Wat is RPA in Automatisering?

Hoewel het steeds populairder wordt, is robotische procesautomatisering (RPA) al jaren bezig met het transformeren van bedrijfsprocessen. 

RPA wordt vaak gezien als de perfecte use case voor AI-integratie of chatbots in het bedrijfsleven: het automatiseren van repetitieve, alledaagse taken.

In dit overzicht leggen we de ins en outs van RPA uit, waaronder de soorten RPA, de taken waarvoor RPA het meest geschikt is en hoe je een RPA-oplossing kunt implementeren.

Wat is RPA?

Robotische procesautomatisering (RPA) is een onderdeel van automatisering van bedrijfsprocessen. Het maakt gebruik van softwarerobots of AI-agenten om repetitieve, op logica gebaseerde, mens-computer taken te automatiseren.

Met behulp van een combinatie van automatisering, computervisie en machine learning wordt RPA-software gebruikt om alle op regels gebaseerde taken die op een computer plaatsvinden te automatiseren.

Welke taken kan RPA automatiseren?

RPA is het meest geschikt voor het automatiseren van repetitieve, regelgebaseerde taken waarbij gestructureerde digitale gegevens betrokken zijn. 

Ze kunnen worden geactiveerd door een mens - zoals een medewerker die een RPA opdracht geeft om nieuwe gegevens te categoriseren en op te slaan - of ze kunnen automatisch worden geactiveerd.

Wanneer moet ik RPA gebruiken?

Met de snelle opkomst van AI en aan AI verwante oplossingen kan het moeilijk zijn om te weten welk type oplossing het beste is voor de behoeften van een organisatie. 

Er zijn veel taken die geautomatiseerd kunnen worden met RPA, maar afhankelijk van de complexiteit kan het verstandig zijn om een meer geavanceerde oplossing te kiezen.

Wanneer RPA gebruiken

RPA is het meest geschikt voor het automatiseren van repetitieve taken, het integreren van legacy-systemen, het verwerken van gestructureerde gegevens en elke taak met een hoog volume waarvoor minimale besluitvorming nodig is. 

Deze sterke punten betekenen dat een bedrijf RPA zou moeten gebruiken als het factuurverwerking, recordreconciliatie, het navigeren door een oud mainframe of het verwerken van klantorders wil automatiseren.

Wanneer een andere AI-oplossing gebruiken

Er zijn genoeg taken die RPA niet goed kan uitvoeren, zoals:

• Omgaan met ongestructureerde gegevens
• Gepersonaliseerde interacties
• Voorspellende analyses
• Besluitvorming
• Blijven leren

Dus als een organisatie een AI-oplossing wil gebruiken om e-mails van klanten te categoriseren en automatisch te beantwoorden, is software voor natuurlijke taalverwerking of conversationele AI een geschiktere oplossing.

Als een bedrijf een AI-oplossing wil om trends te voorspellen, moeten ze kiezen voor een machine learning-oplossing. Als ze een oplossing willen die automatisch interactie heeft met klanten, moeten ze kiezen voor een AI-chatbot in plaats van RPA.

RPA-gebruiksgevallen

RPA-software wordt veel gebruikt - het kan worden toegepast op elke repetitieve, op logica gebaseerde digitale taak. RPA is echter een betere investering wanneer er een hoog volume van deze taken moet worden voltooid. 

Hier zijn enkele van de meest voorkomende toepassingen van RPA-oplossingen:

Prijs- en systeembewaking

RPA is ideaal voor het automatiseren van de voortdurende controle van prijzen en systeemprestaties. Bots kunnen prijswijzigingen op verschillende platforms volgen, zodat de prijzen van een bedrijf concurrerend en up-to-date blijven.

Voor systeembewaking kan RPA controleren op prestatieproblemen en waarschuwingen versturen voor gedetecteerde afwijkingen. Dit soort RPA-bots draaien vaak continu op de achtergrond van een software of systeem.

Loonverwerking

Salarissen en andere vormen van organisatorische boekhouding worden vaak regelmatig uitbetaald, waardoor ze een gemakkelijke use case zijn voor RPA.

Gegevensbeheer

De meeste toepassingen van RPA vallen onder de overkoepelende term 'gegevensbeheer'. In verschillende bedrijfstakken omvatten veelvoorkomende RPA-taken op het gebied van gegevensbeheer:

• Gegevensinvoer
• Gegevensextractie
• Validatie van gegevens
• Migratie van gegevens
• Gegevens opschonen
• Databank updates
• Afstemming van gegevens
• Gegevens sorteren en categoriseren

Deze brede taken hebben hun plaats in bijna elke branche of gebruikssituatie - het enige dat verandert, is het type gegevens en hoe deze moeten worden verwerkt.

Orderverwerking

Repetitieve taken zoals orderverwerking - inclusief het verwerken van de verpakking en verzending - zijn perfect geschikt voor RPA. Het vereist een hoge nauwkeurigheid, grote hoeveelheden gegevensinvoer en validatie, en herhaalt hetzelfde proces duizenden keren.

Documentatie 

RPA kan worden gebruikt om de juiste naleving en documentatie te garanderen. 

Een advocatenkantoor dat complexe documenten invult, kan bijvoorbeeld een RPA-oplossing gebruiken om automatisch de juiste informatie in te vullen, de voltooiing en nauwkeurigheid te controleren en ervoor te zorgen dat de uiteindelijke documenten voldoen aan de wettelijke normen.

RPA bots kunnen ook documenten en gegevens archiveren en ophalen zoals gevraagd door menselijke werknemers, of zelfs audit trails creëren om workflows en wijzigingen bij te houden.

Soorten RPA

Onbemande RPA

Onbemande RPA bots werken onafhankelijk, zonder menselijke tussenkomst. In plaats van getriggerd te worden door een mens, kunnen ze volgens schema's werken, getriggerd worden door specifieke gebeurtenissen of 24/7 actief zijn.

Een onbemande RPA-bot kan bijvoorbeeld aan het einde van elke werkdag gegevens batchgewijs verwerken of salarisadministratieprocessen automatiseren.

Bijgewoond RPA

Aanwezige RPA-bots werken naast menselijke gebruikers en worden meestal geactiveerd door de gebruiker zelf. Deze bots assisteren bij taken die menselijke tussenkomst of besluitvorming vereisen.

Een medewerker van de klantenservice kan bijvoorbeeld een RPA-bot gebruiken om tijdens een gesprek klantinformatie op te vragen.

Hybride RPA

Hybride RPA combineert bewaakte en onbeheerde RPA. Hybride RPA bots werken samen met mensen wanneer dat nodig is en werken zelfstandig wanneer dat mogelijk is. 

Deze bots worden gebruikt om een naadloze flow te creëren tussen taken die menselijke input vereisen en taken die volledig geautomatiseerd kunnen worden.

Een hybride RPA-bot kan bijvoorbeeld een medewerker helpen tijdens een gesprek en vervolgens automatisch de rest van de taak verwerken nadat het gesprek is beëindigd.

Intelligente RPA

Intelligente RPA - ook wel intelligente automatisering genoemd - verwijst naar de combinatie van traditionele RPA met kunstmatige intelligentietechnologieën. Deze kunnen natuurlijke taalverwerking, machine learning of computer vision omvatten.

Op zichzelf is RPA ontworpen om strikte regels te volgen en voorspelbare, gestructureerde taken uit te voeren. Het werkt het beste als de stappen repetitief zijn en de gegevens schoon en consistent.

Maar met AI erbij kunnen RPA-bots patronen gaan herkennen, tekst interpreteren en zelfs contextbewuste beslissingen nemen.

Wat zijn de voordelen van RPA?

Net als andere AI-oplossingen groeit RPA snel in populariteit vanwege zijn kosteneffectieve en efficiënte aard. Aangezien repetitieve taken vaak te lijden hebben onder menselijke fouten, kan RPA ook de algehele nauwkeurigheid verbeteren.

Verhoogde productiviteit

RPA bots kunnen repetitieve, tijdrovende taken veel sneller afhandelen dan mensen, waardoor medewerkers zich kunnen richten op meer strategische taken.

Lagere kosten

Het automatiseren van op regels gebaseerde taken verlaagt de arbeidskosten voor organisaties aanzienlijk, vooral wanneer een RPA-systeem wordt opgeschaald of wanneer RPA wordt uitgebreid naar andere bedrijfsprocessen.

Verbeterde nauwkeurigheid 

RPA minimaliseert menselijke fouten in processen zoals gegevensinvoer, berekeningen en documentverwerking, wat leidt tot hogere nauwkeurigheid en minder kostbare fouten.

Ze kunnen ook worden geprogrammeerd om de richtlijnen voor regelgeving en naleving strikt op te volgen, als een bedrijf een strikte documentatie van acties wil garanderen.

Hogere medewerkerstevredenheid

Werknemers zijn meer tevreden op het werk als ze zich kunnen concentreren op boeiende taken in plaats van op alledaagse en repetitieve taken.

Schaalbaar en aanpasbaar 

RPA oplossingen kunnen op- of afgeschaald worden op basis van de bedrijfsbehoeften, en dat alles zonder grote investeringen in infrastructuur of middelen.

En als bedrijfsprocessen of wettelijke vereisten veranderen, hoeven medewerkers niet opnieuw te worden opgeleid - een RPA bot kan snel opnieuw worden geconfigureerd of bijgewerkt om aan de nieuwe normen te voldoen.

RPA voor bedrijven

Enterprise RPA verwijst naar de inzet van RPA op grote schaal binnen een organisatie. Het is ontworpen om te voldoen aan de complexe behoeften van een bedrijf en breidt zich vaak uit over verschillende bedrijfsprocessen. 

Het gaat om de implementatie van RPA-oplossingen die robuust, veilig en schaalbaar zijn en grote hoeveelheden transacties van meerdere afdelingen of functies kunnen verwerken.

Net als enterprise chatbots moet enterprise RPA voldoen aan alle vereisten op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy binnen de jurisdictie en use case. Deze omvatten vaak het gebruik van audit trails en rolgebaseerde toegangscontroles om te voldoen aan intern beleid, industrienormen en wettelijke vereisten.

Hoe RPA in te zetten

RPA bootst de handelingen na die een mens zou uitvoeren bij interactie met digitale systemen. Het volgt een set instructies zodat het gegevens kan verwerken, transacties kan uitvoeren en kan communiceren met andere systemen.

Hier wordt stap voor stap uitgelegd hoe je RPA kunt inzetten:

1. Passende taken identificeren 

De eerste stap bij het implementeren van RPA is het identificeren van de taken die repetitief, regelgebaseerd en tijdrovend zijn. 

Deze taken worden vervolgens in kaart gebracht om inzicht te krijgen in de specifieke stappen die nodig zijn. Dit omvat een gedetailleerde beschrijving van de gegevensinvoer, beslispunten en acties die nodig zijn om het proces te voltooien.

2. Ontwerp en bouw een bot

Zodra de taken in kaart zijn gebracht, ontwerpen ontwikkelaars of bedrijfsanalisten de RPA bot. Dit houdt in dat er scripts of workflows worden gemaakt die de bot precies vertellen wat hij moet doen.

3. De bot inzetten 

Nadat de bot is ontworpen, wordt hij ingezet in de omgeving waar hij zal werken - meestal binnen de bestaande softwaretoepassingen van het bedrijf. De bot interageert met de software zoals een mens dat zou doen, navigeert door interfaces, voert gegevens in en voert opdrachten uit.

4. Bot uitvoering

Wanneer de bot wordt ingezet, begint hij automatisch taken uit te voeren. Hij kan inloggen op applicaties, bestanden verplaatsen, formulieren invullen of gegevens uit documenten halen.

5. Bot monitoring

Zodra de bot operationeel is, kan hij in realtime worden gemonitord via een controledashboard. Dit stelt bedrijven in staat om de prestaties van de bot te volgen, zijn activiteiten te beheren en waar nodig aanpassingen te doen. 

Als er zich een probleem voordoet, zoals een systeemfout of een verandering in het proces, kan de bot opnieuw worden geconfigureerd om zich aan te passen aan de nieuwe omstandigheden.

6. Voortdurende verbetering

RPA is geen 'set-it-and-forget-it' oplossing. Na verloop van tijd, als processen zich ontwikkelen, moeten bots mogelijk worden bijgewerkt om nieuwe taken of wijzigingen in bestaande workflows te verwerken. 

Bovendien vinden bedrijven, naarmate ze meer vertrouwd raken met RPA, vaak nieuwe gebieden waarop automatisering kan worden toegepast, wat leidt tot voortdurende uitbreiding binnen de organisatie.

AI-oplossingen volgende maand implementeren

AI-chatbots worden snel massaal gebruikt door bedrijven - in de klantenservice, interne processen en e-commerce. De bedrijven die te langzaam zijn, zullen de gevolgen voelen van het missen van de AI-golf.

Botpress is een eindeloos uitbreidbaar bot-bouwplatform, gebouwd voor bedrijven. Met onze stack kunnen ontwikkelaars chatbots en AI-agenten met alle mogelijkheden bouwen.

Ons uitgebreide beveiligingspakket zorgt ervoor dat klantgegevens altijd beschermd zijn en volledig worden gecontroleerd door je ontwikkelteam.

Begin vandaag nog met bouwen - het is gratis. 

FAQs

1. Is RPA hetzelfde als AI? Hoe verschillen ze?

RPA (Robotic Process Automation) is niet hetzelfde als AI. RPA automatiseert regelgebaseerde taken door gebruikersacties na te bootsen (zoals klikken of typen), terwijl AI menselijk redeneren simuleert en leert van gegevens om beslissingen te nemen. RPA is deterministisch en volgt scripts; AI is probabilistisch en adaptief.

2. Wat onderscheidt RPA van traditionele automatiseringstools?

Het belangrijkste verschil tussen RPA en traditionele automatisering is dat RPA communiceert met applicaties via de gebruikersinterface (net als een mens), dus het vereist geen complexe integratie op systeemniveau. Traditionele automatisering heeft API-toegang of back-end codering nodig, terwijl RPA sneller kan worden ingezet door muisklikken en toetsaanslagen na te bootsen.

3. Kan RPA worden gebruikt zonder kennis van codering?

Ja, RPA kan worden gebruikt zonder kennis van codering. De meeste moderne RPA-platforms zoals UiPath en Power Automate bieden drag-and-drop, no-code interfaces waarmee zakelijke gebruikers automatiseringen kunnen bouwen via visuele workflows.

4. Wat zijn de risico's of beperkingen van RPA?

RPA heeft beperkingen zoals kwetsbaarheid - bots kunnen kapot gaan wanneer de gebruikersinterface van een applicatie verandert. RPA heeft ook moeite met ongestructureerde gegevens (zoals e-mails of gescande documenten) en kan geen taken aan die een menselijk oordeel vereisen.

5. Hoe kan RPA samenwerken met AI chatbots of spraakassistenten?

RPA kan back-end processen uitvoeren die worden geactiveerd door AI-chatbots of spraakassistenten, zoals het aanmaken van supporttickets of het versturen van facturen. De chatbot beheert de front-end conversatie, terwijl RPA de transactionele taken geruisloos op de achtergrond uitvoert, waardoor een end-to-end automatiseringsoplossing ontstaat.