- Les assistants de messagerie exploitent l'IA pour aider les utilisateurs à gérer leur boîte de réception, à consulter l'historique des conversations et à rédiger des courriels.
- Les assistants IA de messagerie bénéficient aux utilisateurs en réduisant la charge cognitive et en rationalisant des tâches telles que le marketing et l'assistance à la clientèle.
- En fonction de votre cas d'utilisation, il existe des assistants d'IA à différents niveaux de prix, sous forme de clients autonomes, d'applications externes ou d'assistants intégrés.
Le courrier électronique n'est pas la forme de communication préférée de tout le monde, mais c'est de loin la plus populaire.
Au cours des deux dernières décennies, nous avons vu arriver notre lot d'outils de communication, tous plus élégants, plus pratiques et plus faciles à utiliser que le courrier électronique.
Et pourtant, en 2024, 55 % des communications avec les clients se feront par courrier électronique, ce qui place l'entreprise en tête, et de loin.
Mais avec la montée en puissance des assistants d'intelligence artificielle, le courrier électronique est enfin en train de subir le lifting dont il a besoin.
Les agents d'IA, avec leur capacité à effectuer des raisonnements sophistiqués, des automatisations rapides comme l'éclair et à composer des textes semblables à ceux d'un humain, facilitent plus que jamais l'amélioration des flux de travail répétitifs.
Dans cet article, je parlerai des façons dont l 'IA peut être utilisée pour automatiser les opérations de messagerie, des raisons pour lesquelles tout le monde devrait utiliser des agents assistants d'IA pour la messagerie, et je vous donnerai les meilleurs outils d'assistants d'IA pour la messagerie.
Qu'est-ce qu'un assistant électronique IA ?
Un assistant de messagerie IA est un programme qui utilise l'intelligence artificielle et le traitement du langage naturel (NLP) pour résumer, trier, rédiger et envoyer des courriels avec peu ou pas d'intervention humaine.
Il peut s'agir d'un client de messagerie personnalisé, d'une application externe ou, dans certains cas, de gadgets de discussion intégrés dans les clients de messagerie qui font office d'assistants conversationnels.
Quels sont les avantages de l'IA pour le courrier électronique ?
Le pouvoir d'automatisation offert par l'IA est efficace et performant, cela ne fait aucun doute - les assistants IA peuvent aider à accomplir les tâches plus rapidement et plus efficacement.
En outre, des études montrent que les interfaces conversationnelles réduisent la charge cognitive. Cela signifie qu'elles vous aideront à travailler plus rapidement et plus intelligemment, mais qu'elles réduiront en fin de compte la fatigue que vous ressentez en triant, lisant et envoyant des courriels.
Augmentation de la productivité
Le fait de se décharger des tâches liées au courrier électronique - comme le tri, la hiérarchisation et la composition - permet de gagner des heures et de l'énergie.
Cela est vrai, que l'assistant IA trie, rédige et envoie les courriels en coulisses ou que vous optiez pour une approche très hélicoptère, avec un humain dans la boucle. Même si c'est vous qui rédigez et envoyez tous les courriels, le fait de pouvoir faire rebondir les idées sur un assistant comme une caisse de résonance est la co-motivation qui permet d'éviter la paralysie de l'analyse des boîtes de réception encombrées.
Plus de clients satisfaits
Le fait qu'un robot vous rappelle ce qui doit être fait réduit l'erreur humaine associée à une charge cognitive élevée.
Ainsi, les oublis de réponse, les petites erreurs opérationnelles et le fait d'être trop épuisé pour faire preuve de cordialité peuvent être évités en confiant à un robot le soin de s'occuper des détails les plus délicats.
Le support client automatisé permet également de répondre plus rapidement aux utilisateurs sans sacrifier la qualité du service.
Une plus grande accessibilité
En ce qui concerne la charge cognitive, la navigation dans des interfaces complexes, comme l'est souvent le courrier électronique, peut être une tâche exigeante et inaccessible aux utilisateurs moins compétents sur le plan technique.
Cela dit, le courrier électronique reste une nécessité.
Les interfaces conversationnelles sont plus intuitives pour les utilisateurs novices et leur permettent d'accéder à des fonctions plus avancées des clients de messagerie.
L'essor des assistants d'intelligence artificielle à commande vocale rend la communication par courrier électronique plus accessible aux personnes souffrant de déficiences visuelles et à celles qui ont des besoins divers en matière d'alphabétisation ou de langue.
Quels sont les meilleurs outils d'IA pour l'envoi d'e-mails ?
Le courrier électronique étant au cœur de l'activité des entreprises, il existe une multitude d'outils différents, tous adaptés à des cas d'utilisation particuliers.
1. Botpress
Le meilleur pour : Des flux de travail hautement personnalisables dans une interface conversationnelle qui fonctionne sur toutes les plateformes
Botpress est la plateforme de construction d'agents d'intelligence artificielle tout-en-un. Les flux de travail peuvent aller d'un simple outil conversationnel à des amalgames infiniment complexes d'outils externes, de canaux de déploiement et de documents de référence.
La plateforme est dotée d'un créateur"glisser-déposer", d'une fonctionnalité RAG native et d'un déploiement commun sur tous les principaux canaux, tels que WhatsApp, Messenger et le web.
Les intégrations pour Gmail, HubSpot et Google Calendars, pour n'en citer que quelques-unes, permettent d'étendre l'automatisation des e-mails au-delà de votre boîte de réception.
La plateforme est personnalisable à l'infini et la difficulté de sa mise en œuvre dépend de la complexité de votre cas d'utilisation.
Il s'agit donc d'une excellente option pour tâter le terrain. Le modèle de tarification "pay-as-you-go" en fait la solution idéale pour ceux qui veulent se lancer sans payer pour des fonctionnalités étendues qu'ils ne sont pas prêts à utiliser.
Caractéristiques principales :
- Drag and drop créateur
- Déploiement automatique vers des canaux externes tels que le web, les SMS,
- API pour appeler des conversations ou des flux (webhooks) à partir des applications externes
- Le flux d'accueil vous permet de créer un premier agent en quelques minutes.
- Nœud autonome pour la conversation, l'appel d'outils et la prise de décision
2. SaneBox
Le meilleur pour : Les utilisateurs à la recherche d'un nettoyage standard des e-mails et d'une intégration facile.
SaneBox est un service de gestion des courriels alimenté par l'IA qui nettoie et trie les boîtes de réception.
Il dispose d'un système de hiérarchisation particulièrement sophistiqué, avec des fonctions de catégorisation générale, d'attente, de filtrage des expéditeurs non familiers, de filtrage des spams et de récupération des courriers électroniques incorrectement classés comme spams.
Il offre un grand nombre de fonctionnalités, mais peu de possibilités de personnalisation.
Cela signifie qu'ils disposent de fonctionnalités prédéfinies pour l'automatisation des e-mails : organisation des boîtes de réception, notification des e-mails restés sans réponse et rappels pour les e-mails non lus.
C'est une bonne chose, car la fonctionnalité que vous souhaitez est probablement déjà mise en œuvre. Mais sans possibilité de personnalisation, le choix des fonctionnalités peut sembler trop vaste.
Par exemple, les fonctions "attendre plus tard"(SaneLater) et "Customer Snooze" peuvent sembler être des itérations d'une fonctionnalité similaire. Il en va de même pour NotSpam et SaneScreener.
Un tel chevauchement rend difficile le choix entre les fonctionnalités, en particulier avec les plans tarifaires qui limitent le nombre de fonctionnalités que vous pouvez utiliser.
Cela dit, comme il s'agit d'un outil axé sur la messagerie électronique, il est l'un des plus faciles à intégrer avec n'importe quel fournisseur de messagerie.
Caractéristiques principales :
- Nettoyage en profondeur : filtrage et catégorisation des courriels dans l'historique de votre boîte de réception
- SaneBox Digest : résumé de vos emails quotidiens sous forme de newsletter
- Stockage dans le nuage pour les pièces jointes volumineuses.
- SaneBlackHole : Désabonnement automatique des expéditeurs "ennuyeux
3. Surhumain
Le meilleur pour : Les utilisateurs qui souhaitent organiser leur travail sur la base de modèles et qui ne voient pas d'inconvénient à passer à un nouveau client de messagerie.
Superhuman est une application de messagerie électronique basée sur l'IA.
Cela signifie que, contrairement aux extensions de navigateur et aux assistants externes, la fonctionnalité d'IA ne dépend pas de la fidélité de l'API de votre client de messagerie.
C'est un avantage ou un inconvénient, selon vos préférences : vous ne serez peut-être pas très enthousiaste à l'idée de changer de client de messagerie.
Elle ajoute une enveloppe à votre compte de messagerie qui vous permet d'automatiser les opérations de messagerie ou d'interroger un chatbot sur son contenu.
La fonction Bibliothèque de la boîte de réception fractionnée, qui propose des modèles prédéfinis pour étiqueter les courriels en fonction de votre rôle, de votre entreprise ou de vos besoins, est une fonctionnalité remarquable.
En plus de ses fonctions d'intelligence artificielle, l'entreprise propose une série de fonctions destinées à automatiser la productivité des courriels : désabonnement, rappels et citations de fragments de longs courriels, pour n'en citer que quelques-unes.
Comme vous pouvez l'imaginer, s'agissant d'une application et non d'une plateforme de création de flux, Superhuman ne s'intègre pas nativement avec des outils tiers ou des flux de travail personnalisés.
Caractéristiques principales :
- Correspondance entre la voix et le ton
- Demander à l'IA
- Diviser la bibliothèque de la boîte de réception
- Événement instantané : création automatique d'événements
4. Copilote dans Outlook
Le meilleur pour : Les utilisateurs de Outlooks qui souhaitent un assistant conversationnel.
Copilot est l'outil d'IA phare de Microsoft. Il a été largement utilisé dans les éditeurs de code, vous aidant à modifier et à poser des questions sur les bases de code à l'aide de l'IA. Cette fonctionnalité a été étendue à la messagerie électronique.
Copilot s'intègre directement dans Outlook et agit comme un widget de chat qui peut rapidement répondre à des questions sur votre boîte de réception, rédiger et envoyer des courriels, trier votre boîte de réception et suggérer des actions basées sur votre historique.
En ce qui concerne l'intégration, celle-ci est la meilleure (à condition d'être un utilisateur d'Outlook), puisque le plugin est déjà intégré dans le client.
Il est évident que cela est limité aux utilisateurs d'Outlook.
Ce n'est pas non plus un agent créateur à part entière ; il n'est pas possible de créer des flux de travail et l'intégration d'outils tiers est limitée. Mais pour une intégration simple et une gestion conversationnelle de la boîte de réception, c'est un outil solide.
Caractéristiques principales :
- Synthèse
- Interface de Chat
- Actions proposées
- Prise de rendez-vous
5. Gemini pour Gmail
Le meilleur pour : Les utilisateurs de Gmail qui souhaitent disposer d'un assistant conversationnel.
Il s'agit de la réponse de Google à la fonction Copilot de Microsoft. Elle présente les mêmes caractéristiques générales : résumé des discussions, recherche et rédaction d'e-mails, le tout dans une interface de discussion.
Cela dit, le Gémeaux ne permet pas de filtrer, d'étiqueter ou d'établir des priorités. En termes d'organisation, il se contentera d'archiver ou de supprimer les courriels indésirables.
Il s'intègre parfaitement à la recherche Google, ce qui facilite la rédaction de courriels à l'aide de ressources en ligne, ou même la recherche d'adresses électroniques de personnes ou d'entreprises.
Je suppose qu'il s'agit d'un complément aux fonctionnalités d'apprentissage automatique intégrées à Gmail, telles que le filtrage des spams et la saisie semi-automatique, mais comparé aux outils mentionnés ci-dessus, il semble un peu terne.
Il peut également générer des images, pour autant que cela vaille la peine.
Caractéristiques principales :
- Intégration native avec Gmail
- Recherche Google
6. Missive
Idéal pour : Les équipes qui cherchent à collaborer sur des comptes de messagerie automatisés.
Un coup de chapeau à une autre entreprise québécoise spécialisée dans l'IA.
Missive est une application qui facilite la communication au sein des équipes, permettant aux utilisateurs d'assigner des conversations à des membres spécifiques tout en restant en contact avec eux si nécessaire.
Ce qui lui vaut de figurer sur cette liste, c'est sa suite d'outils d'intelligence artificielle.
Il comprend les éléments de base : résumé, rédaction, mais aussi la possibilité de créer des flux de travail personnalisés à l'aide d'invites en langage clair. Il peut être utilisé pour les réponses automatiques, pour attribuer des courriels en fonction de l'expéditeur ou du sujet, ou pour extrapoler des informations importantes telles que les dates d'échéance.
Ils ont plus de 25 intégrations à travers des plateformes populaires - les suspects habituels : Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Avec les flux de travail personnalisés, vous pouvez créer des automatisations complexes à travers les outils de votre équipe.
Caractéristiques principales :
- Automatisation de l'IA
- Intégrations avec plus de 25 applications et intégrations personnalisées
- Modèles d'invite personnalisés pour la rédaction AI
- Attributs des tâches intelligentes.
7. Fyxer.ai
Le meilleur pour : Tri de la boîte de réception et du calendrier avec peu ou pas de prise en main.
Fixer est considéré comme un assistant exécutif d'IA. Il effectue toutes les opérations d'un assistant de messagerie et, comme un cadre, il a des opinions bien arrêtées.
Il crée automatiquement 8 catégories pour étiqueter les courriels. Celles-ci sont basées sur la priorité, ce qui vous donne (ainsi qu'à Fyxer) une feuille de route pour savoir à quels courriels répondre dans quel ordre.
Il rédige automatiquement les réponses à vos courriels les plus importants, et c'est à vous de les modifier en conséquence et d'appuyer sur la gâchette.
En ce qui concerne les réponses automatiques, il a accès à votre calendrier et peut créer et partager des événements lorsque vous êtes disponible.
En complément, Fyxer dispose d'une plateforme de réunion qui prend des notes de réunion et stocke les transcriptions, que vous pouvez rechercher dans une interface de chatbot IA.
Il s'intègre à Gmail et Outlook, et semble honnêtement être un excellent outil si vous ne cherchez pas à utiliser des flux de travail personnalisés ou des intégrations (en dehors de ceux mentionnés).
8. Lindy
Le meilleur pour : Automatisations sur plusieurs plates-formes
Lindy est une plateforme de création d'agents d'intelligence artificielle sans code, avec des outils prédéfinis pour un certain nombre de tâches, dont l'automatisation des courriels.
Comme tous les outils d'agent polyvalents, il se connecte à votre courrier électronique par le biais d'intégrations et prend en charge les intégrations entre les plates-formes de vente, de marketing et de productivité. Les sources varient, mais certaines affirment qu'il dispose de plus de 5 000 intégrations.
Quoi qu'il en soit, il se connecte de manière transparente à tous les principaux clients de messagerie.
Ses outils d'automatisation des e-mails pré-intégrés facilitent la mise en place de flux pour le triage des e-mails (filtrage alimenté par l'IA), la rédaction d'e-mails et la planification.
Un outil particulièrement intéressant est la possibilité d'effectuer des recherches sur les expéditeurs. Cela vous permet de recueillir les informations dont vous avez besoin pour élaborer des réponses ou qualifier des prospects.
Grâce à la pléthore d'intégrations, vous pouvez mettre à jour des documents sur Google Docs, par exemple, avec des transcriptions de vidéoconférences et permettre à votre agent d'y accéder pour rédiger un projet d'e-mail.
Je remarque qu'il n'est pas fait mention de l'organisation de la boîte de réception ou du désencombrement. Je suis sûr que c'est possible - c'est un outil très complet. Mais d'après mon expérience, les plateformes sans code peuvent être assez difficiles à personnaliser au-delà de leurs modèles prédéfinis.
Caractéristiques principales :
- Nombreuses intégrations
- Recherche de base sur les expéditeurs
- Règles de langage clair pour le triage des courriels
- Transcriptions de réunions
9. MailMaestro
Idéal pour : Les utilisateurs d'Outlooks qui recherchent une configuration simple et des transcriptions de réunions consultables.
À l'heure où nous écrivons ces lignes, MaestroLabs a récemment acquis Flowrite et intégré des capacités d'IA dans son assistant d'IA pour la messagerie électronique : MailMaestro.
MailMaestro se connecte à Outlook et Gmail, et met en œuvre des outils de rédaction, de gestion et de synthèse d'e-mails. Il s'intègre également à votre calendrier pour proposer des horaires et planifier des rendez-vous.
La fonction de gestion des courriels permet de trier les courriels et les pièces jointes et de les marquer en fonction de leur priorité (important, à suspendre, à archiver). Les courriels entrants peuvent être classés de la même manière grâce à l'outil de triage des courriels.
Si vous êtes un utilisateur d'Outlook, vous pouvez utiliser TeamsMaestro, la prise de notes IA qui s'intègre nativement dans Microsoft Teams. Il transcrit et stocke les transcriptions des réunions dans l'application, vous permet d'y effectuer des recherches et, dites-le avec moi, de les utiliser comme contexte pour rédiger des courriels assistés par l'IA.
Caractéristiques principales :
- Prise de rendez-vous
- Gestion des courriels
- Triage des courriels
- Prise de notes AI pour les utilisateurs d'Outlook
10. CleanEmail
Le meilleur pour : Les utilisateurs qui souhaitent une légère personnalisation avec une interface mobile facile à utiliser.
CleanEmail est une application qui s'intègre à tous les principaux fournisseurs(y compris Hotmail, lol) avec des modèles pour la gestion de la boîte de réception et la rédaction d'e-mails.
Ils disposent des outils de base d'un client de messagerie : nettoyage, filtres personnalisés (y compris un filtre anti-spam amélioré par l'IA) et rédaction d'e-mails. Les filtres sont faciles à créer : ils utilisent des instructions en langage clair et des menus déroulants dans une interface utilisateur intuitive.
Leur application mobile est également élégante et facile à naviguer.
Comme tous les assistants axés sur la simplicité, il ne s'agit pas d'une application pour les flux personnalisables complexes ou les intégrations tierces. Elle n'offre pas non plus la possibilité de dialoguer avec votre boîte de réception.
Caractéristiques principales :
- Application mobile
- Filtres en langage clair
Automatiser les e-mails grâce à l'IA
Vous pouvez gagner des heures par semaine en vous déchargeant du tri, de la rédaction et du rattrapage des courriers électroniques.
L'éditeur visuel simple de Botpress, le moteur d'appel d'outils LLM interne et la suite d'intégrations permettent de commencer simplement et d'évoluer. Votre assistant peut être n'importe quoi, de la gestion de la boîte de réception à un pipeline marketing ou de génération de leads bien huilé.
Commencez à construire dès aujourd'hui. C'est gratuit.
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Comment l'IA peut-elle être utilisée pour l'emailing ?
Comme je l'ai dit, le courrier électronique, malgré toute sa gloire et son omniprésence, est encombrant.
J'ai toujours quelques messages non lus enfouis dans les recoins de mon compte, je ne me souviens jamais de "répondre à tous", et je ne suis pas sûr de l'utilité des filtres anti-spam si je continue à recevoir quotidiennement des courriels de phishing.
Un assistant d'IA - avec des milliers de tokens de contexte à exploiter et une base de connaissances d'e-mails vectorisés pour RAG - offre de nombreuses possibilités d'améliorer l'expérience de l'e-mail.
Rédaction d'e-mails personnalisés
L'IA est idéale pour rédiger des courriels, car elle peut exploiter l'historique de vos courriels pour s'adapter à votre ton et s'informer du contexte pertinent.
Il n'est pas seulement humain, il vous ressemble et sait ce que vous savez.
Un assistant IA pour le courrier électronique n'est pas seulement ChatGPT- il a accès à vos anciens courriels, ce qui lui permet de comprendre votre style d'écriture. Il peut également consulter votre boîte de réception pour savoir comment s'adresser à vos contacts en fonction de votre relation et de l'historique de vos conversations.
Vous ne vous sentez peut-être pas à l'aise à l'idée de laisser à l'IA le soin d'envoyer des courriels, mais un assistant IA peut tout de même vous aider en rédigeant le premier message avant que vous ne l'éditiez et l'envoyiez.
Il ne s'agit pas de vous remplacer, mais d'adoucir les aspérités de l'expérience de l'e-mail.
Meilleure gestion de la boîte de réception
L'IA peut également exploiter les compétences en matière de classification pour classer les courriels en fonction de l'urgence, du sujet et du sentiment de l'expéditeur.
Un assistant de messagerie IA peut suggérer des catégories en fonction du contenu de votre boîte de réception et classer les courriels en conséquence. Ensuite, à l'avenir, il pourra étiqueter chaque courriel entrant en fonction de la catégorie appropriée.
Il peut également déterminer les priorités dans une longue liste d'e-mails non lus en fonction de leur contenu, de l'heure d'envoi et de l'historique de vos échanges avec l'expéditeur. Vous pouvez également le laisser vous aider à réfléchir à des stratégies de hiérarchisation en fonction des contacts ou des opérations les plus urgents.
Suggestions prédictives
Tout ce que j'ai mentionné jusqu'à présent est réactif, mais la beauté des assistants de messagerie IA est qu'ils vous donnent plus d'occasions d'être proactifs.
L'IA peut également examiner votre boîte de réception dans son ensemble et vous suggérer des actions :
Un assistant de messagerie prendra le pouls de votre boîte de réception, gardera la trace des fils de discussion inachevés et déterrera d'anciennes conversations.
C'est un excellent moyen d'améliorer les relations professionnelles et de reprendre des tâches qui auraient pu être négligées.
Marketing
L'automatisation de vos messages sortants est un excellent moyen d'utiliser l'IA pour les ventes.
Il s'agit notamment d'envoyer des courriels non sollicités, d'assurer le suivi des clients potentiels et de répondre aux demandes de renseignements sur les produits.
Les CRM tels que Hubspot intègrent des déclencheurs d'e-mails, une maturation automatisée des prospects et une logique de flux de travail personnalisée. Ainsi, vous pouvez optimiser la génération et la qualification de vos leads par l'IA en envoyant des messages pertinents à des intervalles stratégiques.
Si vous êtes une petite entreprise et que les fonctions avancées de CRM vous semblent excessives, toutes ces choses peuvent être réalisées avec des flux d'agents IA personnalisables à l'aide d'outils tels que Botpress.
Soutien à la clientèle
Le service client IA aide les utilisateurs à obtenir plus rapidement des réponses de qualité.
En effet, la possibilité d'accéder à l'historique des courriels et aux documents personnalisés signifie que l'IA a accès à tout le contexte nécessaire pour donner des réponses informatives.
HubSpot utilise
Il convient de noter qu'il est préférable de confier les questions complexes à des agents en chair et en os, de sorte que l'IA doit déterminer si elle est qualifiée ou non pour répondre à certaines questions. Heureusement, la plupart des grands outils d'automatisation de l'envoi d'e-mails intègrent cette fonction.
Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) utilisent la reconnaissance d'intention avec des messages en langage clair pour filtrer les demandes insignifiantes des demandes plus complexes.