Wat is RPA in Automatisering?

De robotmarkt is booming omdat bedrijven steeds meer gebruik maken van gegevens om hun productiviteit te verhogen, de gebruikerservaring te verbeteren en de kosten te verlagen. Volgens een onderzoek zou voor 60% van de banen in de wereld minstens 30% van de taken geautomatiseerd kunnen worden.

In de huidige digitale wereld hebben bedrijven krachtige technologische hulpmiddelen nodig om de enorme hoeveelheid gegevens die dagelijks worden gegenereerd te verzamelen en te verwerken. Tegenwoordig is procesautomatisering een belangrijk strategisch element voor bedrijven die hun bedrijfsprocessen willen verbeteren, waarde aan hun diensten willen toevoegen en een concurrentievoordeel willen behalen.

‍

Wat is robotische procesautomatisering?

Robotic Process Automation of RPA verwijst naar softwarerobots die virtueel draaien en repetitieve digitale taken op de werkplek automatiseren, zoals het verzamelen, overbrengen en invoeren van gegevens, het transactieproces, het beheer van bestanden binnen servers en nog veel meer. Over het algemeen bestaat het uit een virtuele infrastructuur, een softwarepakket en een specifieke methodologie.

RPA-software is een innovatieve automatiseringstechnologie op basis van kunstmatige intelligentie en machine learning, die bedrijven en organisaties helpt hun tijd en middelen te optimaliseren. RPA automatiseert complexe regelgebaseerde taken voor websites en applicaties zodat werknemers zich kunnen richten op belangrijkere zaken in plaats van op routinematige dagelijkse taken.

‍

Verschillende soorten RPA

Er zijn drie hoofdtypen automatisering van robotprocessen. Welk type het meest geschikt is voor jouw bedrijf, hangt af van de processen en taken die de IT-oplossing moet uitvoeren:

• Probots worden gebruikt om gegevens en informatie te verwerken
• Knowbots worden ingezet om gegevens te verzamelen en op te slaan
• Chatbots zijn virtuele assistenten die vragen beantwoorden en de klantenservice verbeteren

Meer informatie over chatbots

‍

Wat is een softwarerobot?

Een softwarerobot is een programma ontworpen door een set instructies en commando's, dat gebouwd is om processen te automatiseren. Er zijn verschillende soorten softwarerobots zoals chatbots en virtuele assistenten. Ze kunnen geïnstalleerd worden op een fysieke server, pc of virtuele machine.

Software bots kunnen worden gebruikt voor een eindeloos aantal verschillende taken en ze worden onderverdeeld in twee categorieën:

• Front office bots
  

Dit soort softwarerobots worden gebruikt om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen waarbij menselijke interactie (klantenservice, verkoop, enz.) en beoordeling een rol spelen. Front office bots worden door bedrijven ingezet om activiteiten te stroomlijnen en bepaalde taken over te nemen, zodat werknemers zich kunnen richten op complexere en waardegenererende taken.

Bedrijven die integreren chatbots zijn in staat om vragen van klanten te beantwoorden, klachten op te lossen, bestellingen te volgen en nog veel meer. Ze zijn 24/7 beschikbaar en leren en verbeteren voortdurend dankzij kunstmatige intelligentie.

• Backoffice bots‍

Robotic process automation is ook geweldig om achtergrondprocessen te automatiseren. Backoffice bots zorgen voor taken zoals het overzetten van bestanden, het monitoren van systemen en rapportages. RPA maakt naadloze integratie van frontoffice- en backofficeprocessen mogelijk. Gegevens die worden verzameld tijdens een klanttransactie kunnen bijvoorbeeld automatisch worden toegevoegd aan een rapport en worden gedeeld met verschillende afdelingen binnen de organisatie.

Hoe werkt RPA?

RPA bestaat meestal uit een cognitief automatiseringsplatform (CAP) en een verenigde testbeheeroplossing (UTMS):

• CAP maakt gebruik van verschillende technologieën (machine learning, data mining, natuurlijke taalverwerking, enz.) en kan elk formaat ongestructureerde gegevens verwerken en omzetten in gestructureerde gegevens.
• UTMS wordt mogelijk gemaakt door bots en automatiseert arbeidsintensieve taken om de productiviteit en efficiëntie te verhogen. Het creëert ook de robotscripts die nodig zijn voor de configuratie van de RPA.

Configuraties zijn over het algemeen regelgebaseerd en het opzetten van een RPA kan normaal gesproken binnen een paar weken worden gedaan, afhankelijk van de behoeften van de klant.

15 Voordelen van RPA

1. Kostenbesparing. Door RPA te implementeren kunnen bedrijven alle handmatige of repetitieve taken automatiseren. RPA tools verminderen het aantal FTE's en zorgen ervoor dat werknemers zich kunnen richten op taken met een hogere waarde.
2. Verhoogde productiviteit. Slimme robots kunnen non-stop werken. Ze zijn geprogrammeerd om op de meest efficiënte manier te werken en ze hoeven geen pauzes of vakanties te nemen.
3. Precisie. De robotisering van geautomatiseerde taken stelt je in staat om de marge van menselijke fouten te elimineren. Robots hebben een onbeperkte aandachtsspanne en maken geen fouten. Als een robot een transactie tegenkomt die niet voldoet aan zijn regels of parameters, stuurt hij een melding naar een menselijke medewerker.
4. Schaalbaarheid. De RPA kan worden geschaald op basis van uw behoeften. Als u uw verwerkingscapaciteit wilt vergroten, hoeft u alleen maar een groter aantal robots toe te wijzen. Dit kan eenvoudig worden gedaan zonder hoge kosten.
5. Eenvoud. RPA is voornamelijk een codevrije oplossing, dus je hebt geen programmeerkennis nodig om een bot te configureren.
6. Gegevensanalyse. RPA is ontworpen om grote hoeveelheden gegevens te verwerken en belangrijke KPI-analyses uit te voeren. De gegevens worden gebruikt om het systeem voortdurend te verbeteren en waardevolle inzichten in realtime te genereren.
7. Grotere snelheid en efficiëntie. Robots werken sneller dan mensen en ze zijn 24/7 beschikbaar, 365 dagen per jaar. Ze maken uw bedrijfsprocessen efficiënter.
8. Aanpassingsvermogen en flexibiliteit. U kunt uw RPA-tools aanpassen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf en extra functionaliteiten toevoegen.
9. Veelzijdigheid. RPA kan worden ingezet in verschillende sectoren en markten.
10. Betere naleving van regelgeving. Automatiseringstools bewaken procedures, elimineren fouten en leggen gegevens vast.
11. Betere kwaliteit van de dienstverlening. Robots elimineren menselijke fouten, verbeteren processen en verzamelen en analyseren gegevens, waardoor bedrijven verbeterpunten kunnen vinden om de kwaliteit van hun service te verbeteren.
12. Meer tevredenheid bij uw werknemers. Uw werknemers kunnen zich concentreren op waardevollere en creatievere taken. Ze hoeven geen uren meer te besteden aan repetitieve dagelijkse taken. Dit verhoogt de tevredenheid en productiviteit.
13. Tijdoptimalisatie. Bedrijven kunnen taken en activiteiten sneller uitvoeren en RPA past zich snel aan nieuwe bedrijfsprocessen aan.
14. Niet-invasieve technologie. RPA heeft geen uitgebreide middelen nodig om in meerdere applicaties te integreren. Bestaande IT-systemen hoeven niet te worden vervangen. Het is gemakkelijk aan te passen aan de IT-systemen van de verschillende afdelingen van een bedrijf.
15. Verbeterde klantenservice. Robots zijn 24/7 beschikbaar en kunnen vragen van klanten sneller beantwoorden, wat de kwaliteit van de service en de algemene klanttevredenheid verbetert.

‍

RPA versus traditionele procesautomatiseringsoplossingen

Procesautomatisering is geen nieuwe ontdekking, het bestaat al een tijdje. Tot nu toe investeerden bedrijven echter meestal in ERP-toepassingen (enterprise resource planning) of besteedden ze activiteiten uit om hun activiteiten uit te breiden en hun efficiëntie te verbeteren.

In de afgelopen jaren hebben organisaties hun focus verlegd van traditionele IT-oplossingen naar RPA. Dit is voornamelijk te wijten aan het feit dat traditionele procesautomatiseringstools zware investeringen vereisen, langer geïmplementeerd moeten worden en zich niet aanpassen aan veranderingen.

In tegenstelling tot traditionele oplossingen helpt RPA bedrijven om processen volledig te automatiseren voor een fractie van de middelen (tijd en geld) en kan het in slechts een paar weken worden geïmplementeerd. Bovendien past het zich aan de bestaande infrastructuur en interne systemen aan, zodat bedrijven niet de kosten hoeven te betalen om die elementen te vervangen.

Populaire geautomatiseerde processen voor bedrijven

Financiële diensten

RPA wordt steeds vaker geïmplementeerd in de bancaire en financiële sector om de last van repetitieve taken zoals boekhouding, gegevensinvoer en facturatie te verlichten. RPA helpt bedrijven om belastingen te berekenen, bonnetjes te verwerken en facturen tijdig te betalen. Dit helpt bedrijven hun productiviteit te verhogen, hun foutenmarge te verkleinen en de algehele efficiëntie te verbeteren.

Informatietechnologie

RPA kan in deze sector op verschillende manieren worden ingezet. Het wordt gebruikt om technische problemen op te lossen, technische klantenondersteuning te bieden, back-ups te maken van gegevens, supporttickets te beheren en systeemonderhoud uit te voeren.

Personeelszaken

Personeelsafdelingen moeten grote hoeveelheden gegevens verwerken en beheren en gedetailleerde dossiers bijhouden van elke werknemer in de organisatie. RPA-tools verbeteren de efficiëntie van HR-medewerkers door automatisch uitkeringen te berekenen, documenten op te slaan, urenstaten te controleren, onboarding te beheren en nog veel meer.

Gegevensanalyse

Misschien wel een van de meest waardevolle aspecten van RPA is de mogelijkheid om gegevens te verzamelen en te analyseren. Automatiseringstools kunnen gegevens verzamelen over vrijwel alles, of het nu gaat om problemen, kosten, efficiëntie, productiviteit, enz. Het is een geweldige manier voor bedrijven om verbeterpunten te vinden en hun prestaties te controleren. Gegevens zijn immers essentieel voor strategische besluitvorming.

Inkoop

Inkoopteams besteden doorgaans een groot deel van hun tijd aan het uitvoeren van administratieve taken, en dat is de reden waarom bedrijven geleidelijk RPA integreren. Bedrijven die in RPA investeren, hebben hun activiteiten kunnen stroomlijnen, personeelskosten kunnen verlagen en waarde aan hun service kunnen toevoegen. Het verwerken van facturen en het goedkeuren van aanvragen zijn slechts enkele van de taken die geautomatiseerd kunnen worden met behulp van automatiseringstools.

Naarmate automatisering van robotische processen zich verder ontwikkelt, zullen we zien dat steeds meer bedrijven RPA-oplossingen gaan gebruiken en dat steeds meer taken geautomatiseerd zullen worden. Bedrijven die de voordelen van automatisering vroeg genoeg herkennen, zullen in staat zijn om hun processen te stroomlijnen en een groter marktaandeel te veroveren.

Welke taken kunnen worden geautomatiseerd door RPA?

Hier zijn enkele voorbeelden van taken die kunnen worden uitgevoerd door automatiseringssoftware:

• Gegevens verzamelen, overdragen en invoeren
• Rapporten maken
• Factuurverwerking
• Voorraadbeheer
• Gegevens bijwerken
• Verkooporders beheren en verwerken
• Workflows voor onboarding automatiseren
• Berekening (belastingen, winst, enz.)
• Toegang krijgen tot besturingssystemen, webpagina's en sociale netwerken
• Vragen van klanten oplossen
• Boekhoudkundige afstemming
• Migratie van gegevens
• Formulieren invullen
• Commando's uitvoeren
• Informatie uit verschillende systemen, documenten en bestanden lezen en verwerken

RPA wordt over het algemeen gebruikt om bedrijfsprocessen te automatiseren die repetitief zijn, op regels zijn gebaseerd, foutgevoelig zijn en gegevens bevatten.

‍

3 mythes over RPA

‍

1. Je hebt codeervaardigheden nodig om RPA-tools te gebruiken. Deze bewering is onjuist. Zoals eerder gezegd, is een van de voordelen van RPA software dat het een codevrije oplossing is. Om het te gebruiken hoef je alleen maar te begrijpen hoe het aan de voorkant werkt.

1. Kleine bedrijven kunnen zich geen RPA-software veroorloven. De algemene overtuiging is dat alleen grote bedrijven zich RPA-tools kunnen veroorloven. Veel kleine en middelgrote bedrijven maken echter gebruik van RPA om hun bedrijfsprocessen te automatiseren.
2. RPA is alleen nuttig voor bepaalde bedrijfstakken. Veel mensen denken dat RPA alleen nuttig is voor sectoren zoals de informatietechnologie, die sterk afhankelijk zijn van software. Alle industrieën en sectoren kunnen echter veel tijd en middelen winnen door gebruik te maken van deze technologie. RPA kan worden gebruikt om gegevens bij te werken, facturen te verwerken, facturen te automatiseren... wat veelvoorkomende taken zijn in verschillende sectoren.

‍

Wat is het belang van RPA?

Het komt erop neer dat robots een blijvertje zijn. Bedrijven die deze realiteit begrijpen en gebruik maken van RPA zullen een aanzienlijk concurrentievoordeel kunnen behalen terwijl ze hun winst en efficiëntie verhogen. Robotisering van processen biedt voordelen voor organisaties en bedrijven in alle bedrijfstakken. Afgezien van het feit dat RPA-software eenvoudig te implementeren is, zal het gebruik van RPA-tools u helpen bij het optimaliseren van uw workflow en schaalbaarheid. U zult ook in staat zijn om uw prestaties te monitoren en uw processen te verbeteren dankzij strategische besluitvorming op basis van gegevens.

‍