggi, le aziende avevano generalmente investito in applicazioni di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o in attività di outsourcing come mezzo per espandere le loro operazioni e migliorare la loro efficienza.

Negli ultimi anni, le organizzazioni hanno spostato la loro attenzione dalle soluzioni IT tradizionali verso la RPA. Ciò è dovuto principalmente al fatto che gli strumenti tradizionali di automazione dei processi richiedono investimenti ingenti, un'implementazione più lunga e non si adattano ai cambiamenti.

A differenza delle soluzioni tradizionali, la RPA aiuta le aziende ad automatizzare completamente i processi con una frazione delle risorse (tempo e denaro) e può essere implementata in poche settimane. Inoltre, si adatta all'infrastruttura e ai sistemi interni esistenti, in modo che le aziende non debbano sostenere i costi di sostituzione di tali elementi.

I processi automatizzati più diffusi per le aziende

Servizi finanziari

La RPA viene sempre più spesso implementata nel settore bancario e finanziario per ridurre il peso delle attività ripetitive come la contabilità, l'inserimento dei dati e la fatturazione. La RPA aiuta le aziende a calcolare le tasse, elaborare le ricevute e pagare le fatture in modo tempestivo. Questo aiuta le aziende ad aumentare la produttività, a ridurre il margine di errore e a migliorare l'efficienza complessiva.

Tecnologia dell'informazione

La RPA può essere sfruttata in diversi modi in questo settore. Viene utilizzata per risolvere problemi tecnici, fornire assistenza tecnica ai clienti, eseguire il backup dei dati, gestire i ticket di assistenza e condurre la manutenzione del sistema.

Risorse umane

I dipartimenti delle risorse umane devono elaborare e gestire grandi quantità di dati e tenere registri dettagliati di ogni dipendente dell'organizzazione. Gli strumenti RPA migliorano l'efficienza del personale delle risorse umane calcolando automaticamente i benefit, archiviando i documenti, esaminando i timesheet, gestendo l'onboarding e molto altro ancora.

Analisi dei dati

Forse uno degli aspetti più preziosi della RPA è la sua capacità di raccogliere e analizzare i dati. Gli strumenti di automazione possono raccogliere dati su qualsiasi cosa, sia che si tratti di problemi, costi, efficienza, produttività, ecc. È un ottimo modo per le aziende di trovare aree di miglioramento e monitorare le proprie prestazioni. Dopo tutto, i dati sono fondamentali per prendere decisioni strategiche.

Approvvigionamento

I team di approvvigionamento passano in genere gran parte del loro tempo a svolgere attività amministrative, motivo per cui le aziende stanno gradualmente incorporando l'RPA. Infatti, le aziende che investono nell'RPA sono state in grado di snellire le loro operazioni, ridurre i costi del personale e aggiungere valore al loro servizio. L'elaborazione delle fatture e l'approvazione delle richieste sono solo alcune delle attività che possono essere automatizzate grazie agli strumenti di automazione.

Con l'evoluzione dell'automazione robotizzata dei processi, vedremo sempre più aziende adottare soluzioni RPA e una quantità sempre maggiore di attività verrà eseguita attraverso l'automazione. Le aziende che riconoscono i vantaggi dell'automazione con sufficiente anticipo saranno in grado di ottimizzare i propri processi e di conquistare una quota maggiore del mercato.

Quali compiti possono essere automatizzati dalla RPA?

Ecco alcuni esempi di compiti che possono essere svolti da un software di automazione:

• Raccogliere, trasferire e inserire dati
• Creare rapporti
• Elaborazione delle fatture
• Gestione dell'inventario
• Aggiornamento dei dati
• Gestire ed elaborare gli ordini di vendita
• Automatizzare i flussi di lavoro di on-boarding
• Calcolo (tasse, profitto, ecc.)
• Accesso a sistemi operativi, pagine web e social network
• Risolvere le domande dei clienti
• Riconciliazione contabile
• Migrazione dei dati
• Compilare i moduli
• Eseguire i comandi
• Leggere ed elaborare informazioni da sistemi, documenti e file diversi.

La RPA viene generalmente utilizzata per automatizzare i processi aziendali ripetitivi, basati su regole, soggetti a errori e che coinvolgono i dati.

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3 miti sulla RPA

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1. Per utilizzare gli strumenti RPA è necessario avere competenze di codifica. Questa affermazione è falsa. Come già detto, uno dei vantaggi del software RPA è che si tratta di una soluzione priva di codice. Per utilizzarlo è sufficiente capire come funziona il front-end.

1. Le piccole imprese non possono permettersi il software RPA. È opinione comune che solo le grandi aziende possano permettersi gli strumenti RPA. Tuttavia, molte piccole e medie imprese sfruttano l'RPA per automatizzare i processi aziendali.
2. La RPA è utile solo per alcuni settori. Molti pensano che la RPA sia utile solo per settori come l'informatica, che si basano molto sul software. Tuttavia, tutte le industrie e i settori possono guadagnare molto tempo e risorse sfruttando questa tecnologia. L'RPA può essere utilizzata per aggiornare i dati, elaborare le fatture, automatizzare le fatture... che sono attività comuni a diversi settori.

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Qual è l'importanza della RPA?

Il punto è che i robot sono qui per restare. Le aziende che comprendono questa realtà e sfruttano l'RPA saranno in grado di ottenere un significativo vantaggio competitivo, aumentando i loro profitti e la loro efficienza. L'automazione robotica dei processi offre vantaggi alle organizzazioni e alle aziende di tutti i settori. Oltre al fatto che il software RPA è facile da implementare, l'utilizzo di strumenti RPA vi aiuterà a ottimizzare il flusso di lavoro e la scalabilità. Potrete inoltre monitorare le vostre prestazioni e migliorare i processi grazie a un processo decisionale strategico basato sui dati.

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