- Gli assistenti di posta elettronica sfruttano l'intelligenza artificiale per aiutare gli utenti a gestire le caselle di posta elettronica, a recuperare la cronologia delle conversazioni e a redigere le email.
- Gli assistenti AI per le e-mail offrono agli utenti una riduzione del carico cognitivo e uno snellimento di attività come il marketing e l'assistenza clienti.
- A seconda del caso d'uso, esistono assistenti AI a vari livelli di prezzo, disponibili come client stand-alone, applicazioni esterne e assistenti integrati.
L'e-mail non è la forma di comunicazione preferita da tutti, ma è di gran lunga la più diffusa.
Negli ultimi vent'anni abbiamo assistito alla nascita di diversi strumenti di comunicazione, ognuno dei quali era più elegante, comodo e facile da usare rispetto all'e-mail.
Eppure, nel 2024, lo schiacciante 55% delle comunicazioni con i clienti avverrà tramite e-mail, un risultato di gran lunga superiore al primo posto.
Ma con l'ascesa degli assistenti AI per le e-mail, queste ultime stanno finalmente ricevendo il lifting di cui hanno bisogno.
Gli agenti AI, con la loro capacità di eseguire ragionamenti sofisticati, automazioni fulminee e comporre testi simili a quelli umani, stanno rendendo più facile che mai migliorare i flussi di lavoro ripetitivi.
In questo articolo parlerò dei modi in cui l'IA può essere utilizzata per automatizzare le operazioni di posta elettronica, del perché tutti dovrebbero utilizzare gli assistenti di IA per le e-mail e dei migliori strumenti di assistente di IA per le e-mail.
Che cos'è un assistente e-mail AI?
Un assistente e-mail AI è un programma che utilizza l'intelligenza artificiale e l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per riassumere, ordinare, redigere e inviare e-mail con un intervento umano minimo o nullo.
Può assumere la forma di un client di posta elettronica personalizzato, di un'applicazione esterna o, in alcuni casi, di widget di chat integrati nei client di posta elettronica che fungono da assistenti alla conversazione.
Come si può utilizzare l'intelligenza artificiale per l'invio di e-mail?
Come ho già detto, la posta elettronica, per quanto sia gloriosa e diffusa, è un mezzo complicato.
Ho sempre un paio di messaggi non letti sepolti nei recessi del mio account, non mi ricordo mai di "rispondere a tutti" e non sono sicuro dello scopo dei filtri antispam se continuo a ricevere email di phishing ogni giorno.
Un assistente AI, con migliaia di token di contesto da cui attingere e una base di conoscenze di email vettoriali per il RAG, offre molte opportunità per migliorare l'esperienza di invio delle email.
Redazione di e-mail personalizzate
L'intelligenza artificiale è ottima per la stesura delle e-mail perché può sfruttare la cronologia delle e-mail per adeguarsi al tono dell'utente e informarsi sul contesto pertinente.
Non solo ha un suono umano, ma sembra proprio te e sa quello che sai tu.
Un assistente AI per le e-mail non è solo ChatGPT- ha accesso alle vostre e-mail più vecchie, in modo da poter capire il vostro stile di scrittura. Può anche esaminare la vostra casella di posta, in modo da sapere come rivolgersi ai contatti in base alle vostre relazioni e alla cronologia delle conversazioni.
Potreste non sentirvi a vostro agio nel dare all'intelligenza artificiale il libero accesso all'invio di e-mail, ma un assistente e-mail AI può comunque aiutarvi scrivendo il primo passaggio prima che voi lo modifichiate e lo inviiate.
Non si tratta di sostituirvi, ma di smussare le asperità dell'esperienza e-mail.
Migliore gestione della posta in arrivo
L'intelligenza artificiale può anche sfruttare le capacità di classificazione per classificare le e-mail in base all'urgenza, all'argomento e al sentimento del mittente.
Un assistente e-mail AI può suggerire categorie in base al contenuto della casella di posta e classificare le e-mail di conseguenza. Quindi, in futuro, può etichettare ogni e-mail in arrivo in base alla categoria appropriata.
Può anche determinare le priorità in un lungo elenco di e-mail non lette in base al loro contenuto, all'ora di consegna e alla cronologia delle e-mail con il mittente. In alternativa, può aiutarvi a elaborare strategie di prioritizzazione basate su quali contatti o operazioni sono più sensibili al tempo.
Suggerimenti predittivi
Tutto ciò che ho menzionato finora è reattivo, ma il bello degli assistenti AI per le e-mail è che offrono maggiori opportunità di essere proattivi.
L'intelligenza artificiale può anche dare un'occhiata generale alla casella di posta elettronica e suggerire azioni:
- "Ilcliente X tende a chiedere informazioni sul servizio ABC in questo periodo dell'anno, forse potete inviargli un messaggio e vedere se è interessato".
- "Il leader Y chiedeva un piano plus, ma forse le sue esigenze sembrano rientrare maggiormente in un piano di squadra".
Un assistente di posta elettronica tiene sotto controllo la vostra casella di posta, tenendo traccia delle discussioni non concluse e riportando alla luce vecchie conversazioni.
Questo è un ottimo modo per migliorare le relazioni professionali e per svolgere compiti che altrimenti sarebbero stati trascurati.
Marketing
L'automazione dei messaggi in uscita è un ottimo modo per utilizzare l 'intelligenza artificiale per le vendite.
Ciò include l'invio di e-mail a freddo, il follow-up dei contatti e la risposta alle richieste di informazioni sui prodotti.
I CRM come Hubspot integrano trigger di e-mail, lead nurturing automatizzato e logica di workflow personalizzata. In questo modo, è possibile ottimizzare la generazione e la qualificazione dei lead AI inviando messaggi significativi a intervalli strategici.
Se siete un'azienda più piccola e le funzioni avanzate del CRM vi sembrano eccessive, tutte queste cose possono essere ottenute con flussi di agenti AI personalizzabili utilizzando strumenti come Botpress.
Assistenza clienti
Il servizio clienti AI sta aiutando gli utenti a ottenere più velocemente risposte di alta qualità.
Questo perché la possibilità di accedere alla cronologia delle e-mail e ai documenti personalizzati significa che l'intelligenza artificiale ha accesso a tutto il contesto necessario per fornire risposte informative.
HubSpot utilizza
Vale la pena notare che le questioni complesse sono meglio lasciate agli agenti in carne e ossa, quindi l'intelligenza artificiale deve stabilire se è qualificata o meno per rispondere a determinate domande. Fortunatamente, la maggior parte dei principali strumenti di automazione delle e-mail include questa funzione.
I CRM utilizzano il riconoscimento delle intenzioni con richieste in linguaggio semplice per filtrare le richieste banali da quelle più complesse.
Quali sono i vantaggi dell'intelligenza artificiale per le e-mail?
Il potere di automazione che l'intelligenza artificiale offre è efficiente ed efficace, senza dubbio: gli assistenti AI possono aiutare a svolgere le attività in modo più rapido e migliore.
Inoltre, secondo alcuni studi, le interfacce conversazionali riducono il carico cognitivo. Ciò significa che vi aiuteranno a lavorare più velocemente e in modo più intelligente, ma in ultima analisi ridurranno la fatica che si prova a smistare, leggere e inviare le e-mail.
Aumento della produttività
Scaricare le attività di posta elettronica, come l'ordinamento, la definizione delle priorità e la composizione, fa risparmiare ore di tempo e un sacco di energia.
Questo vale sia che abbiate un assistente AI che smista, scrive e invia le e-mail dietro le quinte, sia che optiate per un approccio molto elicotteristico e umano. Anche se siete voi a scrivere e inviare ogni e-mail, la possibilità di far rimbalzare le idee a un assistente come se fosse una cassa di risonanza è la co-motivazione che evita la paralisi da analisi delle caselle di posta ingombrate.
Clienti più soddisfatti
Il fatto che un bot vi ricordi quello che dovete fare riduce l'errore umano associato all'elevato carico cognitivo.
Quindi, cose come la dimenticanza di rispondere, piccoli errori operativi e il fatto di essere troppo stanchi per mostrare cordialità: tutto ciò può essere arginato facendo in modo che un bot si occupi di queste cose.
L'assistenza clienti automatizzata consente inoltre di rispondere più rapidamente agli utenti senza sacrificare la qualità del servizio.
Maggiore accessibilità
Per quanto riguarda il carico cognitivo, la navigazione in interfacce complesse, come spesso è la posta elettronica, può essere un compito impegnativo e inaccessibile per gli utenti meno esperti.
Detto questo, la posta elettronica è ancora una necessità.
Le interfacce conversazionali sono più intuitive per gli utenti inesperti e consentono loro di accedere alle funzioni più avanzate dei client di posta elettronica.
L'ascesa degli assistenti AI a comando vocale rende la comunicazione via e-mail più accessibile alle persone con disabilità visive e a quelle con esigenze linguistiche o di alfabetizzazione diverse.
Quali sono i migliori strumenti di assistente e-mail AI?
Poiché l'e-mail è il cuore del business, esistono molti strumenti diversi, tutti adatti a casi d'uso particolari.
1. Botpress
Ideale per: Flussi di lavoro altamente personalizzabili in un'interfaccia conversazionale che funziona su tutte le piattaforme
Botpress è la piattaforma di costruzione di agenti AI tutto in uno. I flussi di lavoro possono spaziare da un semplice strumento di conversazione ad amalgami infinitamente complessi di strumenti esterni, canali di distribuzione e documenti di riferimento.
La piattaforma dispone di un costruttore drag-and-drop, di funzionalità RAG native e di una distribuzione comune su tutti i principali canali, come WhatsApp, Messenger e web.
Le integrazioni con Gmail, HubSpot e Google Calendars, solo per citarne alcune, permettono di estendere l'automazione delle e-mail oltre la casella di posta.
La piattaforma è infinitamente personalizzabile e la difficoltà di implementazione è funzione della complessità del caso d'uso.
Questo lo rende un'ottima opzione per testare le acque. Il modello di prezzo pay-as-you-go lo rende la soluzione perfetta per chi vuole immergersi senza pagare per funzionalità estese che non si è pronti a utilizzare.
Caratteristiche principali:
- Costruttore drag and drop
- Distribuzione automatica su canali esterni come web e SMS,
- API per chiamare conversazioni o flussi (webhook) da applicazioni esterne
- Il flusso di onboarding vi aiuta a creare un agente iniziale in pochi minuti.
- Nodo autonomo per conversare, chiamare gli strumenti e prendere decisioni.
2. SaneBox
Ideale per: Utenti che cercano una pulizia standard delle e-mail e una facile integrazione.
SaneBox è un servizio di gestione della posta elettronica alimentato dall'intelligenza artificiale che pulisce e ordina le caselle di posta elettronica.
Ha un sistema di prioritizzazione particolarmente sofisticato, con funzioni di categorizzazione ampia, di attesa, di selezione di mittenti sconosciuti, di filtraggio dello spam e di salvataggio delle e-mail erroneamente classificate come spam.
Ha un'ampia gamma di funzioni, ma una scarsa personalizzazione.
Ciò significa che sono disponibili funzioni preconfezionate per l'automazione delle e-mail: organizzazione delle caselle di posta, notifica delle e-mail senza risposta e promemoria per le e-mail non lette.
Questo è ottimo, perché la funzione desiderata è probabilmente già implementata. Ma senza la possibilità di personalizzazione, la scelta delle funzionalità può risultare eccessiva.
Ad esempio, le funzioni di attesa per la scadenza(SaneLater) e Customer Snooze possono sembrare iterazioni di una funzionalità simile. Lo stesso vale per NotSpam e SaneScreener.
Una sovrapposizione di questo tipo rende difficile la scelta tra le funzioni, soprattutto con piani tariffari che limitano il numero di funzioni utilizzabili.
Detto questo, essendo uno strumento incentrato sulle e-mail, è tra i più facili da integrare con qualsiasi provider di posta elettronica.
Caratteristiche principali:
- Pulizia profonda: filtraggio e categorizzazione delle e-mail nella cronologia della posta in arrivo
- SaneBox Digest: riepilogo delle email giornaliere in formato newsletter
- Archiviazione in cloud per gli allegati di grandi dimensioni.
- SaneBlackHole: Annullamento automatico dell'iscrizione ai mittenti "fastidiosi
3. Superumano
Ideale per: Gli utenti che vogliono organizzarsi in base a modelli e non hanno problemi a passare a un nuovo client di posta elettronica.
Superhuman è un'app per la posta elettronica basata sull'intelligenza artificiale.
Ciò significa che, a differenza delle estensioni del browser e degli assistenti esterni, la funzionalità AI non dipende dalla fedeltà delle API del client di posta elettronica.
Questo è un vantaggio o uno svantaggio, a seconda delle vostre preferenze: potreste non essere così entusiasti di cambiare il vostro attuale client di posta elettronica.
Aggiunge un wrapper all'account di posta elettronica che consente di automatizzare le operazioni di posta elettronica o di chiedere a un chatbot informazioni sul suo contenuto.
Una caratteristica di spicco è la funzione Split Inbox Library, che offre modelli predefiniti per etichettare le e-mail a seconda del ruolo, dell'azienda o delle esigenze.
Oltre alle caratteristiche dell'intelligenza artificiale, è disponibile una suite di funzioni per automatizzare la produttività delle e-mail: cancellazione delle iscrizioni, promemoria e citazione di frammenti di e-mail lunghe, per citarne alcune.
Come si può immaginare, essendo un'app e non una piattaforma di creazione di flussi, Superhuman non si integra in modo nativo con strumenti di terze parti o flussi di lavoro personalizzati.
Caratteristiche principali:
- Corrispondenza tra voce e tono
- Chiedi all'intelligenza artificiale
- Dividere la libreria della posta in arrivo
- Evento istantaneo: creazione automatica di eventi
4. Copilot in Outlook
Ideale per: Utenti di Outlooks che desiderano un assistente di conversazione.
Copilot è lo strumento AI di punta di Microsoft. È stato utilizzato soprattutto negli editor di codice, aiutando l'utente a modificare e chiedere informazioni sulle basi di codice utilizzando l'intelligenza artificiale. Ora questa funzionalità è stata estesa alle e-mail.
Copilot si integra direttamente in Outlook e agisce come un widget di chat in grado di rispondere rapidamente a domande sulla posta in arrivo, di redigere e inviare e-mail, di ordinare la posta in arrivo e di suggerire azioni in base alla cronologia.
Per quanto riguarda l'integrazione, questa è la migliore (a patto che siate utenti di Outlook), poiché il plugin è già integrato nel client.
Ovviamente, questo è limitato agli utenti di Outlook.
Inoltre, non è un costruttore di agenti completo; non è possibile creare flussi di lavoro e l'integrazione con strumenti di terze parti è limitata. Ma per una semplice integrazione e per la gestione della casella di posta conversazionale, è uno strumento solido.
Caratteristiche principali:
- Riassunto
- Interfaccia di Chat
- Azioni suggerite
- Programmazione degli appuntamenti
5. Gemelli per Gmail
Ideale per: Gli utenti di Gmail che desiderano un assistente di conversazione.
È la risposta di Google alla funzione Copilot di Microsoft. Vanta le stesse caratteristiche generali: riepilogo delle discussioni, ricerca e stesura di e-mail, il tutto in un'interfaccia di chat.
Detto questo, Gemini non si occupa di filtrare, etichettare o assegnare priorità. Il massimo che può fare in termini di organizzazione è archiviare o eliminare le e-mail indesiderate.
Si integra perfettamente con la ricerca di Google, che aiuta a redigere le e-mail con l'aiuto di risorse online, o anche a individuare gli indirizzi e-mail di persone o aziende.
Suppongo che questo sia destinato a integrare le funzionalità di apprendimento automatico integrate in Gmail, come il filtro antispam e il completamento automatico, ma rispetto agli strumenti citati in precedenza, sembra un po' poco.
Può anche generare immagini, per quanto possa valere.
Caratteristiche principali:
- Integrazione nativa con Gmail
- Ricerca su Google
6. Messaggio
Ideale per: Team che desiderano collaborare su account di posta elettronica automatizzati per il flusso di lavoro
Un saluto alla nostra azienda di AI con sede in Quebec.
Missive è un'applicazione che facilita la comunicazione tra i team, consentendo agli utenti di assegnare le conversazioni a membri specifici e di rimanere collegati in caso di necessità.
La suite di strumenti per l'intelligenza artificiale gli vale un posto in questo elenco.
Dispone delle funzioni di base: riepilogo, redazione, ma anche della possibilità di creare flussi di lavoro personalizzati utilizzando prompt in linguaggio semplice. Questo può essere utilizzato per le risposte automatiche, per assegnare le e-mail in base al mittente o all'argomento, o per estrapolare informazioni importanti come le date di scadenza.
Dispone di oltre 25 integrazioni tra le piattaforme più diffuse, le solite sospette: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Insieme ai flussi di lavoro personalizzati, è possibile creare automazioni complesse tra gli strumenti del team.
Caratteristiche principali:
- Automazioni AI
- Integrazioni con oltre 25 app, più integrazioni personalizzate
- Modelli di prompt personalizzati per la stesura dell'AI
- Attributi dei compiti intelligenti.
7. Fyxer.ai
Ideale per: Smistamento della posta in arrivo e del calendario con poca o nessuna adozione.
Fixer è un assistente esecutivo AI. Esegue tutte le operazioni di un assistente e-mail e, come un dirigente, è molto esigente.
Crea automaticamente 8 categorie per etichettare le e-mail. Queste sono basate sulla priorità, il che fornisce a voi (e a Fyxer) una tabella di marcia per sapere a quali e-mail rispondere in quale ordine.
Il sistema crea automaticamente le bozze di risposta alle e-mail più importanti e spetta all'utente modificarle di conseguenza e premere il grilletto.
Per quanto riguarda le risposte automatiche, ha accesso al vostro calendario e può creare e condividere eventi nei momenti in cui siete disponibili.
A complemento di ciò, Fyxer dispone di una piattaforma per le riunioni che prende appunti e memorizza le trascrizioni, che possono essere ricercate in un'interfaccia chatbot AI.
Si integra con Gmail e Outlook e onestamente sembra un ottimo strumento se non si vogliono utilizzare flussi di lavoro o integrazioni personalizzate (oltre a quelle citate).
8. Lindy
Ideale per: Automazioni su tutte le piattaforme
Lindy è una piattaforma di costruzione di agenti AI senza codice con strumenti precostituiti per una serie di attività, tra cui l'automazione delle e-mail.
Come tutti gli strumenti generici per gli agenti, si collega alla posta elettronica tramite integrazioni e supporta integrazioni tra le piattaforme di vendita, marketing e produttività. Le fonti variano, ma alcune affermano che ha più di 5000 integrazioni.
In ogni caso, si collega perfettamente con tutti i principali client di posta elettronica.
Gli strumenti di automazione delle e-mail precostituiti consentono di impostare facilmente i flussi per il triage delle e-mail (filtraggio con intelligenza artificiale), la stesura delle e-mail e la pianificazione.
Uno strumento particolarmente interessante è la possibilità di condurre ricerche sui mittenti. Questo vi aiuta a raccogliere le informazioni necessarie per elaborare le risposte o qualificare i contatti.
Grazie alla pletora di integrazioni, potete aggiornare i documenti, ad esempio su Google Docs, con le trascrizioni delle videoconferenze e permettere al vostro agente di accedervi per informare una bozza di e-mail.
Ho notato che si parla poco di organizzazione della casella di posta o di decluttering. Sono certo che queste funzioni sono possibili: si tratta di uno strumento completo. Ma la mia esperienza è che le piattaforme no-code possono essere piuttosto difficili da personalizzare al di là dei loro modelli predefiniti.
Caratteristiche principali:
- Molte integrazioni
- Ricerca di base sui mittenti
- Regole di linguaggio semplice per il triage delle e-mail
- Trascrizioni delle riunioni
9. PostaMaestro
Ideale per: Gli utenti di Outlooks che desiderano una configurazione semplice e trascrizioni di riunioni ricercabili.
Nel momento in cui scriviamo, MaestroLabs ha recentemente acquisito Flowrite e ha integrato le funzionalità di AI nel suo assistente AI per le e-mail: MailMaestro.
MailMaestro si collega a Outlook e Gmail e implementa strumenti per la redazione, la gestione e la sintesi delle e-mail. Si integra anche con il calendario per proporre orari e fissare appuntamenti.
La funzione di gestione delle e-mail ordina le e-mail e gli allegati e li contrassegna in base alla priorità (importante, snooze, archivio). Le e-mail in arrivo possono essere classificate in modo analogo con lo strumento di triage delle e-mail.
Se siete utenti di Outlook, potete usare TeamsMaestro, l'AI che prende appunti e si integra in modo nativo in Microsoft Teams. Trascrive e archivia le trascrizioni delle riunioni nell'app, consentendovi di cercarle e, ditelo con me, di usarle come contesto per la stesura di e-mail potenziate dall'intelligenza artificiale.
Caratteristiche principali:
- Programmazione degli appuntamenti
- Gestione delle e-mail
- Triage delle e-mail
- Prendiappunti AI per gli utenti di Outlook
10. CleanEmail
Ideale per: Gli utenti che desiderano una leggera personalizzazione con un'interfaccia mobile facile da usare.
CleanEmail è un'applicazione che si integra con tutti i principali provider(incluso Hotmail, lol) con modelli per la gestione della posta in arrivo e la redazione delle e-mail.
Dispongono degli strumenti di base di un client di posta elettronica: pulizia, filtri personalizzati (compreso il filtro antispam potenziato dall'intelligenza artificiale) e redazione di e-mail. I filtri sono facili da creare: utilizzano istruzioni in linguaggio semplice e menu a discesa in un'interfaccia utente intuitiva.
Anche la loro applicazione mobile è elegante e facile da navigare.
Come tutti gli assistenti incentrati sulla semplicità, questa non è l'app per flussi complessi e personalizzabili o integrazioni di terze parti. Inoltre, non include l'opzione di chattare con la casella di posta elettronica.
Caratteristiche principali:
- Applicazione mobile
- Filtri in linguaggio semplice
Automatizzare le e-mail con l'intelligenza artificiale
Potete risparmiare ore alla settimana scaricando lo smistamento, la redazione e il recupero delle e-mail.
Il semplice editor visuale drag-and-drop di Botpress, il motore di chiamata interno LLM e la suite di integrazioni consentono di iniziare in modo semplice e di crescere. Il vostro assistente può essere qualsiasi cosa, dalla gestione della posta in arrivo a una pipeline ben oliata di marketing o lead-gen.
Iniziate a costruire oggi stesso. È gratuito.
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