10 assistentes de e-mail com IA que lhe pouparão horas todas as semanas

O correio eletrónico não é a forma de comunicação preferida de ninguém, mas é de longe a mais popular.

Ao longo das últimas duas décadas, assistimos ao aparecimento de várias ferramentas de comunicação, todas elas mais elegantes, práticas e fáceis de utilizar do que o correio eletrónico.

No entanto, em 2024, uma percentagem esmagadora de 55% das comunicações com os clientes foi feita por correio eletrónico - o primeiro lugar, de longe.

Mas com o surgimento dos assistentes de IA para correio eletrónico, o correio eletrónico está finalmente a receber a renovação de que necessita.

Os agentes de IA, com a sua capacidade de realizar raciocínios sofisticados, automatizações extremamente rápidas e compor textos semelhantes aos humanos, estão a tornar mais fácil do que nunca melhorar os fluxos de trabalho repetitivos.

Neste artigo, falarei sobre as formas como a IA pode ser utilizada para automatizar as operações de correio eletrónico, por que razão todos devem utilizar assistentes de agentes de IA para o correio eletrónico e apresentarei as melhores ferramentas de assistente de correio eletrónico com IA.

O que é um assistente de correio eletrónico com IA?

Um assistente de correio eletrónico com IA é um programa que utiliza inteligência artificial e processamento de linguagem natural (PNL) para resumir, ordenar, redigir e enviar mensagens de correio eletrónico com pouca ou nenhuma intervenção humana.

Pode assumir a forma de um cliente de correio eletrónico personalizado, de uma aplicação externa ou, em alguns casos, de widgets de conversação incorporados em clientes de correio eletrónico que funcionam como assistentes de conversação.

Como pode a IA ser utilizada para o correio eletrónico?

Como eu disse: o correio eletrónico - apesar de toda a sua glória e omnipresença - é desajeitado.

Tenho sempre um par de não lidos enterrados nos recônditos da minha conta, nunca me lembro de "responder a todos" e não sei qual é a utilidade dos filtros de spam se continuo a receber diariamente e-mails de phishing.

Um assistente de IA - com milhares de tokens de contexto para utilizar e uma base de conhecimentos de e-mails vectorizados para RAG - apresenta muitas oportunidades para suavizar a experiência de e-mail.

Elaboração de e-mails personalizados

A IA é óptima para redigir mensagens de correio eletrónico, porque pode aproveitar o seu histórico de mensagens para corresponder ao seu tom e informar-se com o contexto relevante.

Não só soa humano, como soa como tu, e sabe o que tu sabes.

Um assistente de IA para correio eletrónico não é apenas ChatGPT- tem acesso aos seus e-mails mais antigos, pelo que pode compreender o seu estilo de escrita. Também pode ver a sua caixa de entrada para saber como se dirigir aos contactos com base na sua relação e no seu histórico de conversação.

Pode não se sentir à vontade para dar liberdade à IA para enviar mensagens de correio eletrónico, mas um assistente de correio eletrónico com IA pode ajudar a escrever a primeira mensagem antes de a editar e enviar.

Não se trata de o substituir - trata-se de suavizar as arestas da experiência de correio eletrónico.

Melhor gestão da caixa de entrada

A IA também pode tirar partido das capacidades de classificação para categorizar os e-mails com base na urgência, no tópico e no sentimento do remetente.

Um assistente de e-mail com IA pode sugerir categorias com base no conteúdo da sua caixa de entrada e classificar os e-mails em conformidade. Depois, no futuro, pode marcar cada correio eletrónico recebido de acordo com a categoria adequada

Também pode determinar as prioridades numa longa lista de mensagens de correio eletrónico não lidas com base no seu conteúdo, hora de entrega e histórico de mensagens de correio eletrónico com o remetente. Em alternativa, pode deixá-lo ajudá-lo a pensar em estratégias de definição de prioridades com base nos contactos ou operações mais sensíveis ao tempo.

Sugestões preditivas

Tudo o que mencionei até agora é reativo, mas a beleza dos assistentes de correio eletrónico com IA é que lhe dão mais oportunidades de ser proactivo.

A IA também pode analisar a sua caixa de entrada em termos gerais e sugerir acções:

• "O cliente X tende a fazer perguntas sobre o serviço ABC nesta altura do ano, talvez possa enviar-lhe uma mensagem e ver se está interessado"
• "O líder Y estava a perguntar sobre um plano plus, mas talvez as suas necessidades se enquadrem mais num plano de equipa."

Um assistente de correio eletrónico mantém-se atento ao pulso da sua caixa de entrada, acompanhando os tópicos inacabados e desenterrando conversas antigas.

Esta é uma óptima forma de melhorar as relações profissionais e de retomar tarefas que, de outra forma, poderiam ter ficado para trás.

Marketing

Automatizar as suas mensagens de saída é uma óptima forma de utilizar a IA para as vendas.

Isto inclui e-mails frios, acompanhamento de contactos e resposta a perguntas sobre produtos.

CRMs como o Hubspot integram gatilhos de e-mail, nutrição automatizada de leads e lógica de fluxo de trabalho personalizada. Desta forma, pode otimizar a geração e qualificação de leads de IA, enviando mensagens significativas em intervalos estratégicos.

Se a sua empresa for mais pequena e as funcionalidades avançadas de CRM parecerem um exagero, tudo isto pode ser conseguido com fluxos de agentes de IA personalizáveis utilizando ferramentas como o Botpress.

Apoio ao cliente

O serviço ao cliente com IA está a ajudar os utilizadores a obter respostas de alta qualidade mais rapidamente.

Isto porque a possibilidade de aceder ao histórico de correio eletrónico e aos documentos personalizados significa que a IA tem acesso a todo o contexto necessário para dar respostas informativas.

A HubSpot utiliza 

Vale a pena notar que as questões complexas devem ser deixadas para os agentes activos, pelo que a IA deve determinar se está ou não qualificada para responder a determinadas perguntas. Felizmente, a maioria das principais ferramentas de automação de e-mail inclui isso.

Os CRM utilizam o reconhecimento de intenções com avisos em linguagem simples para filtrar os pedidos de informação triviais dos mais complexos.

Quais são as vantagens da IA para o correio eletrónico?

O poder de automatização que a IA proporciona é eficiente e eficaz, sem dúvida - os assistentes de IA podem ajudar a realizar as tarefas mais rapidamente e melhor.

Para além disso, os estudos indicam que as interfaces de conversação reduzem a carga cognitiva. Isto significa que o ajudará a trabalhar mais depressa e de forma mais inteligente, mas acabará por reduzir o cansaço que sente ao selecionar, ler e enviar e-mails.

Aumento da produtividade

A transferência de tarefas de correio eletrónico - como ordenar, definir prioridades e escrever - poupa horas de tempo e muita energia.

Isto é verdade quer tenha o assistente de IA a classificar, escrever e enviar e-mails nos bastidores, quer opte por uma abordagem muito mais humana. Mesmo que seja você a escrever e a enviar todos os e-mails, poder trocar ideias com um assistente como se fosse uma caixa de ressonância é a co-motivação que evita a paralisia da análise de caixas de entrada desorganizadas.

Clientes mais satisfeitos

O facto de um bot o lembrar do que precisa de ser feito reduz o erro humano associado a uma carga cognitiva elevada.

Assim, coisas como esquecer-se de responder, pequenos erros operacionais e estar demasiado esgotado para mostrar cordialidade - tudo isto pode ser refreado se um bot tratar dos pormenores.

O apoio ao cliente automatizado também ajuda a responder aos utilizadores mais rapidamente sem sacrificar a qualidade do serviço.

Maior acessibilidade

Quanto ao tema da carga cognitiva: navegar em interfaces complexas, como é frequentemente o caso do correio eletrónico, pode ser uma tarefa exigente e inacessível a utilizadores menos competentes do ponto de vista técnico.

Dito isto, o correio eletrónico continua a ser uma necessidade.

As interfaces de conversação são mais intuitivas para os utilizadores principiantes, dando-lhes acesso a funcionalidades mais avançadas dos clientes de correio eletrónico.

O aumento dos assistentes de IA com voz torna a comunicação por correio eletrónico mais acessível a pessoas com deficiências visuais e a pessoas com necessidades linguísticas ou de literacia diversas.

Quais são as principais ferramentas de assistente de correio eletrónico com IA?

Uma vez que o correio eletrónico está no centro do negócio, existem muitas ferramentas diferentes, todas elas adequadas a diferentes casos de utilização específicos. 

1. Botpress

Ideal para: Fluxos de trabalho altamente personalizáveis numa interface de conversação que funciona em várias plataformas

Botpress é a plataforma de criação de agentes de IA tudo-em-um. Os fluxos de trabalho podem variar de uma simples ferramenta de conversação a amálgamas infinitamente complexas de ferramentas externas, canais de implantação e documentos de referência.

A plataforma possui um construtor de arrastar e soltar, funcionalidade RAG nativa e implantação comum em todos os principais canais, como WhatsApp, Messenger, web.

As integrações para o Gmail, o HubSpot e o Google Calendars, para citar alguns exemplos, fazem com que a automatização do correio eletrónico se estenda para além da sua caixa de entrada.

A plataforma é infinitamente personalizável e a dificuldade de implementação é função da complexidade do seu caso de utilização.

Isto torna-o uma óptima opção para testar as águas. O modelo de preços "pay-as-you-go" torna-o a solução perfeita para aqueles que querem mergulhar sem pagar por funcionalidades extensas que não estão preparadas para utilizar.

Caraterísticas principais:

• Construtor de arrastar e largar
• Implementação automática em canais externos como a Web, SMS, 
• API para chamar conversas ou fluxos (webhooks) a partir de aplicações externas
• O fluxo de integração ajuda-o a criar um agente inicial em minutos.
• Nó autónomo para conversação, chamada de ferramentas e tomada de decisões

2. SaneBox

Ideal para: Utilizadores que procuram uma limpeza de correio eletrónico padrão e uma integração fácil.

O SaneBox é um serviço de gestão de correio eletrónico alimentado por IA que limpa e ordena as caixas de entrada de correio eletrónico.

Possui um sistema de priorização especialmente sofisticado, com funcionalidades para categorização geral, espera para mais tarde, rastreio de remetentes desconhecidos, filtragem de spam e recuperação de e-mails incorretamente categorizados como spam.

Tem uma grande variedade de funcionalidades, mas pouca capacidade de personalização.

Isto significa que têm funcionalidades pré-construídas para a automatização do correio eletrónico: organização das caixas de entrada, notificação de mensagens de correio eletrónico sem resposta e lembretes para mensagens de correio eletrónico não lidas.

Isto é ótimo, porque a funcionalidade desejada provavelmente já está implementada. Mas, sem a possibilidade de personalização, a escolha de funcionalidades pode parecer excessiva.

Por exemplo, as funcionalidades "esperar para mais tarde"(SaneLater) e " Customer Snooze " podem parecer iterações de uma funcionalidade semelhante. O mesmo se aplica ao NotSpam e ao SaneScreener.

Uma sobreposição como esta torna difícil a escolha entre funcionalidades, especialmente com planos de preços que limitam o número de funcionalidades que pode utilizar.

Dito isto, sendo uma ferramenta centrada no correio eletrónico, é das mais fáceis de integrar com praticamente qualquer fornecedor de correio eletrónico.

Caraterísticas principais:

• Deep Clean: filtragem e categorização de e-mails em todo o histórico da sua caixa de entrada
• SaneBox Digest: resumo dos seus e-mails diários em formato de newsletter
• Armazenamento na nuvem para anexos de grandes dimensões.
• SaneBlackHole: Cancelar automaticamente a subscrição de remetentes "irritantes

3. Sobre-humano

Ideal para: Utilizadores que pretendem organizar-se com base em modelos e que não se importam de mudar para um novo cliente de correio eletrónico.

Superhuman é uma aplicação de correio eletrónico com IA nativa.

Isto significa que, ao contrário das extensões de browser e dos assistentes externos, a funcionalidade de IA não depende da fidelidade da API do seu cliente de correio eletrónico.

Isso é um ponto positivo ou negativo, dependendo das suas preferências - pode não estar tão interessado em mudar o seu atual cliente de correio eletrónico.

Isto adiciona um invólucro à sua conta de correio eletrónico que lhe permite automatizar as operações de correio eletrónico ou perguntar a um chatbot sobre o seu conteúdo.
Uma funcionalidade de destaque é a funcionalidade Biblioteca da Caixa de Entrada Dividida, que oferece modelos pré-construídos para etiquetar os e-mails consoante a sua função, empresa ou necessidades.

Para além das suas funcionalidades de IA, existe um conjunto de funcionalidades destinadas a automatizar a produtividade do correio eletrónico: anulação da subscrição, lembretes e citação de excertos de mensagens de correio eletrónico longas, para citar alguns exemplos.

Como pode imaginar, sendo uma aplicação, e não uma plataforma de criação de fluxos, o Superhuman não se integra nativamente com ferramentas de terceiros ou fluxos de trabalho personalizados.

Características principais:

• Correspondência de voz e tom
• Perguntar à IA
• Dividir a biblioteca da caixa de entrada
• Evento instantâneo: criar eventos automaticamente

4. Copiloto no Outlook

Ideal para: Utilizadores de Outlooks que pretendam um assistente de conversação.

O Copilot é a principal ferramenta de IA da Microsoft. Tem sido largamente utilizada em editores de código, ajudando-o a editar e a colocar questões sobre bases de código utilizando a IA. Agora, essa funcionalidade foi alargada ao correio eletrónico.

O Copilot integra-se diretamente no Outlook e funciona como um widget de conversação que pode responder rapidamente a perguntas sobre a sua caixa de entrada, redigir e enviar mensagens de correio eletrónico, ordenar a sua caixa de entrada e sugerir acções com base no seu histórico.

No que diz respeito à integração, este é o melhor (desde que seja um utilizador do Outlook), uma vez que o plug-in já está incorporado no cliente.

Obviamente, isto está limitado aos utilizadores do Outlook.

Também não é um criador de agentes completo; não é possível criar fluxos de trabalho e a integração de ferramentas de terceiros é limitada. Mas para uma integração simples e gestão da caixa de entrada de conversação, é uma ferramenta sólida.

Características principais:

• Sumarização
• Interface de Chat
• Acções sugeridas
• Marcação de consultas

5. Gemini para Gmail

Ideal para: Utilizadores Gmail que pretendem um assistente de conversação.

Esta é a resposta da Google à funcionalidade Copilot da Microsoft. Apresenta as mesmas funcionalidades gerais: resumir tópicos, pesquisar e redigir mensagens de correio eletrónico, tudo numa interface de conversação.

Dito isto, o Gemini não filtra, rotula ou define prioridades. O máximo que pode fazer em termos de organização é arquivar ou eliminar mensagens de correio eletrónico indesejadas.

Integra-se perfeitamente com a pesquisa do Google, o que ajuda a redigir mensagens de correio eletrónico com a ajuda de recursos online, ou mesmo a localizar endereços de correio eletrónico de pessoas ou empresas.

Suponho que se destina a complementar as capacidades de aprendizagem automática incorporadas no Gmail, como a filtragem de spam e o preenchimento automático, mas, em comparação com as ferramentas mencionadas anteriormente, parece um pouco sem brilho.

Também pode gerar imagens, independentemente do seu valor.

Características principais:

• Integração nativa com o Gmail
• Pesquisa no Google

6. Missiva

Ideal para: Equipas que procuram colaborar em contas de correio eletrónico automatizadas por fluxo de trabalho 

Um aplauso para a nossa colega empresa de IA sediada no Quebeque.

Missive é uma aplicação que facilita a comunicação entre equipas, permitindo que os utilizadores atribuam conversas a membros específicos e se mantenham informados, se necessário.

O que lhe vale um lugar nesta lista é o seu conjunto de ferramentas de IA. 

Tem o básico: resumo, redação, mas também a capacidade de criar fluxos de trabalho personalizados utilizando avisos em linguagem simples. Isto deve ser utilizado para respostas automáticas, para atribuir mensagens de correio eletrónico com base no remetente ou no tópico, ou para extrapolar informações importantes como datas de vencimento.

Eles têm mais de 25 integrações em plataformas populares - os suspeitos do costume: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Juntamente com os fluxos de trabalho personalizados, pode criar automatizações complexas nas ferramentas da sua equipa.

Características principais:

• Automatizações de IA
• Integrações com mais de 25 aplicações, além de integrações personalizadas
• Modelos personalizados de mensagens para redação de IA
• Atributos de tarefas inteligentes.

7. Fyxer.ai

Ideal para: Ordenação da caixa de entrada e do calendário com pouca ou nenhuma utilização.

O Fixer é considerado um assistente executivo de IA. Executa todas as operações de um assistente de correio eletrónico e, tal como um executivo, é muito opinativo.

Cria automaticamente 8 categorias para etiquetar as mensagens de correio eletrónico. Estas categorias baseiam-se na prioridade, o que lhe dá a si (e ao Fyxer) um roteiro para saber a que e-mails deve responder e por que ordem.

Rascunha automaticamente respostas para os seus e-mails mais importantes, cabendo-lhe a si editar em conformidade e premir o gatilho.

No que diz respeito às respostas automáticas, tem acesso ao seu calendário e pode criar e partilhar eventos quando estiver disponível.

Para complementar, a Fyxer tem uma plataforma de reuniões que toma notas de reuniões e armazena transcrições, que podem ser pesquisadas numa interface de chatbot com IA.

Integra-se com o Gmail e o Outlook e, honestamente, parece ser uma óptima ferramenta se não pretender utilizar fluxos de trabalho ou integrações personalizadas (para além das mencionadas).

8. Lindy

Ideal para: Automatizações entre plataformas

Lindy é uma plataforma de construção de agentes de IA sem código com ferramentas pré-construídas para uma série de tarefas, e a automação de e-mail é uma delas.

Tal como acontece com todas as ferramentas de agente de uso geral, liga-se ao seu correio eletrónico através de integrações e suporta integrações em plataformas de vendas, marketing e produtividade. As fontes variam, mas algumas afirmam que tem mais de 5000 integrações.

Em qualquer caso, liga-se perfeitamente a todos os principais clientes de correio eletrónico.

As suas ferramentas de automatização de correio eletrónico pré-construídas facilitam a criação de fluxos para triagem de correio eletrónico (filtragem baseada em IA), elaboração de mensagens de correio eletrónico e agendamento.

Uma ferramenta especialmente interessante é a capacidade de efetuar pesquisas sobre os remetentes. Isto ajuda-o a reunir as informações necessárias para criar respostas ou qualificar os contactos.

Graças à multiplicidade de integrações, pode atualizar documentos, por exemplo, no Google Docs, com transcrições de videoconferências e permitir que o seu agente aceda a essas transcrições para informar um rascunho de e-mail.

Reparei que há pouca menção à organização da caixa de entrada ou à arrumação. Tenho a certeza de que isso é possível - é uma ferramenta extensa. Mas a minha experiência diz-me que as plataformas sem código podem ser bastante difíceis de personalizar para além dos seus modelos predefinidos.

Características principais:

• Muitas integrações
• Pesquisa de antecedentes sobre os remetentes
• Regras de linguagem clara para a triagem de correio eletrónico
• Transcrições de reuniões

‍9. MailMaestro

Ideal para: Utilizadores do Outlooks que procuram uma configuração simples e transcrições de reuniões pesquisáveis.

No momento em que escrevo isto, a MaestroLabs adquiriu recentemente a Flowrite e integrou capacidades de IA no seu assistente de IA para correio eletrónico: MailMaestro.

O MailMaestro liga-se ao Outlook e ao Gmail e implementa ferramentas de redação, gestão e resumo de mensagens de correio eletrónico. Também se integra com o seu calendário para propor horários e agendar compromissos.

A sua funcionalidade de gestão de correio eletrónico ordena os e-mails e anexos e assinala-os de acordo com a prioridade (importante, adiar, arquivar). As mensagens de correio eletrónico recebidas podem ser categorizadas de forma semelhante com a ferramenta de triagem de correio eletrónico.

Se for um utilizador do Outlook, pode utilizar o TeamsMaestro, o anotador de IA que se integra nativamente no Microsoft Teams. Este transcreve e armazena as transcrições das reuniões na aplicação, permitindo-lhe pesquisá-las e, diga-o comigo: utilizá-las como contexto para a elaboração de e-mails com IA.

Características principais:

• Marcação de consultas
• Gestão de correio eletrónico
• Triagem de correio eletrónico
• Tomador de notas com IA para utilizadores do Outlook

10. CleanEmail

Ideal para: Utilizadores que pretendem uma personalização ligeira com uma interface móvel fácil de utilizar.

O CleanEmail é uma aplicação que se integra com todos os principais fornecedores(incluindo o Hotmail, lol) com modelos para gestão da caixa de entrada e redação de e-mails.

Dispõem das ferramentas básicas de um cliente de correio eletrónico: limpeza, filtros personalizados (incluindo filtragem de spam melhorada por IA) e redação de correio eletrónico. Os filtros são fáceis de criar - utilizam instruções em linguagem simples e menus pendentes numa IU intuitiva.

A sua aplicação móvel também é elegante e fácil de navegar.

Tal como acontece com todos os assistentes centrados na simplicidade, esta não é a aplicação para fluxos personalizáveis complexos ou integrações de terceiros. Também não inclui a opção de conversar com a sua caixa de entrada.

Características principais:

• Aplicação móvel
• Filtros de linguagem simples

Automatizar e-mails com IA

Pode poupar horas por semana ao transferir a triagem, o rascunho e a atualização de e-mails.

O editor visual simples de arrastar e soltar do Botpress, o mecanismo interno de chamadas de ferramentas LLM e o conjunto de integrações facilitam o início simples e a expansão. O seu assistente pode ser qualquer coisa, desde a gestão da caixa de entrada até um marketing bem oleado ou um pipeline de geração de leads.

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