Apa yang dimaksud dengan RPA dalam Otomasi?

Pasar robot berkembang pesat karena data semakin banyak dimanfaatkan oleh perusahaan untuk meningkatkan produktivitas mereka, meningkatkan pengalaman pengguna, dan mengurangi biaya. Faktanya, menurut sebuah penelitian, 60% pekerjaan di dunia setidaknya 30% tugas dapat diotomatisasi.

Di dunia digital saat ini, bisnis membutuhkan alat teknologi yang berkinerja baik untuk mengumpulkan dan memproses sejumlah besar data yang dihasilkan setiap hari. Saat ini, otomatisasi proses merupakan elemen strategis utama bagi bisnis yang ingin meningkatkan proses bisnis mereka, menambah nilai pada layanan mereka, dan mendapatkan keunggulan kompetitif.

‍

Apa yang dimaksud dengan Otomasi Proses Robotik?

Otomatisasi proses robotik atau RPA mengacu pada robot perangkat lunak yang berjalan secara virtual dan mengotomatiskan tugas-tugas di tempat kerja digital yang berulang-ulang seperti pengumpulan, transfer, dan entri data, proses transaksi, pengelolaan file di dalam server, dan banyak lagi. Umumnya terdiri dari infrastruktur virtual, serangkaian perangkat lunak dan metodologi tertentu.

Perangkat lunak RPA adalah teknologi otomasi inovatif yang didasarkan pada kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin, yang membantu bisnis dan organisasi mengoptimalkan waktu dan sumber daya mereka. RPA mengotomatiskan tugas-tugas berbasis aturan yang kompleks untuk situs web dan aplikasi sehingga karyawan dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting daripada tugas-tugas rutin sehari-hari.

‍

Berbagai jenis RPA

Ada tiga jenis utama otomatisasi proses robotik, yang paling sesuai untuk bisnis Anda akan bergantung pada proses dan tugas yang Anda perlukan untuk dilakukan oleh solusi TI:

• Probot digunakan untuk memproses data dan informasi
• Knowbots dimanfaatkan untuk mengumpulkan dan menyimpan data
• Chatbots adalah asisten virtual yang menjawab pertanyaan dan meningkatkan layanan pelanggan

Pelajari lebih lanjut tentang chatbots

‍

Apa yang dimaksud dengan robot perangkat lunak?

Robot perangkat lunak adalah program yang dirancang oleh serangkaian instruksi dan perintah, yang dibuat untuk mengotomatiskan proses. Ada berbagai jenis robot perangkat lunak seperti chatbots dan asisten virtual. Mereka dapat diinstal pada server fisik, PC, atau mesin virtual.

Bot perangkat lunak dapat digunakan untuk berbagai macam tugas yang berbeda dan dibagi menjadi dua kategori:

• Bot kantor depan
  

Jenis robot perangkat lunak ini digunakan untuk menyederhanakan proses bisnis yang melibatkan interaksi manusia (layanan pelanggan, penjualan, dll.) dan penilaian. Bot kantor depan dimanfaatkan oleh bisnis untuk merampingkan operasi dan melakukan tugas-tugas tertentu sehingga karyawan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih kompleks dan menghasilkan nilai.

Misalnya, perusahaan yang mengintegrasikan chatbots dapat menjawab pertanyaan pelanggan, menyelesaikan keluhan, melacak pesanan, dan banyak lagi. Mereka tersedia 24/7 dan mereka terus belajar dan berkembang berkat kecerdasan buatan.

• Bot kantor pusat‍

Otomatisasi proses robotik juga bagus untuk mengotomatiskan proses latar belakang. Bot back office menangani tugas-tugas seperti mentransfer file, memantau sistem, dan pelaporan. RPA memungkinkan integrasi yang mulus antara proses front office dan back office. Misalnya, data yang dikumpulkan selama transaksi pelanggan dapat secara otomatis ditambahkan ke laporan dan dibagikan ke berbagai departemen dalam organisasi.

Bagaimana cara kerja RPA?

RPA biasanya terdiri dari platform otomasi kognitif (CAP) dan solusi manajemen pengujian terpadu (UTMS):

• CAP didukung oleh berbagai teknologi (pembelajaran mesin, penambangan data, pemrosesan bahasa alami, dll.) dan memiliki kemampuan untuk memproses format data tidak terstruktur apa pun dan mengubahnya menjadi data terstruktur.
• UTMS diaktifkan oleh bot dan mengotomatiskan tugas-tugas padat karya untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. UTMS juga membuat skrip robotik yang diperlukan untuk konfigurasi RPA.

Konfigurasi umumnya berbasis aturan dan pengaturan RPA biasanya dapat dilakukan dalam beberapa minggu tergantung pada kebutuhan klien.

15 Manfaat RPA

1. Pengurangan biaya. Dengan menerapkan RPA, bisnis dapat mengotomatiskan semua tugas manual atau tugas yang berulang. Alat RPA mengurangi FTE dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang bernilai lebih tinggi.
2. Peningkatan produktivitas. Robot pintar dapat bekerja tanpa henti. Mereka diprogram untuk bekerja dengan cara yang paling efisien dan tidak perlu istirahat atau liburan.
3. Presisi. Robotisasi tugas-tugas otomatis memungkinkan Anda menghilangkan margin kesalahan manusia. Robot memiliki rentang perhatian yang tidak terbatas dan mereka tidak membuat kesalahan. Jika robot menemukan transaksi yang tidak sesuai dengan aturan atau parameternya, robot akan mengirimkan notifikasi ke pekerja manusia.
4. Skalabilitas. RPA dapat diskalakan berdasarkan kebutuhan Anda. Jika Anda perlu meningkatkan kapasitas pemrosesan, Anda hanya perlu menugaskan lebih banyak robot. Hal ini dapat dilakukan dengan mudah tanpa menimbulkan biaya tinggi.
5. Kesederhanaan. RPA adalah solusi bebas kode, jadi Anda tidak memerlukan keahlian pemrograman apa pun untuk mengonfigurasi bot.
6. Analisis data. RPA dirancang untuk memproses data dalam jumlah besar dan melakukan analisis KPI utama. Data digunakan untuk terus meningkatkan sistem dan menghasilkan wawasan yang berharga secara real time.
7. Kecepatan dan efisiensi yang lebih baik. Robot bekerja lebih cepat daripada manusia dan mereka tersedia 24/7, 365 hari dalam setahun. Mereka membuat proses bisnis Anda lebih efisien.
8. Kemampuan beradaptasi dan fleksibilitas. Anda dapat menyesuaikan alat RPA Anda berdasarkan kebutuhan spesifik bisnis Anda dan menyertakan fungsi tambahan.
9. Fleksibilitas. RPA dapat dimanfaatkan di berbagai sektor dan pasar.
10. Kepatuhan terhadap peraturan yang lebih baik. Alat bantu otomatisasi memantau prosedur, menghilangkan kesalahan, dan merekam data.
11. Kualitas layanan yang lebih baik. Robot menghilangkan kesalahan manusia, meningkatkan proses, serta mengumpulkan dan menganalisis data, yang membantu bisnis menemukan area perbaikan untuk meningkatkan kualitas layanan mereka.
12. Kepuasan karyawan yang lebih besar. Karyawan Anda dapat berkonsentrasi pada tugas-tugas yang lebih berharga dan kreatif. Mereka tidak lagi harus menghabiskan waktu berjam-jam untuk melakukan tugas harian yang berulang-ulang. Hal ini meningkatkan kepuasan dan produktivitas.
13. Optimalisasi waktu. Perusahaan dapat melakukan tugas dan aktivitas dengan lebih cepat dan RPA dengan cepat beradaptasi dengan proses bisnis yang baru.
14. Teknologi non-invasif. RPA tidak membutuhkan sumber daya yang luas untuk diintegrasikan di berbagai aplikasi. Tidak perlu mengganti sistem TI yang sudah ada. Mudah beradaptasi dengan sistem TI dari berbagai departemen di sebuah perusahaan.
15. Layanan pelanggan yang lebih baik. Robot tersedia 24/7 dan dapat menyelesaikan pertanyaan pelanggan dengan lebih cepat, yang meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

‍

RPA Vs Solusi Otomatisasi Proses Tradisional

Otomatisasi proses bukanlah penemuan baru, hal ini sudah ada sejak lama. Namun, hingga saat ini, perusahaan umumnya berinvestasi dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau aktivitas outsourcing sebagai sarana untuk memperluas operasi mereka dan meningkatkan efisiensi.

Dalam beberapa tahun terakhir, organisasi telah mengalihkan fokus mereka dari solusi TI tradisional ke RPA. Hal ini terutama disebabkan oleh fakta bahwa alat otomatisasi proses tradisional membutuhkan investasi yang besar, implementasi yang lebih lama, dan tidak dapat beradaptasi dengan perubahan.

Tidak seperti solusi tradisional, RPA membantu bisnis mengotomatiskan proses sepenuhnya dengan sumber daya (waktu dan uang) yang lebih sedikit dan dapat diimplementasikan hanya dalam beberapa minggu. Selain itu, RPA dapat beradaptasi dengan infrastruktur dan sistem internal yang sudah ada sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mengganti elemen-elemen tersebut.

Proses otomatis yang populer untuk bisnis

Jasa Keuangan

RPA semakin banyak diimplementasikan di sektor perbankan dan keuangan untuk mengurangi beban tugas yang berulang-ulang seperti akuntansi, entri data, dan pembuatan faktur. RPA membantu bisnis menghitung pajak, memproses penerimaan, dan membayar faktur secara tepat waktu. Hal ini membantu perusahaan meningkatkan produktivitas mereka, mengurangi margin kesalahan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Teknologi informasi

RPA dapat dimanfaatkan dengan berbagai cara di sektor ini. RPA digunakan untuk memperbaiki masalah teknis, memberikan dukungan teknis kepada pelanggan, mencadangkan data, mengelola tiket dukungan, dan melakukan pemeliharaan sistem.

Sumber daya manusia

Departemen sumber daya manusia harus memproses dan mengelola data dalam jumlah besar dan menyimpan catatan rinci dari setiap karyawan dalam organisasi. Alat bantu RPA meningkatkan efisiensi staf SDM dengan menghitung tunjangan secara otomatis, menyimpan dokumen, meninjau lembar waktu, mengelola orientasi, dan banyak lagi.

Analisis Data

Mungkin salah satu aspek yang paling berharga dari RPA adalah kemampuannya untuk mengumpulkan dan menganalisis data. Alat otomatisasi dapat mengumpulkan data tentang apa saja, baik yang terkait dengan masalah, biaya, efisiensi, produktivitas, dll. Ini adalah cara yang bagus bagi bisnis untuk menemukan area perbaikan dan memantau kinerja mereka. Bagaimanapun juga, data adalah kunci untuk pengambilan keputusan strategis.

Pengadaan

Tim pengadaan biasanya menghabiskan banyak waktu untuk melakukan tugas-tugas administratif, itulah sebabnya mengapa perusahaan secara bertahap menggunakan RPA. Faktanya, bisnis yang berinvestasi dalam RPA telah mampu merampingkan operasi mereka, mengurangi biaya personel, dan menambah nilai pada layanan mereka. Pemrosesan faktur dan persetujuan permintaan hanyalah beberapa tugas yang dapat diotomatisasi menggunakan alat otomatisasi.

Seiring dengan berkembangnya otomatisasi proses robotik, kita akan melihat semakin banyak perusahaan yang mengadopsi solusi RPA dan semakin banyak tugas yang dilakukan melalui otomatisasi. Perusahaan yang menyadari manfaat otomatisasi sejak dini akan dapat merampingkan proses mereka dan menangkap pangsa pasar yang lebih besar.

Tugas apa saja yang dapat diotomatisasi oleh RPA?

Berikut ini sebagian contoh tugas yang bisa dilakukan oleh perangkat lunak otomatisasi:

• Mengumpulkan, mentransfer, dan memasukkan data
• Membuat laporan
• Pemrosesan faktur
• Manajemen Persediaan
• Memperbarui data
• Mengelola dan memproses pesanan penjualan
• Mengotomatiskan alur kerja on-boarding
• Perhitungan (pajak, keuntungan, dll.)
• Mengakses sistem operasi, halaman web, dan jejaring sosial
• Menyelesaikan pertanyaan pelanggan
• Rekonsiliasi akuntansi
• Migrasi data
• Mengisi formulir
• Menjalankan perintah
• Membaca dan memproses informasi dari berbagai sistem, dokumen, dan file

RPA umumnya digunakan untuk mengotomatisasi proses bisnis yang berulang, berbasis aturan, rentan terhadap kesalahan, dan melibatkan data.

‍

3 Mitos tentang RPA

‍

1. Anda memerlukan keterampilan coding untuk menggunakan alat RPA. Pernyataan ini salah. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, salah satu keunggulan perangkat lunak RPA adalah bahwa ini adalah solusi bebas kode. Untuk menggunakannya, Anda hanya perlu memahami cara kerjanya di front-end.

1. Bisnis kecil tidak mampu membeli perangkat lunak RPA. Ada kepercayaan umum bahwa hanya perusahaan besar yang mampu membeli alat RPA. Namun, banyak perusahaan kecil dan menengah memanfaatkan RPA untuk mengotomatiskan proses bisnis mereka.
2. RPA hanya berguna untuk industri tertentu. Banyak orang berpikir bahwa RPA hanya bermanfaat untuk industri seperti teknologi informasi, yang sangat bergantung pada perangkat lunak. Namun, semua industri dan sektor dapat memperoleh banyak waktu dan sumber daya dengan memanfaatkan teknologi ini. RPA dapat digunakan untuk memperbarui data, memproses faktur, mengotomatisasi tagihan... yang merupakan tugas umum di berbagai industri.

‍

Apa pentingnya RPA?

Intinya adalah robot akan terus ada. Perusahaan yang memahami kenyataan ini dan memanfaatkan RPA akan dapat memperoleh keunggulan kompetitif yang signifikan sekaligus meningkatkan keuntungan dan efisiensi mereka. Otomatisasi proses robotik menawarkan manfaat bagi organisasi dan perusahaan di semua industri. Terlepas dari fakta bahwa perangkat lunak RPA mudah diimplementasikan, menggunakan alat RPA akan membantu Anda mengoptimalkan alur kerja dan skalabilitas. Anda juga akan dapat memantau kinerja Anda dan meningkatkan proses Anda berkat pengambilan keputusan strategis yang didorong oleh data.

‍