Was ist RPA in der Automatisierung?

Der Robotermarkt boomt, da Unternehmen zunehmend Daten nutzen, um ihre Produktivität zu steigern, das Benutzererlebnis zu verbessern und Kosten zu senken. Tatsächlich könnten laut einer Studie für 60 % der Arbeitsplätze weltweit mindestens 30 % der Aufgaben automatisiert werden.

In der heutigen digitalen Welt benötigen Unternehmen leistungsfähige technologische Werkzeuge, um die enormen Datenmengen, die täglich anfallen, zu erfassen und zu verarbeiten. Heutzutage ist die Prozessautomatisierung ein strategisches Schlüsselelement für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse verbessern, einen Mehrwert für ihre Dienstleistungen schaffen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen.

‍

Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung?

Robotische Prozessautomatisierung oder RPA bezieht sich auf Software-Roboter, die virtuell laufen und sich wiederholende Aufgaben am digitalen Arbeitsplatz automatisieren, z. B. die Erfassung, Übertragung und Eingabe von Daten, den Transaktionsprozess, die Verwaltung von Dateien auf Servern und vieles mehr. Sie besteht im Allgemeinen aus einer virtuellen Infrastruktur, einer Software-Suite und einer spezifischen Methodik.

RPA-Software ist eine innovative Automatisierungstechnologie, die auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen basiert und Unternehmen und Organisationen hilft, ihre Zeit und Ressourcen zu optimieren. RPA automatisiert komplexe regelbasierte Aufgaben für Websites und Anwendungen, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Dinge als die täglichen Routineaufgaben konzentrieren können.

‍

Verschiedene Arten von RPA

Es gibt drei Haupttypen der robotergestützten Prozessautomatisierung. Welcher davon für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von den Prozessen und Aufgaben ab, die Sie mit der IT-Lösung erledigen möchten:

• Probots werden zur Verarbeitung von Daten und Informationen eingesetzt
• Knowbots werden zum Sammeln und Speichern von Daten eingesetzt
• Chatbots sind virtuelle Assistenten, die Fragen beantworten und den Kundenservice verbessern

Erfahren Sie mehr über chatbots

‍

Was ist ein Software-Roboter?

Ein Software-Roboter ist ein Programm, das aus einer Reihe von Anweisungen und Befehlen besteht und für die Automatisierung von Prozessen entwickelt wurde. Es gibt verschiedene Arten von Software-Robotern wie chatbots und virtuelle Assistenten. Sie können auf einem physischen Server, PC oder einer virtuellen Maschine installiert werden.

Software-Bots können für unendlich viele verschiedene Aufgaben eingesetzt werden und werden in zwei Kategorien unterteilt:

• Front-Office-Bots
  

Diese Art von Software-Robotern wird zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen eingesetzt, die menschliche Interaktion (Kundendienst, Verkauf usw.) und Urteilsvermögen erfordern. Front-Office-Roboter werden von Unternehmen genutzt, um Abläufe zu rationalisieren und bestimmte Aufgaben zu übernehmen, damit sich die Mitarbeiter auf komplexere und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

Zum Beispiel können Unternehmen, die die chatbots integrieren, sind in der Lage, Kundenanfragen zu beantworten, Beschwerden zu bearbeiten, Bestellungen zu verfolgen und vieles mehr. Sie sind rund um die Uhr verfügbar und lernen und verbessern sich dank künstlicher Intelligenz ständig.

• Back-Office-Bots‍

Die robotergestützte Prozessautomatisierung eignet sich auch hervorragend zur Automatisierung von Hintergrundprozessen. Back-Office-Bots übernehmen Aufgaben wie die Übertragung von Dateien, die Überwachung von Systemen und die Berichterstattung. RPA ermöglicht die nahtlose Integration von Front-Office- und Back-Office-Prozessen. So können beispielsweise Daten, die während einer Kundentransaktion gesammelt wurden, automatisch zu einem Bericht hinzugefügt und mit verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens geteilt werden.

Wie funktioniert RPA?

RPA besteht in der Regel aus einer kognitiven Automatisierungsplattform (CAP) und einer einheitlichen Testmanagementlösung (UTMS):

• CAP stützt sich auf verschiedene Technologien (maschinelles Lernen, Data Mining, Verarbeitung natürlicher Sprache usw.) und ist in der Lage, jedes Format unstrukturierter Daten zu verarbeiten und in strukturierte Daten umzuwandeln.
• UTMS wird durch Bots aktiviert und automatisiert arbeitsintensive Aufgaben, um die Produktivität und Effizienz zu steigern. Es erstellt auch die für die Konfiguration der RPA erforderlichen Roboterskripte.

Die Konfigurationen sind in der Regel regelbasiert, und die Einrichtung eines RPA kann je nach den Bedürfnissen des Kunden in der Regel innerhalb von ein paar Wochen erfolgen.

15 Vorteile von RPA

1. Kostensenkung. Durch die Implementierung von RPA können Unternehmen alle manuellen oder sich wiederholenden Aufgaben automatisieren. RPA-Tools reduzieren die Anzahl der Vollzeitstellen und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.
2. Höhere Produktivität. Intelligente Roboter können ununterbrochen arbeiten. Sie sind so programmiert, dass sie auf die effizienteste Weise arbeiten und keine Pausen oder Urlaube machen müssen.
3. Präzision. Die Robotisierung automatisierter Aufgaben ermöglicht es Ihnen, die menschliche Fehlertoleranz zu eliminieren. Roboter haben eine unbegrenzte Aufmerksamkeitsspanne und sie machen keine Fehler. Wenn ein Roboter auf einen Vorgang stößt, der nicht mit seinen Regeln oder Parametern übereinstimmt, sendet er eine Benachrichtigung an einen menschlichen Mitarbeiter.
4. Skalierbarkeit. Der RPA kann je nach Bedarf skaliert werden. Wenn Sie Ihre Verarbeitungskapazität erhöhen müssen, müssen Sie einfach eine größere Anzahl von Robotern zuweisen. Dies ist problemlos möglich, ohne dass hohe Kosten anfallen.
5. Einfachheit. RPA ist eine weitgehend codefreie Lösung, sodass Sie keine Programmierkenntnisse benötigen, um einen Bot zu konfigurieren.
6. Datenanalyse. RPA ist darauf ausgelegt, große Datenmengen zu verarbeiten und wichtige KPI-Analysen durchzuführen. Die Daten werden genutzt, um das System kontinuierlich zu verbessern und wertvolle Erkenntnisse in Echtzeit zu gewinnen.
7. Höhere Geschwindigkeit und Effizienz. Roboter arbeiten schneller als Menschen und sind rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr verfügbar. Sie machen Ihre Geschäftsprozesse effizienter.
8. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. Sie können Ihre RPA-Tools an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und zusätzliche Funktionalitäten einbeziehen.
9. Vielseitigkeit. RPA kann in verschiedenen Branchen und Märkten eingesetzt werden.
10. Bessere Einhaltung von Vorschriften. Automatisierungswerkzeuge überwachen Verfahren, beseitigen Fehler und zeichnen Daten auf.
11. Bessere Servicequalität. Roboter eliminieren menschliche Fehler, verbessern Prozesse und sammeln und analysieren Daten, die den Unternehmen helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, um die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern.
12. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Ihre Mitarbeiter können sich auf wertvollere und kreativere Aufgaben konzentrieren. Sie müssen sich nicht mehr stundenlang mit sich täglich wiederholenden Aufgaben beschäftigen. Das steigert die Zufriedenheit und Produktivität.
13. Zeitoptimierung. Unternehmen können Aufgaben und Aktivitäten schneller durchführen und RPA passt sich schnell an neue Geschäftsprozesse an.
14. Nicht-invasive Technologie. RPA benötigt keine umfangreichen Ressourcen für die Integration in mehrere Anwendungen. Sie erfordert nicht den Ersatz bestehender IT-Systeme. Sie lässt sich leicht an die IT-Systeme der verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens anpassen.
15. Verbesserter Kundenservice. Roboter sind rund um die Uhr verfügbar und können Kundenanfragen schneller beantworten, was die Servicequalität und die allgemeine Kundenzufriedenheit verbessert.

‍

RPA im Vergleich zu traditionellen Prozessautomatisierungslösungen

Die Prozessautomatisierung ist keine neue Entdeckung, sie gibt es schon seit einiger Zeit. Bislang investierten die Unternehmen jedoch in der Regel in ERP-Anwendungen (Enterprise Resource Planning) oder in die Auslagerung von Tätigkeiten, um ihren Betrieb auszuweiten und ihre Effizienz zu verbessern.

In den letzten Jahren haben die Unternehmen ihren Schwerpunkt von traditionellen IT-Lösungen auf RPA verlagert. Das liegt vor allem daran, dass herkömmliche Prozessautomatisierungstools hohe Investitionen und eine längere Implementierungsdauer erfordern und sich nicht an Veränderungen anpassen lassen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen hilft RPA den Unternehmen, Prozesse mit einem Bruchteil der Ressourcen (Zeit und Geld) vollständig zu automatisieren, und kann in nur wenigen Wochen implementiert werden. Außerdem passt sie sich an die bestehende Infrastruktur und die internen Systeme an, so dass die Unternehmen nicht die Kosten für den Ersatz dieser Elemente tragen müssen.

Beliebte automatisierte Prozesse für Unternehmen

Finanzdienstleistungen

RPA wird zunehmend im Banken- und Finanzsektor eingesetzt, um die Belastung durch sich wiederholende Aufgaben wie Buchhaltung, Dateneingabe und Rechnungsstellung zu verringern. RPA hilft Unternehmen, Steuern zu berechnen, Belege zu verarbeiten und Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen. Dies hilft den Unternehmen, ihre Produktivität zu steigern, ihre Fehlerquote zu verringern und die Gesamteffizienz zu verbessern.

Informationstechnologie

RPA kann in diesem Sektor auf unterschiedliche Weise eingesetzt werden. Sie wird eingesetzt, um technische Probleme zu beheben, technischen Kundensupport zu leisten, Daten zu sichern, Support-Tickets zu verwalten und Systemwartung durchzuführen.

Humanressourcen

Personalabteilungen müssen große Datenmengen verarbeiten und verwalten und detaillierte Aufzeichnungen über jeden Mitarbeiter im Unternehmen führen. RPA-Tools steigern die Effizienz der HR-Mitarbeiter, indem sie automatisch Leistungen berechnen, Dokumente speichern, Stundenzettel überprüfen, das Onboarding verwalten und vieles mehr.

Datenanalyse

Einer der vielleicht wertvollsten Aspekte von RPA ist seine Fähigkeit, Daten zu sammeln und zu analysieren. Automatisierungswerkzeuge können Daten über so ziemlich alles sammeln, ob es sich um Probleme, Kosten, Effizienz, Produktivität usw. handelt. Dies ist eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und ihre Leistung zu überwachen. Schließlich sind Daten der Schlüssel zur strategischen Entscheidungsfindung.

Beschaffung

Beschaffungsteams verbringen in der Regel einen großen Teil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben, weshalb Unternehmen nach und nach RPA einführen. Unternehmen, die in RPA investieren, konnten ihre Abläufe rationalisieren, die Personalkosten senken und den Wert ihrer Dienstleistungen steigern. Die Bearbeitung von Rechnungen und die Genehmigung von Bestellanforderungen sind nur einige der Aufgaben, die mit Automatisierungstools automatisiert werden können.

Mit der Weiterentwicklung der robotergestützten Prozessautomatisierung werden immer mehr Unternehmen RPA-Lösungen einsetzen, und ein immer größerer Teil der Aufgaben wird durch Automatisierung erledigt werden. Unternehmen, die die Vorteile der Automatisierung früh genug erkennen, werden in der Lage sein, ihre Prozesse zu rationalisieren und sich einen größeren Marktanteil zu sichern.

Welche Aufgaben können durch RPA automatisiert werden?

Hier sind einige Beispiele für Aufgaben, die von Automatisierungssoftware ausgeführt werden können:

• Daten sammeln, übertragen und eingeben
• Berichte erstellen
• Bearbeitung von Rechnungen
• Inventarverwaltung
• Daten aktualisieren
• Verwalten und Bearbeiten von Kundenaufträgen
• Automatisieren Sie Onboarding-Workflows
• Kalkulation (Steuern, Gewinn usw.)
• Zugang zu Betriebssystemen, Webseiten und sozialen Netzwerken
• Beantwortung von Kundenanfragen
• Abstimmung in der Buchhaltung
• Migration von Daten
• Formulare ausfüllen
• Ausführen von Befehlen
• Lesen und Verarbeiten von Informationen aus verschiedenen Systemen, Dokumenten und Dateien

RPA wird im Allgemeinen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt, die sich wiederholen, regelbasiert und fehleranfällig sind und Daten beinhalten.

‍

3 Mythen über RPA

‍

1. Man braucht Programmierkenntnisse, um RPA-Tools zu nutzen. Diese Aussage ist falsch. Wie bereits erwähnt, besteht einer der Vorteile der RPA-Software darin, dass es sich um eine codefreie Lösung handelt. Um sie zu nutzen, müssen Sie lediglich verstehen, wie sie im Front-End funktioniert.

1. Kleine Unternehmen können sich keine RPA-Software leisten. Es herrscht die allgemeine Meinung, dass sich nur große Unternehmen RPA-Tools leisten können. Doch viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen RPA, um ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren.
2. RPA ist nur für bestimmte Branchen sinnvoll. Viele Menschen denken, dass RPA nur für Branchen wie die Informationstechnologie von Vorteil ist, die stark auf Software angewiesen sind. Doch alle Branchen und Sektoren können durch den Einsatz dieser Technologie eine Menge Zeit und Ressourcen gewinnen. RPA kann verwendet werden, um Daten zu aktualisieren, Rechnungen zu bearbeiten, Rechnungen zu automatisieren... das sind gängige Aufgaben in vielen Branchen.

‍

Welche Bedeutung hat RPA?

Die Quintessenz ist, dass Roboter hier sind, um zu bleiben. Unternehmen, die diese Realität verstehen und RPA nutzen, werden in der Lage sein, einen erheblichen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und gleichzeitig ihre Gewinne und Effizienz zu steigern. Die robotergestützte Prozessautomatisierung bietet Vorteile für Organisationen und Unternehmen in allen Branchen. Abgesehen von der Tatsache, dass RPA-Software einfach zu implementieren ist, hilft Ihnen der Einsatz von RPA-Tools bei der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe und Skalierbarkeit. Außerdem können Sie Ihre Leistung überwachen und Ihre Prozesse dank datengestützter strategischer Entscheidungen verbessern.

‍