10 AI e-mail assistenten die je elke week uren zullen besparen

E-mail is niet ieders favoriete vorm van communicatie, maar wel veruit de populairste.

In de afgelopen 2 decennia hebben we heel wat communicatiemiddelen voorbij zien komen, die stuk voor stuk gestroomlijnder, handiger en gebruiksvriendelijker waren dan e-mail.

En toch zal in 2024 een overweldigende 55% van de communicatie met klanten via e-mail plaatsvinden - met afstand de eerste plaats.

Maar met de opkomst van AI-assistenten voor e-mail krijgt e-mail eindelijk de facelift die het nodig heeft.

AI agents, met hun vermogen om geavanceerde redeneringen uit te voeren, bliksemsnelle automatiseringen uit te voeren en mensachtige teksten samen te stellen, maken het eenvoudiger dan ooit om repetitieve workflows te verbeteren.

In dit artikel bespreek ik de manieren waarop AI kan worden gebruikt om e-mailactiviteiten te automatiseren, waarom iedereen AI-agentassistenten voor e-mail zou moeten gebruiken en geef ik je de beste AI-tools voor e-mailassistenten.

Wat is een AI e-mailassistent?

Een AI e-mailassistent is een programma dat gebruik maakt van kunstmatige intelligentie en natuurlijke taalverwerking (NLP) om e-mails samen te vatten, te sorteren, op te stellen en te verzenden met weinig of geen menselijke tussenkomst.

Dit kan in de vorm van een aangepaste e-mailclient, een externe applicatie of in sommige gevallen chatwidgets in e-mailclients die fungeren als gespreksassistenten.

Hoe kan AI worden gebruikt voor e-mailing?

Zoals ik al zei: e-mail - in al zijn glorie en alomtegenwoordigheid - is onhandig.

Ik heb altijd een paar ongelezen e-mails in mijn account, ik onthoud nooit om "alles te beantwoorden" en ik weet niet wat het nut van spamfilters is als ik nog steeds dagelijks phishingmails krijg.

Een AI-assistent - met duizenden tokens aan context om uit te putten en een kennisbank van gevectoriseerde e-mails voor RAG - biedt tal van mogelijkheden om de e-mailervaring te versoepelen.

Gepersonaliseerde e-mails opstellen

AI is geweldig voor het opstellen van e-mails, omdat het je e-mailgeschiedenis kan gebruiken om je toon aan te passen en zichzelf kan informeren met de relevante context.

Het klinkt niet alleen menselijk, het klinkt als jou en weet wat jij weet.

Een AI-assistent voor e-mail is niet alleen ChatGPT- Het heeft toegang tot je oudere e-mails, zodat het je schrijfstijl kan begrijpen. Hij kan ook je inbox bekijken, zodat hij weet hoe hij contactpersonen moet aanspreken op basis van jullie relatie en gespreksgeschiedenis.

Misschien voel je je er niet prettig bij om AI vrij spel te geven bij het verzenden van e-mails, maar een AI e-mailassistent kan je toch helpen door de eerste stap te schrijven voordat jij hem bewerkt en verstuurt.

Het gaat er niet om jou te vervangen - het gaat erom de ruwe randjes van de e-mailervaring glad te strijken.

Beter beheer van inboxen

AI kan ook classificatievaardigheden gebruiken om e-mails te categoriseren op basis van urgentie, onderwerp en het sentiment van de afzender.

Een AI e-mailassistent kan categorieën voorstellen op basis van de inhoud van je inbox en e-mails dienovereenkomstig classificeren. Vervolgens kan hij in de toekomst elke inkomende e-mail taggen volgens de juiste categorie.

Het kan ook de prioriteiten bepalen in een lange lijst van ongelezen e-mails op basis van hun inhoud, tijdstip van bezorging en je e-mailgeschiedenis met de afzender. Je kunt het je ook laten helpen bij het brainstormen over prioriteringsstrategieën op basis van welke contacten of activiteiten tijdgevoeliger zijn.

Voorspellende suggesties

Alles wat ik tot nu toe heb genoemd is responsief, maar het mooie van AI e-mailassistenten is dat ze je meer mogelijkheden geven om proactief te zijn.

AI kan ook een brede blik werpen op je inbox en acties voorstellen:

• "Klant X heeft de neiging om in deze tijd van het jaar te informeren naar Service ABC, misschien kun je ze een bericht sturen en kijken of ze geïnteresseerd zijn."
• "Lead Y vroeg naar een plusplan, maar misschien vallen hun behoeften meer onder een teamplan."

Een e-mailassistent houdt de vinger aan de pols van je inbox, houdt onafgemaakte threads bij en brengt oude conversaties aan het licht.

Dit is een geweldige manier om professionele relaties te verbeteren en taken op te pakken die anders misschien door de mazen van het net waren gevallen.

Marketing

Het automatiseren van je uitgaande berichten is een geweldige manier om AI te gebruiken voor verkoop.

Dit omvat koude e-mails, het opvolgen van leads en het beantwoorden van productvragen.

CRM's zoals Hubspot integreren e-mailtriggers, geautomatiseerde lead-nurturing en aangepaste workflowlogica. Op die manier kun je het genereren en kwalificeren van AI-leads optimaliseren door op strategische momenten zinvolle berichten te versturen.

Als je een kleinere organisatie bent en geavanceerde CRM-functies als overkill aanvoelen, kun je al deze dingen bereiken met aanpasbare AI-agentflows met tools als Botpress.

Klantenservice

AI-klantenservice helpt gebruikers sneller antwoorden van hoge kwaliteit te krijgen.

Dat komt omdat toegang tot e-mailgeschiedenis en aangepaste documenten betekent dat AI toegang heeft tot alle benodigde context die nodig is om informatieve antwoorden te geven.

HubSpot gebruikt 

Het is de moeite waard om op te merken dat complexe kwesties het beste aan live agents kunnen worden overgelaten, dus AI moet bepalen of het gekwalificeerd is om bepaalde vragen te beantwoorden. Gelukkig bevatten de meeste grote e-mail automatiseringstools dit.

CRM's gebruiken intentieherkenning met duidelijke taalvragen om triviale vragen te filteren van complexere vragen.

Wat zijn de voordelen van AI voor e-mail?

De automatiseringskracht die AI biedt is efficiënt en effectief, zonder twijfel - AI-assistenten kunnen helpen om taken sneller en beter uit te voeren.

Bovendien blijkt uit onderzoek dat conversatie-interfaces de cognitieve belasting verminderen. Dat betekent dat het je helpt sneller en slimmer te werken, maar uiteindelijk ook de vermoeidheid vermindert die je krijgt van het sorteren, lezen en verzenden van e-mails.

Verhoogde productiviteit

Het overslaan van e-mailtaken - zoals sorteren, prioriteiten stellen en samenstellen - bespaart uren tijd en veel energie.

Dit geldt ongeacht of je de AI-assistent achter de schermen e-mails laat sorteren, schrijven en versturen, of dat je kiest voor een zeer helikopter, human-in-the-loop benadering. Zelfs als jij degene bent die elke e-mail schrijft en verstuurt, is de mogelijkheid om ideeën door te geven aan een assistent als een klankbord de medemotivatie die de analyseverlamming van een onoverzichtelijke inbox voorkomt.

Meer tevreden klanten

Een bot die je eraan herinnert wat je moet doen, vermindert de menselijke fouten die gepaard gaan met een hoge cognitieve belasting.

Dus, dingen zoals vergeten te reageren, kleine operationele fouten en gewoon te burn-out zijn om hartelijkheid te tonen - die kunnen allemaal worden beteugeld door een bot de kleine dingen te laten regelen.

Geautomatiseerde klantenservice helpt ook om gebruikers sneller te antwoorden zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de service.

Grotere toegankelijkheid

Over het onderwerp cognitieve belasting: navigeren door complexe interfaces, zoals e-mail vaak is, kan een veeleisende taak zijn en ontoegankelijk voor minder technisch onderlegde gebruikers.

Dat gezegd hebbende, e-mail is nog steeds noodzakelijk.

Gespreksinterfaces zijn intuïtiever voor beginnende gebruikers, waardoor ze toegang krijgen tot geavanceerdere functies van e-mailclients.

De opkomst van spraakgestuurde AI-assistenten maakt e-mailcommunicatie toegankelijker voor mensen met een visuele beperking en mensen met verschillende lees- en taalbehoeften.

Wat zijn de beste AI-programma's voor e-mailassistenten?

Omdat e-mail centraal staat in het bedrijfsleven, zijn er heel veel verschillende tools, allemaal geschikt voor verschillende specifieke gebruikssituaties. 

1. Botpress

Geschikt voor: Zeer aanpasbare workflows in een conversatie-interface die werkt op verschillende platforms

Botpress is het alles-in-één AI-agent bouwplatform. Workflows kunnen variëren van een eenvoudige conversatietool tot oneindig complexe samenvoegingen van externe tools, implementatiekanalen en referentiedocumenten.

Het platform heeft een drag-and-drop builder, native RAG-functionaliteit en een gemeenschappelijke implementatie voor alle belangrijke kanalen, zoals WhatsApp, Messenger en het web.

Integraties voor Gmail, HubSpot en Google Calendars, om er maar een paar te noemen, zorgen ervoor dat e-mailautomatisering verder gaat dan je postvak IN.

Het platform is oneindig aanpasbaar en de moeilijkheid om het te implementeren is een functie van de complexiteit van je use case.

Dat maakt het een geweldige optie om het water uit te proberen. Het pay-as-you-go prijsmodel maakt het de perfecte oplossing voor degenen die hun voeten erin willen dompelen zonder te betalen voor uitgebreide functies die je nog niet klaar bent om te gebruiken.

Belangrijkste kenmerken:

• Bouw met slepen en neerzetten
• Automatische implementatie op externe kanalen zoals web, sms, 
• API om conversaties of flows (webhooks) aan te roepen vanuit externe applicaties
• Onboarding flow helpt je om in enkele minuten een eerste agent aan te maken.
• Autonoom knooppunt voor gesprekken, oproepen van hulpmiddelen en besluitvorming

2. SaneBox

Geschikt voor: Gebruikers die op zoek zijn naar een standaard e-mailopruiming en eenvoudige integratie.

SaneBox is een AI-ondersteunde e-mailbeheerdienst die e-mailinboxen opschoont en sorteert.

Het heeft een bijzonder geavanceerd prioriteringssysteem, met functies voor brede categorisatie, wachten-voor-later, screening van onbekende afzenders, spamfiltering en het redden van e-mails die ten onrechte als spam zijn gecategoriseerd.

Het heeft een groot aantal functies, maar weinig aanpasbaarheid.

Dat betekent dat ze al functies voor e-mailautomatisering hebben: inboxen ordenen, meldingen geven over e-mails zonder antwoord en herinneringen voor ongelezen e-mails.

Dit is geweldig, want je gewenste functie is waarschijnlijk al geïmplementeerd. Maar zonder de mogelijkheid om aan te passen, kan de keuze aan functies opgeblazen aanvoelen.

Bijvoorbeeld, de wacht-voor-later(SaneLater) en Customer Snooze functies lijken misschien iteraties op een soortgelijke functionaliteit. Hetzelfde geldt voor NotSpam en SaneScreener.

Een dergelijke overlap maakt het moeilijk om te kiezen tussen functies, vooral met prijsplannen die het aantal functies dat je kunt gebruiken beperken.

Dat gezegd hebbende, het is een van de gemakkelijkste tools om te integreren met vrijwel elke e-mailprovider.

Belangrijkste kenmerken:

• Deep Clean: e-mails filteren en categoriseren in de geschiedenis van je inbox
• SaneBox Digest: samenvatting van je dagelijkse e-mails in nieuwsbriefformaat
• Cloudopslag voor grote bijlagen.
• SaneBlackHole: Automatisch afmelden van "vervelende" afzenders

3. Bovenmenselijk

Geschikt voor: Gebruikers die willen organiseren op basis van sjablonen en het niet erg vinden om over te stappen op een nieuwe e-mailclient.

Superhuman is een AI-native e-mail app.

Dat betekent dat, in tegenstelling tot browserextensies en externe assistenten, de AI-functionaliteit niet afhankelijk is van de betrouwbaarheid van de API van je e-mailclient.

Dat is een pluspunt of een minpunt, afhankelijk van je voorkeuren - je zult misschien niet zo graag van e-mailprogramma wisselen.

Dit voegt een omhulsel toe aan je e-mailaccount waarmee je e-mailbewerkingen kunt automatiseren of een chatbot kunt vragen naar de inhoud.
Een opvallende functie is de Split Inbox Library-functie, die kant-en-klare sjablonen biedt voor het labelen van e-mails, afhankelijk van je rol, bedrijf of behoeften.

Bovenop hun AI-functies is er een reeks functies bedoeld voor het automatiseren van e-mailproductiviteit: uitschrijven, herinneringen en het citeren van fragmenten uit lange e-mails, om er een paar te noemen.

Zoals je je kunt voorstellen integreert Superhuman, omdat het een app is en geen flow-building platform, niet direct met tools van derden of aangepaste workflows.

Belangrijkste kenmerken:

• Stem en toon overeenstemmen
• Vraag AI
• Inboxbibliotheek splitsen
• Instantgebeurtenis: automatisch gebeurtenissen aanmaken

4. Copiloot in Outlook

Geschikt voor: Outlooks-gebruikers die een conversatie-assistent willen.

Copilot is het vlaggenschip van Microsofts AI-tool. Het wordt voornamelijk gebruikt in code-editors, die je helpen bij het bewerken van en vragen stellen over codebases met behulp van AI. Nu is die functionaliteit uitgebreid naar e-mail.

Copilot integreert rechtstreeks in Outlook en fungeert als een chatwidget die snel vragen over je inbox kan beantwoorden, e-mails kan opstellen en verzenden, je inbox kan sorteren en acties kan voorstellen op basis van je geschiedenis.

Wat integratie betreft, is dit de beste (op voorwaarde dat je een Outlook-gebruiker bent), omdat de plugin al in de client is ingebouwd.

Uiteraard is dit beperkt tot Outlook-gebruikers.

Het is ook geen volwaardige agent builder; je kunt geen workflows bouwen en er is beperkte integratie met tools van derden. Maar voor eenvoudige integratie en conversational inbox management is het een solide tool.

Belangrijkste kenmerken:

• Samenvatting
• Chat
• Voorgestelde acties
• Planning van afspraken

5. Gemini voor Gmail

Geschikt voor: Gmail die een conversatie-assistent willen.

Dit is het antwoord van Google op de Copilot-functie van Microsoft. Het heeft dezelfde algemene functies: threads samenvatten, zoeken en e-mails opstellen, allemaal in een chat-interface.

Gemini kan echter niet filteren, labelen of prioriteiten stellen. Het enige wat het doet op het gebied van organiseren is ongewenste e-mails archiveren of verwijderen.

Het integreert naadloos met Google Search, wat helpt bij het opstellen van e-mails met behulp van online bronnen, of zelfs bij het achterhalen van e-mailadressen van mensen of bedrijven.

Ik neem aan dat dit bedoeld is als aanvulling op de ingebouwde machine learning-mogelijkheden van Gmail, zoals spamfiltering en autoaanvullen, maar vergeleken met de hierboven genoemde tools lijkt het een beetje glansloos.

Het kan ook afbeeldingen genereren, wat dat ook waard is.

Belangrijkste kenmerken:

• Integratie met Gmail
• Google Zoeken

6. Missive

Geschikt voor: Teams die willen samenwerken aan workflow-geautomatiseerde e-mailaccounts 

Een applaus voor ons mede-AI-bedrijf uit Quebec.

Missive is een app die de communicatie tussen teams vergemakkelijkt, waarbij gebruikers conversaties kunnen toewijzen aan specifieke leden terwijl ze op de hoogte blijven als dat nodig is.

Wat het een plaats op deze lijst oplevert, is het pakket AI-tools. 

Het heeft de basis: samenvatten, opstellen, maar ook de mogelijkheid om aangepaste workflows te maken met behulp van duidelijke taalprompts. Dit kan worden gebruikt voor automatische antwoorden, om e-mails toe te wijzen op basis van de afzender of het onderwerp, of om belangrijke informatie zoals vervaldatums te extrapoleren.

Ze hebben meer dan 25 integraties met populaire platforms - de gebruikelijke verdachten: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Samen met de aangepaste workflows kun je complexe automatiseringen maken voor alle tools van je team.

Belangrijkste kenmerken:

• AI-automatiseringen
• Integraties met meer dan 25 apps, plus aangepaste integraties
• Aangepaste promptsjablonen voor AI-tekenen
• Slimme taakattributen.

7. Fyxer.ai

Geschikt voor: Postvak IN en agenda sorteren met weinig tot geen gebruik.

Fixer wordt een AI executive assistant genoemd. Het voert alle handelingen uit van een e-mailassistent en net als een executive is het erg eigenwijs.

Er worden automatisch 8 categorieën aangemaakt voor het labelen van e-mails. Deze zijn gebaseerd op prioriteit, wat jou (en Fyxer) een stappenplan geeft welke je in welke volgorde moet beantwoorden.

Het stelt automatisch antwoorden op je belangrijkste e-mails op en het is aan jou om deze te bewerken en de trekker over te halen.

Wat die automatische antwoorden betreft, het heeft toegang tot je agenda en kan gebeurtenissen aanmaken en delen op momenten dat je beschikbaar bent.

Als aanvulling hierop heeft Fyxer een vergaderplatform dat notities maakt van vergaderingen en transcripties opslaat, die je kunt doorzoeken in een AI-chatbotinterface.

Het integreert met Gmail en Outlook en lijkt eerlijk gezegd een geweldige tool als je niet op zoek bent naar aangepaste workflows of integraties (naast de genoemde).

8. Lindy

Het meest geschikt voor: Automatiseringen voor verschillende platforms

Lindy is een no-code AI-agentbouwplatform met kant-en-klare tools voor een aantal taken, waaronder e-mailautomatisering.

Zoals alle algemene agenttools maakt het verbinding met je e-mail via integraties en ondersteunt het integraties met verkoop-, marketing- en productiviteitsplatforms. Bronnen variëren, maar sommige beweren dat het meer dan 5000 integraties heeft.

In elk geval sluit het naadloos aan op alle grote e-mailclients.

Met de vooraf ingebouwde tools voor e-mailautomatisering is het eenvoudig om stromen in te stellen voor e-mailtriage (AI-gebaseerde filtering), het opstellen van e-mails en het plannen van e-mails.

Een bijzonder handige tool is de mogelijkheid om achtergrondonderzoek uit te voeren naar afzenders. Dit helpt je bij het verzamelen van de informatie die je nodig hebt om antwoorden op te stellen of leads te kwalificeren.

Door de overvloed aan integraties kun je documenten in bijvoorbeeld Google Docs bijwerken met transcripties van videoconferenties en je agent toegang geven tot deze transcripties om een e-mail op te stellen.

Het valt me op dat er weinig wordt gezegd over het organiseren of opruimen van je inbox. Ik weet zeker dat dat mogelijk is - het is een uitgebreide tool. Maar mijn ervaring is dat no-code platforms vrij moeilijk kunnen zijn om aan te passen buiten hun voorgedefinieerde sjablonen.

Belangrijkste kenmerken:

• Veel integraties
• Achtergrondonderzoek naar afzenders
• Regels in gewone taal voor e-mail triage
• Transcripties van vergaderingen

‍9. MailMaestro

Geschikt voor: Outlooks-gebruikers die op zoek zijn naar een eenvoudige installatie en doorzoekbare transcripties van vergaderingen.

Op het moment dat ik dit schrijf, heeft MaestroLabs onlangs Flowrite overgenomen en AI-mogelijkheden geïntegreerd in hun e-mail-AI-assistent: MailMaestro.

MailMaestro maakt verbinding met Outlook en Gmail en implementeert tools voor het opstellen, beheren en samenvatten van e-mails. Het integreert ook met je agenda om tijden voor te stellen en afspraken te plannen.

Hun e-mailbeheerfunctie sorteert e-mails en bijlagen en markeert ze op prioriteit (belangrijk, snooze, archief). Inkomende e-mails kunnen op dezelfde manier worden gecategoriseerd met hun e-mail triage tool.

Als je een Outlook-gebruiker bent, kun je TeamsMaestro gebruiken, de AI-notitiemaker die geïntegreerd is in Microsoft Teams. Het transcribeert en slaat de transcripties van vergaderingen op in de app, zodat je ze kunt doorzoeken en, zeg het met me: gebruiken als context voor AI-gestuurde e-mails.

Belangrijkste kenmerken:

• Planning van afspraken
• Beheer van e-mails
• Triage van e-mails
• AI-notitiemaker voor Outlook-gebruikers

10. CleanEmail

Het meest geschikt voor: Gebruikers die op zoek zijn naar lichte aanpasbaarheid met een gebruiksvriendelijke mobiele interface.

CleanEmail is een app die integreert met alle grote providers(inclusief Hotmail, lol) met sjablonen voor inboxbeheer en het opstellen van e-mails.

Ze beschikken over de basistools van een e-mailclient: opschonen, aangepaste filters (inclusief AI-verbeterd spam filteren) en e-mails opstellen. Filters zijn eenvoudig aan te maken - ze gebruiken instructies in gewone taal en vervolgkeuzemenu's in een intuïtieve gebruikersinterface.

Hun mobiele app is ook strak en eenvoudig te gebruiken.

Zoals met alle op eenvoud gerichte assistenten, is dit niet de app voor complexe aanpasbare flows of integraties met derden. Het bevat ook niet de optie om te chatten met je inbox.

Belangrijkste kenmerken:

• Mobiele app
• Filters in gewone taal

E-mails automatiseren met AI

U kunt uren per week besparen door het sorteren, opstellen en bijwerken van e-mails uit handen te geven.

Botpress' eenvoudige drag-and-drop visuele editor, interne LLM tool-calling engine, en suite van integraties maakt het gemakkelijk om eenvoudig te beginnen en op te schalen. Je assistent kan van alles zijn, van inboxbeheer tot een goed geoliede marketing- of leadgeneratiepijplijn.

Begin vandaag nog met bouwen. Het is gratis.