10 assistenti email AI che ti faranno risparmiare ore ogni settimana

L'email non è il mezzo di comunicazione preferito da nessuno, ma è di gran lunga il più utilizzato.

Negli ultimi 20 anni abbiamo visto molti strumenti di comunicazione, ognuno più elegante, pratico e facile da usare dell’email.

Eppure, nel 2024, una schiacciante 55% delle comunicazioni con i clienti è avvenuta via email – di gran lunga al primo posto.

Ma con l’arrivo degli assistenti AI per le email, finalmente la posta elettronica sta ricevendo il rinnovamento di cui aveva bisogno.

Gli agenti AI, grazie alla loro capacità di ragionamento avanzato, automazioni rapidissime e testi simili a quelli umani, rendono più semplice che mai migliorare i flussi di lavoro ripetitivi.

In questo articolo parlerò dei modi in cui l'AI può essere utilizzata per automatizzare le operazioni email, perché tutti dovrebbero usare assistenti agenti AI per le email, e ti presenterò i migliori strumenti di assistenza email AI.

Cos’è un assistente email AI?

Un assistente email AI è un programma che utilizza intelligenza artificiale e elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per riassumere, ordinare, scrivere e inviare email con poca o nessuna supervisione umana.

Può presentarsi come un client email personalizzato, un’applicazione esterna o, in alcuni casi, widget di chat integrati nei client email che fungono da assistenti conversazionali.

Come può essere usata l’AI per le email?

Come dicevo: l’email – per quanto diffusa e utile – è macchinosa.

Ho sempre qualche email non letta sepolta nel mio account, non ricordo mai di “rispondere a tutti” e non capisco a cosa servano i filtri antispam se continuo a ricevere email di phishing ogni giorno.

Un assistente AI — con migliaia di token di contesto e una knowledge base di email vettorizzate per il RAG — offre molte opportunità per rendere più fluida la gestione delle email.

Bozze di email personalizzate

L’IA è ottima per scrivere email perché può usare la tua cronologia di posta per adattare il tono e informarsi sul contesto rilevante.

Non solo suona umano, ma suona come te e sa ciò che sai tu.

Un assistente AI per le email non è solo ChatGPT: ha accesso alle tue vecchie email, così può capire il tuo stile di scrittura. Può anche analizzare la tua casella di posta per sapere come rivolgersi ai contatti in base al rapporto e alla cronologia delle conversazioni.

Potresti non sentirti a tuo agio nel lasciare all’AI il pieno controllo dell’invio delle email – ma un assistente email AI può comunque aiutarti scrivendo una prima bozza che poi puoi modificare e inviare.

Non si tratta di sostituirti, ma di rendere più fluida l’esperienza email.

Migliore gestione della posta in arrivo

L’IA può anche sfruttare capacità di classificazione per categorizzare le email in base all’urgenza, all’argomento e al sentimento del mittente.

Un assistente email AI può suggerire categorie in base al contenuto della tua casella di posta e classificare le email di conseguenza. In seguito, potrà etichettare ogni nuova email secondo la categoria appropriata

Può anche stabilire le priorità in una lunga lista di email non lette in base al contenuto, all’orario di ricezione e alla cronologia delle email con il mittente. In alternativa, puoi lasciargli suggerire strategie di priorità in base ai contatti o alle operazioni più urgenti.

Suggerimenti predittivi

Finora ho parlato di risposte, ma il bello degli assistenti email AI è che offrono più opportunità per essere proattivi.

L’IA può anche analizzare la tua casella di posta e suggerire azioni:

• “Il cliente X tende a chiedere informazioni su Servizio ABC in questo periodo dell’anno, forse puoi inviargli un messaggio per vedere se è interessato”
• “Il lead Y chiedeva informazioni sul piano plus, ma forse le sue esigenze rientrano più in un piano team.”

Un assistente email tiene sempre sotto controllo la tua casella di posta, monitorando le conversazioni in sospeso e recuperando vecchi scambi.

È un ottimo modo per migliorare le relazioni professionali e occuparsi di attività che altrimenti sarebbero passate inosservate.

Marketing

Automatizzare i messaggi in uscita è un ottimo modo di usare l’AI per le vendite.

Questo include email a freddo, follow-up sui lead e risposte alle richieste di prodotto.

I CRM come Hubspot si integrano, attivano email, automatizzano la gestione dei lead e la logica di flusso di lavoro personalizzata. In questo modo puoi ottimizzare la generazione di lead AI e la qualificazione inviando messaggi mirati a intervalli strategici.

Se sei una realtà più piccola e le funzioni avanzate di un CRM ti sembrano eccessive, puoi ottenere tutto questo con flussi di agenti AI personalizzabili usando strumenti come Botpress.

Customer Support

L’assistenza clienti AI aiuta gli utenti a ricevere risposte di qualità più rapidamente.

Questo perché poter accedere alla cronologia email e a documenti personalizzati permette all’IA di avere tutto il contesto necessario per fornire risposte informative.

HubSpot utilizza

Vale la pena notare che le questioni complesse è meglio lasciarle agli operatori umani, quindi l’AI dovrebbe valutare se è qualificata o meno per rispondere a determinate domande. Fortunatamente, la maggior parte dei principali strumenti di automazione email include questa funzione.

I CRM utilizzano il riconoscimento dell’intento con prompt in linguaggio naturale per filtrare le richieste banali da quelle più complesse.

Quali sono i vantaggi dell’AI per l’email?

La potenza di automazione offerta dall’AI è indubbiamente efficiente ed efficace: gli assistenti AI possono aiutare a svolgere le attività in modo più rapido e preciso.

Inoltre, gli studi dimostrano che le interfacce conversazionali riducono il carico cognitivo. Questo significa che ti aiuteranno a lavorare più velocemente e in modo più efficiente, riducendo la fatica dovuta alla gestione, lettura e invio di email.

Produttività aumentata

Delegare le attività email – come smistare, dare priorità e scrivere – fa risparmiare ore di tempo ed energie.

Questo vale sia che l’assistente AI gestisca, scriva e invii email dietro le quinte, sia che tu scelga un approccio molto supervisionato, con l’intervento umano. Anche se sei tu a scrivere e inviare ogni email, poter confrontare idee con un assistente come una cassa di risonanza è la co-motivazione che evita la paralisi da analisi di una casella di posta piena.

Clienti più soddisfatti

Avere un bot che ti ricorda cosa fare riduce gli errori umani dovuti a un carico cognitivo elevato.

Quindi, dimenticare di rispondere, piccoli errori operativi o semplicemente essere troppo stanchi per essere cordiali – tutto questo può essere evitato lasciando che un bot gestisca le attività più noiose.

L’assistenza clienti automatizzata permette anche di rispondere più rapidamente agli utenti senza compromettere la qualità del servizio.

Maggiore accessibilità

A proposito di carico cognitivo: navigare interfacce complesse, come spesso accade con l’email, può essere impegnativo e poco accessibile per chi ha meno competenze tecniche.

Detto ciò, l’email resta comunque indispensabile.

Le interfacce conversazionali sono più intuitive per gli utenti inesperti, offrendo loro accesso a funzionalità avanzate dei client email.

La diffusione degli assistenti vocali AI rende la comunicazione via email più accessibile alle persone con disabilità visive e a chi ha esigenze linguistiche o di alfabetizzazione diverse.

Quali sono i migliori strumenti di assistenza email basati sull'IA?

Poiché l’email è al centro del business, esistono tantissimi strumenti diversi, ognuno adatto a casi d’uso particolari.

1. Botpress

Ideale per: Workflow altamente personalizzabili in un’interfaccia conversazionale che funziona su più piattaforme

Botpress è la piattaforma tutto-in-uno per la creazione di agenti AI. I workflow possono andare da semplici strumenti conversazionali a combinazioni estremamente complesse di strumenti esterni, canali di distribuzione e documenti di riferimento.

La piattaforma offre un builder drag-and-drop, funzionalità RAG nativa e distribuzione comune su tutti i principali canali, come WhatsApp, Messenger e web.

Le integrazioni con Gmail, HubSpot e Google Calendar, per citarne alcune, fanno sì che l’automazione delle email vada oltre la casella di posta.

La piattaforma è infinitamente personalizzabile e la difficoltà di implementazione dipende dalla complessità del tuo caso d’uso.

Questo lo rende un’ottima opzione per testare il servizio. Il modello di prezzo pay-as-you-go è perfetto per chi vuole provare senza pagare per funzionalità avanzate che non è ancora pronto a utilizzare.

Funzionalità principali:

• Builder drag-and-drop
• Distribuzione automatica su canali esterni come web, SMS,
• API per richiamare conversazioni o flussi (webhook) da applicazioni esterne
• Il flusso di onboarding ti aiuta a creare un agente iniziale in pochi minuti.
• Nodo autonomo per conversazione, utilizzo di strumenti e presa di decisioni

2. SaneBox

Ideale per: Utenti che cercano una pulizia standard della posta elettronica e un'integrazione semplice.

SaneBox è un servizio di gestione email basato su AI che pulisce e organizza la casella di posta.

Ha un sistema di prioritizzazione particolarmente sofisticato, con funzionalità per ampia categorizzazione, gestione posticipata, filtraggio dei mittenti sconosciuti, filtro antispam e recupero delle email classificate erroneamente come spam.

Ha molte funzionalità, ma una personalizzazione limitata.

Questo significa che hanno funzionalità predefinite per l’automazione delle email: organizzare le caselle di posta, notificare le email senza risposta e ricordare quelle non lette.

Questo è positivo, perché la funzionalità che desideri probabilmente è già implementata. Ma senza possibilità di personalizzazione, la scelta delle funzioni può risultare eccessiva.

Ad esempio, le funzioni di attesa (SaneLater) e Customer Snooze possono sembrare varianti di una funzionalità simile. Lo stesso vale per NotSpam e SaneScreener.

Queste sovrapposizioni rendono difficile scegliere tra le funzionalità, soprattutto con piani tariffari che limitano il numero di funzioni utilizzabili.

Detto ciò, essendo uno strumento focalizzato sulle email, è tra i più semplici da integrare con quasi tutti i provider di posta elettronica.

Funzionalità principali:

• Pulizia profonda: filtrare e categorizzare le email in tutta la cronologia della tua casella di posta
• SaneBox Digest: riepiloga le tue email giornaliere in formato newsletter
• Archiviazione cloud per allegati di grandi dimensioni.
• SaneBlackHole: Annulla automaticamente l'iscrizione dai mittenti “fastidiosi”

3. Superhuman

Ideale per: Utenti che vogliono organizzare tramite modelli e non hanno problemi a passare a un nuovo client email.

Superhuman è un’app email nativa per l’IA.

Questo significa che, a differenza delle estensioni browser e degli assistenti esterni, la funzionalità AI non dipende dalla qualità dell'API del tuo client email.

Questo può essere un vantaggio o uno svantaggio, a seconda delle tue preferenze: potresti non voler cambiare il tuo attuale client email.

Questo aggiunge un livello sopra il tuo account email che ti permette di automatizzare le operazioni email o chiedere a un chatbot informazioni sui suoi contenuti.
Una funzione distintiva è la Split Inbox Library, che offre modelli predefiniti per etichettare le email in base al tuo ruolo, azienda o necessità.

Oltre alle funzionalità AI, offre una suite di strumenti per automatizzare la produttività email: annullamento iscrizioni, promemoria e citazioni di parti di email lunghe, solo per citarne alcuni.

Come puoi immaginare, essendo un'app e non una piattaforma per la creazione di flussi, Superhuman non si integra nativamente con strumenti di terze parti o flussi di lavoro personalizzati.

Funzionalità principali:

• Corrispondenza di voce e tono
• Chiedi all’IA
• Libreria Split Inbox
• Evento istantaneo: crea eventi automaticamente

4. Copilot in Outlook

Ideale per: Utenti di Outlook che desiderano un assistente conversazionale.

Copilot è lo strumento AI di punta di Microsoft. È stato usato principalmente negli editor di codice, aiutando a modificare e consultare i codebase tramite AI. Ora questa funzionalità è stata estesa anche alle email.

Copilot si integra direttamente in Outlook e funge da widget di chat che può rispondere rapidamente alle domande sulla tua casella di posta, scrivere e inviare email, ordinare la posta in arrivo e suggerire azioni in base alla tua cronologia.

Per quanto riguarda l’integrazione, questa è la soluzione ideale (se usi Outlook), dato che il plugin è già integrato nel client.

Ovviamente, questo è limitato agli utenti di Outlook.

Non è nemmeno un vero e proprio costruttore di agenti; non puoi creare flussi di lavoro e l'integrazione con strumenti di terze parti è limitata. Ma per integrazioni semplici e la gestione della posta conversazionale, è uno strumento valido.

Funzionalità principali:

• Sintesi
• Interfaccia chat
• Azioni suggerite
• Pianificazione appuntamenti

5. Gemini per Gmail

Ideale per: Utenti Gmail che desiderano un assistente conversazionale.

Questa è la risposta di Google alla funzione Copilot di Microsoft. Offre le stesse funzionalità principali: riassumere conversazioni, cercare e scrivere email, tutto tramite un’interfaccia chat.

Detto ciò, Gemini non si occuperà di filtrare, etichettare o dare priorità. Al massimo, per organizzare, archivierà o eliminerà le email indesiderate.

Si integra perfettamente con la ricerca Google, aiutando nella stesura delle email tramite risorse online o anche nel trovare indirizzi email di persone o aziende.

Suppongo che questo serva a integrare le capacità di machine learning già presenti in Gmail, come il filtro antispam e il completamento automatico, ma rispetto agli strumenti citati sopra, sembra un po’ deludente.

Può anche generare immagini, per quel che vale.

Funzionalità principali:

• Integrazione nativa con Gmail
• Ricerca Google

6. Missive

Ideale per: Team che vogliono collaborare su account email automatizzati tramite flussi di lavoro

Un saluto ai nostri colleghi dell’azienda AI con sede in Quebec.

Missive è un'app che facilita la comunicazione tra team, permettendo agli utenti di assegnare conversazioni a membri specifici restando comunque aggiornati se necessario.

Ciò che gli fa guadagnare un posto in questa lista è la sua suite di strumenti AI.

Ha le funzioni di base: sintesi, stesura, ma anche la possibilità di creare flussi di lavoro personalizzati tramite prompt in linguaggio naturale. Può essere usato per risposte automatiche, assegnare email in base al mittente o all’argomento, o estrapolare informazioni importanti come le scadenze.

Dispongono di oltre 25 integrazioni con piattaforme popolari: i soliti noti come Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Insieme ai flussi di lavoro personalizzati, puoi creare automazioni complesse tra gli strumenti del tuo team.

Funzionalità principali:

• Automazioni IA
• Integrazioni con oltre 25 app, più integrazioni personalizzate
• Template personalizzati di prompt per la stesura AI
• Attributi intelligenti delle attività.

7. Fyxer.ai

Ideale per: Ordinare posta in arrivo e calendario senza quasi alcuno sforzo da parte dell'utente.

Fixer è presentato come assistente esecutivo AI. Svolge tutte le operazioni di un assistente email e, come un vero executive, ha opinioni ben definite.

Crea automaticamente 8 categorie per etichettare le email. Queste si basano sulla priorità, fornendo a te (e a Fyxer) una guida su quali rispondere e in quale ordine.

Scrive automaticamente le risposte alle email più importanti, e sta a te modificarle e inviarle.

Per quanto riguarda le risposte automatiche, ha accesso al tuo calendario e può creare e condividere eventi nei momenti in cui sei disponibile.

A complemento, Fyxer dispone di una piattaforma per riunioni che prende appunti e salva le trascrizioni, ricercabili tramite un’interfaccia chatbot AI.

Si integra con Gmail e Outlook, e sembra davvero uno strumento valido se non cerchi di utilizzare workflow personalizzati o integrazioni (oltre a quelle menzionate).

8. Lindy

Ideale per: Automazioni tra piattaforme

Lindy è una piattaforma no-code per la creazione di agenti IA con strumenti preimpostati per diversi compiti, tra cui l’automazione delle email.

Come tutti gli strumenti agent generici, si collega alla tua email tramite integrazioni e supporta integrazioni con piattaforme di vendita, marketing e produttività. Le fonti variano, ma alcune affermano che abbia più di 5000 integrazioni.

In ogni caso, si integra senza problemi con tutti i principali client di posta elettronica.

I suoi strumenti di automazione email preconfigurati rendono semplice impostare flussi per la gestione delle email (filtraggio AI), la stesura di email e la pianificazione.

Uno strumento particolarmente interessante è la possibilità di effettuare ricerche di background sui mittenti. Questo ti aiuta a raccogliere le informazioni necessarie per rispondere o qualificare i lead.

Grazie alle numerose integrazioni, puoi aggiornare documenti su, ad esempio, Google Docs con le trascrizioni delle videoconferenze e permettere al tuo agente di accedervi per redigere una bozza di email.

Ho notato che si parla poco di organizzazione o pulizia della casella di posta. Sono certo che sia possibile – è uno strumento molto completo. Ma la mia esperienza è che le piattaforme no-code possono essere difficili da personalizzare oltre i template predefiniti.

Funzionalità principali:

• Numerose integrazioni
• Ricerca preliminare sui mittenti
• Regole in linguaggio semplice per la gestione delle email
• Trascrizioni di riunioni

‍9. MailMaestro

Ideale per: utenti Outlook che cercano una configurazione semplice e trascrizioni delle riunioni ricercabili.

Al momento della stesura, MaestroLabs ha recentemente acquisito Flowrite e integrato funzionalità AI nel proprio assistente email: MailMaestro.

MailMaestro si collega a Outlook e Gmail, e offre strumenti per la stesura, gestione e sintesi delle email. Si integra anche con il tuo calendario per proporre orari e fissare appuntamenti.

La funzione di gestione email ordina le email e gli allegati e li segnala in base alla priorità (importante, posticipa, archivia). Le email in arrivo possono essere categorizzate allo stesso modo tramite lo strumento di triage.

Se usi Outlook, puoi provare TeamsMaestro, il registratore di note AI che si integra nativamente in Microsoft Teams. Trascrive e archivia le trascrizioni delle riunioni nell’app, permettendoti di cercarle e, ripetilo con me: usarle come contesto per la stesura di email con AI.

Funzionalità principali:

• Pianificazione appuntamenti
• Gestione delle email
• Gestione delle email
• Assistente AI per prendere appunti per gli utenti di Outlook

10. CleanEmail

Ideale per: Utenti che desiderano una personalizzazione leggera con un’interfaccia mobile facile da usare.

CleanEmail è un’app che si integra con tutti i principali provider (incluso Hotmail, lol) e offre modelli per la gestione della casella di posta e la stesura delle email.

Dispongono degli strumenti di base di un client email: pulizia, filtri personalizzati (incluso filtro antispam potenziato dall’IA) e redazione delle email. I filtri sono facili da creare: usano istruzioni in linguaggio naturale e menu a tendina in un’interfaccia intuitiva.

Anche la loro app mobile è elegante e facile da usare.

Come per tutti gli assistenti focalizzati sulla semplicità, questa app non è adatta a flussi complessi o integrazioni con terze parti. Inoltre, non offre la possibilità di chattare con la tua casella di posta.

Funzionalità principali:

• App mobile
• Filtri per linguaggio semplice

Automatizza le email con l’AI

Puoi risparmiare ore ogni settimana delegando la classificazione delle email, la stesura e il recupero dei messaggi.

Il semplice editor visuale drag-and-drop di Botpress, il motore interno per chiamate LLM e la suite di integrazioni rendono facile iniziare in modo semplice e scalare. Il tuo assistente può occuparsi di tutto, dalla gestione della posta in arrivo a un’efficiente pipeline di marketing o lead generation.

Inizia a costruire oggi. È gratis.