10 Trợ lý Email AI giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần

Soạn thảo Email cá nhân

AI rất tuyệt vời trong việc soạn thảo email vì nó có thể tận dụng lịch sử email của bạn để phù hợp với giọng điệu của bạn và tự động cung cấp thông tin theo ngữ cảnh có liên quan.

Nó không chỉ nghe giống con người mà còn giống bạn và biết những điều bạn biết.

Trợ lý AI cho email không chỉ là ChatGPT – nó có thể truy cập vào các email cũ của bạn, từ đó nắm bắt được phong cách viết của bạn. Nó cũng có thể xem hộp thư đến của bạn để biết cách xử lý các liên hệ dựa trên mối quan hệ và lịch sử trò chuyện của bạn.

Bạn có thể không thoải mái khi để AI tự do gửi email – nhưng trợ lý email AI vẫn có thể hỗ trợ bằng cách viết bản nháp đầu tiên trước khi bạn chỉnh sửa và gửi.

Không phải là thay thế bạn mà là làm phẳng những góc cạnh thô ráp của trải nghiệm email.

Quản lý hộp thư đến tốt hơn

AI cũng có thể tận dụng các kỹ năng phân loại để phân loại email dựa trên mức độ khẩn cấp, chủ đề và cảm xúc của người gửi.

Trợ lý email AI có thể đề xuất các danh mục dựa trên nội dung hộp thư đến của bạn và phân loại email cho phù hợp. Sau đó, trong tương lai, nó có thể gắn thẻ từng email đến theo danh mục phù hợp.

Nó cũng có thể xác định thứ tự ưu tiên trong một danh sách dài các email chưa đọc dựa trên nội dung, thời gian gửi và lịch sử email của bạn với người gửi. Ngoài ra, bạn có thể để nó giúp bạn lên kế hoạch chiến lược ưu tiên dựa trên việc liên hệ hoặc thao tác nào cần được xử lý nhanh hơn.

Gợi ý dự đoán

Mọi thứ tôi đã đề cập đến cho đến nay đều có tính phản hồi, nhưng điều tuyệt vời của trợ lý email AI là chúng mang đến cho bạn nhiều cơ hội để chủ động hơn.

AI cũng có thể xem xét toàn diện hộp thư đến của bạn và đề xuất hành động:

• “ Khách hàng X có xu hướng hỏi về Dịch vụ ABC vào thời điểm này trong năm, có thể bạn có thể gửi tin nhắn cho họ và xem họ có quan tâm không”
• “Trưởng nhóm Y đã hỏi về một kế hoạch bổ sung, nhưng có lẽ nhu cầu của họ lại thiên về kế hoạch nhóm hơn.”

Trợ lý email sẽ theo dõi hộp thư đến của bạn, ghi lại các luồng thư chưa hoàn thành và tìm lại các cuộc trò chuyện cũ.

Đây là cách tuyệt vời để cải thiện các mối quan hệ chuyên nghiệp và đảm nhận những nhiệm vụ có thể bị bỏ qua.

Tiếp thị

Tự động hóa tin nhắn gửi đi là một cách tuyệt vời để sử dụng AI cho mục đích bán hàng .

Bao gồm email chào hàng, theo dõi khách hàng tiềm năng và trả lời các câu hỏi về sản phẩm.

Các CRM như Hubspot tích hợp tính năng kích hoạt email, tự động nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và logic quy trình làm việc tùy chỉnh. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu hóa việc tạo và đánh giá khách hàng tiềm năng bằng AI bằng cách gửi tin nhắn có ý nghĩa theo các khoảng thời gian chiến lược.

Nếu bạn là một hoạt động nhỏ và các tính năng CRM nâng cao có vẻ quá mức cần thiết, tất cả những điều này có thể đạt được bằng các luồng tác nhân AI có thể tùy chỉnh bằng các công cụ như Botpress .

Hỗ trợ khách hàng

Dịch vụ chăm sóc khách hàng bằng AI giúp người dùng nhận được câu trả lời chất lượng cao nhanh hơn.

Bởi vì khả năng truy cập lịch sử email và tài liệu tùy chỉnh có nghĩa là AI có quyền truy cập vào mọi bối cảnh cần thiết để đưa ra phản hồi có thông tin.

HubSpot sử dụng 

Cần lưu ý rằng các vấn đề phức tạp nên được giao cho nhân viên trực tiếp xử lý, vì vậy AI sẽ quyết định xem nó có đủ năng lực để trả lời những câu hỏi nhất định hay không. May mắn thay, hầu hết các công cụ tự động hóa email phổ biến đều có tính năng này.

CRM sử dụng tính năng nhận dạng ý định bằng lời nhắc bằng ngôn ngữ đơn giản để lọc các yêu cầu tầm thường khỏi các yêu cầu phức tạp hơn.

Tăng năng suất

Việc chuyển giao các tác vụ email – như sắp xếp, ưu tiên và soạn thảo – giúp tiết kiệm nhiều thời gian và năng lượng.

Điều này đúng cho dù bạn có trợ lý AI phân loại, viết và gửi email ở chế độ nền, hay bạn chọn cách tiếp cận trực tiếp, có sự tham gia của con người . Ngay cả khi bạn là người viết và gửi mọi email, việc có thể trao đổi ý tưởng với trợ lý như một người lắng nghe chính là động lực chung giúp tránh khỏi tình trạng phân tích tê liệt do hộp thư đến lộn xộn.

Khách hàng hài lòng hơn

Việc có một bot nhắc nhở bạn về bất cứ việc gì cần làm sẽ giúp giảm thiểu lỗi của con người liên quan đến khối lượng công việc nhận thức cao.

Vì vậy, những việc như quên phản hồi, những lỗi vận hành nhỏ và quá mệt mỏi để thể hiện sự thân thiện - tất cả đều có thể được hạn chế bằng cách để một bot xử lý những việc nhỏ nhặt.

Hỗ trợ khách hàng tự động cũng giúp trả lời người dùng nhanh hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.

Khả năng tiếp cận tốt hơn

Về chủ đề tải nhận thức: việc điều hướng các giao diện phức tạp, như email thường là, có thể là một nhiệm vụ khó khăn và không thể thực hiện được đối với những người dùng ít thành thạo về kỹ thuật.

Tuy nhiên, email vẫn là một công cụ cần thiết.

Giao diện đàm thoại trực quan hơn đối với người dùng mới, giúp họ tiếp cận nhiều tính năng nâng cao hơn của ứng dụng email.

Sự phát triển của trợ lý AI hỗ trợ giọng nói giúp giao tiếp qua email dễ tiếp cận hơn với những người khiếm thị và những người có nhu cầu về ngôn ngữ hoặc trình độ đọc viết đa dạng.

1. Botpress

Tốt nhất cho: Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh cao trong giao diện đàm thoại hoạt động trên nhiều nền tảng

Botpress là nền tảng xây dựng tác nhân AI toàn diện. Quy trình làm việc có thể từ một công cụ đàm thoại đơn giản đến sự kết hợp vô cùng phức tạp của các công cụ bên ngoài, kênh triển khai và tài liệu tham khảo.

Nền tảng này có trình xây dựng kéo và thả, chức năng RAG gốc và triển khai chung trên tất cả các kênh chính, chẳng hạn như WhatsApp , Messenger , web.

Tích hợp cho Gmail , HubSpot và Google Calendars, v.v., giúp tự động hóa email vượt ra ngoài hộp thư đến của bạn.

Nền tảng này có thể tùy chỉnh vô hạn và độ khó khi triển khai phụ thuộc vào mức độ phức tạp của trường hợp sử dụng của bạn.

Điều này khiến nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời để thử nghiệm. Mô hình định giá trả tiền khi sử dụng khiến nó trở thành giải pháp hoàn hảo cho những ai muốn dùng thử mà không phải trả tiền cho những tính năng mở rộng mà bạn chưa sẵn sàng sử dụng.

Các tính năng chính:

• Trình tạo kéo và thả
• Tự động triển khai tới các kênh bên ngoài như web, SMS, 
• API để gọi các cuộc hội thoại hoặc luồng (webhooks) từ các ứng dụng bên ngoài
• Quy trình hướng dẫn giúp bạn tạo một đại lý ban đầu chỉ trong vài phút.
• Nút tự động cho cuộc trò chuyện, gọi công cụ và ra quyết định

2. SaneBox

Phù hợp nhất cho: Người dùng đang tìm kiếm giải pháp dọn dẹp email tiêu chuẩn và tích hợp dễ dàng.

SaneBox là dịch vụ quản lý email sử dụng AI giúp dọn dẹp và sắp xếp hộp thư đến email.

Nó có một hệ thống ưu tiên đặc biệt tinh vi, với các tính năng phân loại rộng, chờ sau, sàng lọc người gửi lạ, lọc thư rác và cứu các email bị phân loại sai thành thư rác.

Nó có nhiều tính năng nhưng khả năng tùy chỉnh lại thấp.

Điều đó có nghĩa là họ đã xây dựng sẵn các tính năng tự động hóa email: sắp xếp hộp thư đến, thông báo về email không có phản hồi và nhắc nhở về email chưa đọc.

Điều này thật tuyệt, vì tính năng bạn mong muốn có thể đã được triển khai. Nhưng nếu không có khả năng tùy chỉnh, việc lựa chọn tính năng có thể trở nên rườm rà.

Ví dụ, các tính năng "wait-for-later" ( SaneLater ) và "Customer Snooze" có vẻ giống như các phiên bản khác nhau của một chức năng tương tự. Tương tự với NotSpam và SaneScreener .

Sự chồng chéo như thế này khiến việc lựa chọn các tính năng trở nên khó khăn, đặc biệt là với các gói giá giới hạn số lượng tính năng bạn có thể sử dụng.

Tuy nhiên, vì là một công cụ tập trung vào email nên đây là một trong những công cụ dễ tích hợp nhất với hầu hết mọi nhà cung cấp email.

Các tính năng chính:

• Dọn dẹp sâu: lọc và phân loại email trong toàn bộ lịch sử hộp thư đến của bạn
• SaneBox Digest: tóm tắt các email hàng ngày của bạn theo định dạng bản tin
• Lưu trữ đám mây cho các tệp đính kèm lớn.
• SaneBlackHole: Tự động hủy đăng ký khỏi những người gửi “phiền phức”

3. Siêu nhân

Phù hợp nhất cho: Người dùng muốn sắp xếp dựa trên mẫu và không ngại chuyển sang ứng dụng email mới.

Superhuman là ứng dụng email sử dụng AI.

Điều đó có nghĩa là, trái ngược với tiện ích mở rộng của trình duyệt và trợ lý bên ngoài, chức năng AI không phụ thuộc vào độ trung thực của API của ứng dụng email của bạn.

Đây là một điểm cộng hoặc điểm trừ, tùy thuộc vào sở thích của bạn - bạn có thể không muốn chuyển đổi ứng dụng email hiện tại của mình.

Tính năng này sẽ thêm một lớp bao bọc vào tài khoản email của bạn, cho phép bạn tự động hóa các hoạt động email hoặc hỏi chatbot về nội dung của email.
Một tính năng nổi bật là tính năng Thư viện hộp thư đến chia tách , cung cấp các mẫu có sẵn để dán nhãn email tùy theo vai trò, công ty hoặc nhu cầu của bạn.

Ngoài các tính năng AI, chúng còn có một bộ tính năng nhằm tự động hóa năng suất email: hủy đăng ký, nhắc nhở và trích dẫn các đoạn trích trong email dài, v.v.

Như bạn có thể tưởng tượng, là một ứng dụng chứ không phải là nền tảng xây dựng luồng, Superhuman không tích hợp sẵn với các công cụ của bên thứ ba hoặc quy trình làm việc tùy chỉnh.

Các tính năng chính:

• Phù hợp giọng nói và âm điệu
• Hỏi AI
• Thư viện hộp thư đến chia tách
• Sự kiện tức thì: tự động tạo sự kiện

4. Copilot trong Outlook

Phù hợp nhất cho: Người dùng Outlook muốn có trợ lý đàm thoại.

Copilot là công cụ AI chủ lực của Microsoft. Công cụ này chủ yếu được sử dụng trong các trình soạn thảo mã, giúp bạn chỉnh sửa và tìm hiểu về cơ sở dữ liệu mã bằng AI. Giờ đây, chức năng đó đã được mở rộng sang email.

Copilot tích hợp trực tiếp vào Outlook và hoạt động như một tiện ích trò chuyện có thể nhanh chóng trả lời các câu hỏi về hộp thư đến, soạn thảo và gửi email, sắp xếp hộp thư đến và đề xuất hành động dựa trên lịch sử của bạn.

Về mặt tích hợp, ứng dụng này được đánh giá cao nhất (với điều kiện bạn là người dùng Outlook) vì plugin đã được tích hợp sẵn vào ứng dụng khách.

Rõ ràng, tính năng này chỉ giới hạn ở người dùng Outlook.

Nó cũng không phải là một công cụ xây dựng tác nhân hoàn chỉnh; bạn không thể xây dựng quy trình làm việc và khả năng tích hợp công cụ của bên thứ ba còn hạn chế. Tuy nhiên, đối với việc tích hợp đơn giản và quản lý hộp thư thoại, đây là một công cụ đáng tin cậy.

Các tính năng chính:

• Tóm tắt
• Chat giao diện
• Hành động được đề xuất
• Lên lịch hẹn

5. Song Tử cho Gmail

Tốt nhất cho: Gmail người dùng muốn có trợ lý đàm thoại.

Đây là câu trả lời của Google cho tính năng Copilot của Microsoft. Nó có các tính năng chung tương tự: tóm tắt chủ đề, tìm kiếm và soạn thảo email, tất cả đều trong giao diện trò chuyện.

Tuy nhiên, Gemini không thực hiện chức năng lọc, dán nhãn hay sắp xếp thứ tự ưu tiên. Về mặt sắp xếp, chức năng tối đa của nó chỉ là lưu trữ hoặc xóa các email không mong muốn.

Nó tích hợp liền mạch với tìm kiếm của Google, giúp soạn thảo email bằng các nguồn trực tuyến hoặc thậm chí ghim địa chỉ email cho cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Tôi cho rằng điều này có nghĩa là bổ sung Gmail Khả năng học máy tích hợp, như lọc thư rác và tự động hoàn thành, nhưng khi so sánh với các công cụ được đề cập ở trên, nó có vẻ hơi kém hơn.

Nó cũng có thể tạo ra hình ảnh, bất kể nó có giá trị gì.

Các tính năng chính:

• Tích hợp gốc với Gmail
• Tìm kiếm Google

6. Thư tín

Phù hợp nhất cho: Các nhóm muốn cộng tác trên các tài khoản email tự động theo quy trình làm việc 

Xin gửi lời cảm ơn tới công ty AI có trụ sở tại Quebec.

Missive là ứng dụng hỗ trợ giao tiếp giữa các nhóm, cho phép người dùng chỉ định cuộc trò chuyện cho các thành viên cụ thể trong khi vẫn cập nhật thông tin khi cần.

Điều giúp nó có được một chỗ trong danh sách này chính là bộ công cụ AI của nó. 

Nó có các tính năng cơ bản: tóm tắt, soạn thảo, nhưng cũng có khả năng tạo quy trình làm việc tùy chỉnh bằng các lời nhắc bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Tính năng này được sử dụng để trả lời tự động, gán email dựa trên người gửi hoặc chủ đề, hoặc để suy rộng thông tin quan trọng như ngày đến hạn.

Họ có hơn 25 tích hợp trên các nền tảng phổ biến - những ứng dụng thường thấy: Gmail , Google Drive, Shopify, GitHub . Cùng với quy trình làm việc tùy chỉnh, bạn có thể tạo các quy trình tự động hóa phức tạp trên các công cụ của nhóm mình.

Các tính năng chính:

• Tự động hóa AI
• Tích hợp với hơn 25 ứng dụng, cùng với các tích hợp tùy chỉnh
• Mẫu nhắc nhở tùy chỉnh cho bản thảo AI
• Thuộc tính nhiệm vụ thông minh.

7. Fyxer.ai

Phù hợp nhất cho: Sắp xếp hộp thư đến và lịch với ít hoặc không chiếm dụng.

Fixer được coi là một trợ lý điều hành AI. Nó thực hiện tất cả các thao tác của một trợ lý email, và giống như một giám đốc điều hành, nó rất cứng rắn.

Nó tự động tạo ra 8 danh mục để dán nhãn email. Các danh mục này được sắp xếp dựa trên mức độ ưu tiên, giúp bạn (và Fyxer) có lộ trình để trả lời email theo thứ tự nào.

Tính năng này tự động soạn thảo các câu trả lời cho những email quan trọng nhất của bạn và bạn có thể chỉnh sửa cho phù hợp và thực hiện.

Về tính năng trả lời tự động, ứng dụng này có thể truy cập vào lịch của bạn và có thể tạo cũng như chia sẻ sự kiện vào thời điểm bạn rảnh.

Để bổ sung cho điều này, Fyxer có một nền tảng họp cho phép ghi chú cuộc họp và lưu trữ bản ghi, bạn có thể tìm kiếm trong giao diện chatbot AI .

Nó tích hợp với Gmail và Outlook, và thành thật mà nói, có vẻ như đây là một công cụ tuyệt vời nếu bạn không muốn sử dụng quy trình làm việc hoặc tích hợp tùy chỉnh (ngoài những quy trình đã đề cập).

8. Lindy

Tốt nhất cho: Tự động hóa trên nhiều nền tảng

Lindy là nền tảng xây dựng tác nhân AI không cần mã với các công cụ được xây dựng sẵn cho một số tác vụ và tự động hóa email là một trong số đó.

Giống như tất cả các công cụ hỗ trợ đại lý đa năng khác, nó kết nối với email của bạn thông qua các tích hợp và hỗ trợ tích hợp trên nhiều nền tảng bán hàng, tiếp thị và năng suất. Nguồn tin có thể khác nhau, nhưng một số đều khẳng định nó có hơn 5000 tích hợp.

Trong mọi trường hợp, nó kết nối liền mạch với tất cả các ứng dụng email chính.

Các công cụ tự động hóa email được tích hợp sẵn giúp bạn dễ dàng thiết lập luồng phân loại email (lọc bằng AI), soạn thảo email và lên lịch.

Một công cụ đặc biệt hữu ích là khả năng nghiên cứu lý lịch người gửi. Điều này giúp bạn thu thập thông tin cần thiết để soạn thảo phản hồi hoặc đánh giá khách hàng tiềm năng.

Nhờ có nhiều tích hợp, bạn có thể cập nhật tài liệu trên Google Docs, chẳng hạn, bằng bản ghi chép các cuộc họp video và cho phép đại lý của bạn truy cập chúng để thông báo bản nháp email.

Tôi thấy ít đề cập đến việc sắp xếp hộp thư đến hoặc dọn dẹp. Tôi chắc chắn những điều đó là có thể - đó là một công cụ toàn diện. Nhưng kinh nghiệm của tôi cho thấy các nền tảng không cần mã hóa có thể khá khó tùy chỉnh ngoài các mẫu được định sẵn.

Các tính năng chính:

• Rất nhiều tích hợp
• Nghiên cứu cơ bản về người gửi
• Các quy tắc ngôn ngữ đơn giản để phân loại email
• Biên bản cuộc họp

9. MailMaestro

Phù hợp nhất cho: Người dùng Outlook đang tìm kiếm thiết lập đơn giản và bản ghi cuộc họp có thể tìm kiếm.

Tại thời điểm viết bài này, MaestroLabs vừa mua lại Flowrite và tích hợp khả năng AI vào trợ lý AI email của họ: MailMaestro.

MailMaestro kết nối với Outlook và Gmail và triển khai các công cụ soạn thảo, quản lý và tóm tắt email. Nó cũng tích hợp với lịch của bạn để đề xuất thời gian và lên lịch hẹn.

Tính năng quản lý email của họ phân loại email và tệp đính kèm và đánh dấu chúng theo mức độ ưu tiên (quan trọng, tạm dừng, lưu trữ). Email đến cũng có thể được phân loại tương tự bằng công cụ phân loại email của họ.

Nếu bạn là người dùng Outlook, bạn có thể sử dụng TeamsMaestro, trình ghi chú AI được nhúng sẵn vào Microsoft Teams . Ứng dụng này sẽ ghi lại và lưu trữ biên bản cuộc họp trong ứng dụng, cho phép bạn tìm kiếm trong đó và, hãy nói theo tôi: sử dụng chúng làm bối cảnh để soạn thảo email bằng AI.

Các tính năng chính:

• Lên lịch hẹn
• Quản lý email
• Phân loại email
• Công cụ ghi chú AI dành cho người dùng Outlook

10. CleanEmail

Phù hợp nhất cho: Người dùng muốn tùy chỉnh nhẹ nhàng với giao diện di động dễ sử dụng.

CleanEmail là một ứng dụng tích hợp với tất cả các nhà cung cấp lớn ( bao gồm cả Hotmail , haha) với các mẫu để quản lý hộp thư đến và soạn thảo email.

Chúng có các công cụ cơ bản của một ứng dụng email: dọn dẹp, bộ lọc tùy chỉnh (bao gồm cả lọc thư rác được tăng cường bằng AI) và soạn thảo email. Bộ lọc rất dễ tạo – chúng sử dụng hướng dẫn bằng ngôn ngữ dễ hiểu và menu thả xuống trong giao diện người dùng trực quan.

Ứng dụng di động của họ cũng đẹp mắt và dễ điều hướng.

Giống như tất cả các trợ lý tập trung vào sự đơn giản, đây không phải là ứng dụng dành cho các luồng tùy chỉnh phức tạp hoặc tích hợp bên thứ ba. Nó cũng không bao gồm tùy chọn trò chuyện với hộp thư đến của bạn.

Các tính năng chính:

• Ứng dụng di động
• Bộ lọc ngôn ngữ đơn giản