10 AI E-Mail-Assistenten, die Ihnen jede Woche Stunden sparen

Personalisierte E-Mail-Erstellung

KI eignet sich hervorragend für das Verfassen von E-Mails, da sie Ihre E-Mail-Historie nutzen kann, um Ihren Tonfall anzupassen und sich selbst über den relevanten Kontext zu informieren.

Es klingt nicht nur menschlich, es klingt wie Sie und weiß, was Sie wissen.

Ein KI-Assistent für E-Mails ist nicht nur ChatGPT- sondern hat auch Zugriff auf Ihre älteren E-Mails, so dass er Ihren Schreibstil erfassen kann. Er kann sich auch Ihren Posteingang ansehen, damit er weiß, wie er Kontakte auf der Grundlage Ihrer Beziehung und Ihres Gesprächsverlaufs ansprechen muss.

Vielleicht ist es Ihnen unangenehm, der KI freie Hand beim Versenden von E-Mails zu lassen - aber ein KI-E-Mail-Assistent kann trotzdem helfen, indem er den ersten Durchlauf schreibt, bevor Sie ihn bearbeiten und versenden.

Es geht nicht darum, Sie zu ersetzen - es geht darum, die Ecken und Kanten der E-Mail-Erfahrung zu glätten.

Bessere Verwaltung des Posteingangs

KI kann auch die Klassifizierungsfähigkeiten nutzen, um E-Mails nach Dringlichkeit, Thema und Stimmung des Absenders zu kategorisieren.

Ein KI-E-Mail-Assistent kann auf der Grundlage des Inhalts Ihres Posteingangs Kategorien vorschlagen und E-Mails entsprechend klassifizieren. Dann kann er in Zukunft jede eingehende E-Mail der entsprechenden Kategorie zuordnen

Es kann auch die Prioritäten in einer langen Liste ungelesener E-Mails auf der Grundlage ihres Inhalts, des Zustellungszeitpunkts und Ihrer E-Mail-Historie mit dem Absender bestimmen. Alternativ können Sie sich von der Software dabei helfen lassen, Prioritätsstrategien zu entwickeln, die darauf basieren, welche Kontakte oder Vorgänge besonders zeitkritisch sind.

Prädiktive Vorschläge

Alles, was ich bisher erwähnt habe, ist reaktionsfähig, aber das Schöne an KI-E-Mail-Assistenten ist, dass sie Ihnen mehr Möglichkeiten geben, proaktiv zu sein.

KI kann auch einen umfassenden Blick auf Ihren Posteingang werfen und Maßnahmen vorschlagen:

• "Kunde X erkundigt sich zu dieser Jahreszeit häufig nach dem Service ABC, vielleicht können Sie ihm eine Nachricht schicken und sehen, ob er interessiert ist.
• "Lead Y fragte nach einem Plus-Plan, aber vielleicht passen ihre Bedürfnisse eher zu einem Team-Plan."

Ein E-Mail-Assistent behält den Überblick über Ihren Posteingang, behält unerledigte Themen im Auge und stöbert alte Konversationen auf.

Dies ist eine gute Möglichkeit, die beruflichen Beziehungen zu verbessern und Aufgaben zu übernehmen, die sonst vielleicht unter den Tisch gefallen wären.

Marketing

Die Automatisierung Ihrer ausgehenden Nachrichten ist eine gute Möglichkeit, KI für den Vertrieb zu nutzen.

Dazu gehören kalte E-Mails, die Weiterverfolgung von Leads und die Beantwortung von Produktanfragen.

CRMs wie Hubspot integrieren, E-Mail-Trigger und automatisierte Lead-Pflege sowie benutzerdefinierte Workflow-Logik. Auf diese Weise können Sie die KI-Lead-Generierung und -Qualifizierung optimieren, indem Sie in strategischen Abständen aussagekräftige Nachrichten versenden.

Wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind und fortschrittliche CRM-Funktionen Ihnen zu viel sind, können Sie all diese Dinge mit anpassbaren KI-Agentenflüssen und Tools wie Botpress erreichen.

Kundenbetreuung

Der KI-Kundendienst hilft den Nutzern, schneller qualitativ hochwertige Antworten zu erhalten.

Denn durch den Zugriff auf den E-Mail-Verlauf und auf benutzerdefinierte Dokumente hat die KI Zugriff auf den gesamten Kontext, der für informative Antworten erforderlich ist.

HubSpot verwendet 

Es ist erwähnenswert, dass komplexe Fragen am besten von Live-Agenten beantwortet werden sollten, daher sollte die KI entscheiden, ob sie für die Beantwortung bestimmter Fragen qualifiziert ist oder nicht. Glücklicherweise bieten die meisten großen E-Mail-Automatisierungstools diese Möglichkeit.

CRMs nutzen die Absichtserkennung mit einfachsprachlichen Aufforderungen, um triviale Anfragen von komplexeren zu trennen.

Höhere Produktivität

Die Entlastung von E-Mail-Aufgaben - wie Sortieren, Priorisieren und Verfassen - spart Stunden an Zeit und viel Energie.

Dies gilt unabhängig davon, ob Sie den KI-Assistenten im Hintergrund E-Mails sortieren, schreiben und versenden lassen oder ob Sie sich für einen Ansatz entscheiden, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht. Selbst wenn Sie derjenige sind, der jede E-Mail schreibt und versendet, ist die Möglichkeit, Ideen von einem Assistenten wie von einem Resonanzboden abprallen zu lassen, die Co-Motivation, die die Analyse-Paralyse von überfüllten Posteingängen vermeidet.

Mehr zufriedene Kunden

Ein Bot, der Sie daran erinnert, was zu tun ist, verringert die mit einer hohen kognitiven Belastung verbundenen menschlichen Fehler.

Dinge wie das Vergessen, zu antworten, kleine Bedienungsfehler oder einfach zu ausgebrannt zu sein, um Freundlichkeit zu zeigen - all das lässt sich eindämmen, indem man einen Bot die Kleinigkeiten erledigen lässt.

Ein automatisierter Kundensupport hilft auch dabei, den Nutzern schneller zu antworten, ohne dass die Servicequalität darunter leidet.

Bessere Zugänglichkeit

Zum Thema kognitive Belastung: Das Navigieren in komplexen Schnittstellen, wie es bei E-Mails häufig der Fall ist, kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, die für technisch weniger versierte Benutzer unzugänglich ist.

Dennoch ist die E-Mail nach wie vor eine Notwendigkeit.

Konversationsschnittstellen sind für unerfahrene Benutzer intuitiver und ermöglichen ihnen den Zugang zu fortgeschrittenen Funktionen von E-Mail-Clients.

Das Aufkommen sprachgesteuerter KI-Assistenten macht die E-Mail-Kommunikation für Menschen mit Sehbehinderungen und für Menschen mit unterschiedlichen Lese- und Sprachkenntnissen leichter zugänglich.

1. Botpress

Ideal für: Hochgradig anpassbare Workflows in einer dialogorientierten Oberfläche, die plattformübergreifend funktioniert

Botpress ist die All-in-One-Plattform zur Erstellung von KI-Agenten. Die Workflows können von einem einfachen Konversationstool bis hin zu unendlich komplexen Kombinationen aus externen Tools, Einsatzkanälen und Referenzdokumenten reichen.

Die Plattform bietet einen Drag-and-Drop-Builder, native RAG-Funktionen und eine gemeinsame Bereitstellung über alle wichtigen Kanäle wie WhatsApp, Messenger und Web.

Integrationen für Gmail, HubSpot und Google Calendars, um nur einige zu nennen, ermöglichen eine E-Mail-Automatisierung, die über Ihren Posteingang hinausgeht.

Die Plattform ist unendlich anpassbar, und die Schwierigkeit der Implementierung hängt von der Komplexität Ihres Anwendungsfalls ab.

Das macht es zu einer großartigen Option für den Testbetrieb. Das Pay-as-you-go-Preismodell macht es zur perfekten Lösung für alle, die eintauchen wollen, ohne für umfangreiche Funktionen zu bezahlen, die sie noch nicht nutzen wollen.

Wesentliche Merkmale:

• Drag-and-Drop-Builder
• Automatische Bereitstellung für externe Kanäle wie Web und SMS, 
• API zum Aufrufen von Unterhaltungen oder Abläufen (Webhooks) aus den externen Anwendungen
• Mit dem Onboarding-Flow können Sie in wenigen Minuten einen ersten Agenten erstellen.
• Autonomer Knotenpunkt für Gespräche, Werkzeugaufrufe und Entscheidungsfindung

2. SaneBox

Am besten geeignet für: Benutzer, die eine Standard-E-Mail-Säuberung und eine einfache Integration wünschen.

SaneBox ist ein KI-gestützter E-Mail-Verwaltungsdienst, der E-Mail-Postfächer bereinigt und sortiert.

Es verfügt über ein besonders ausgeklügeltes Priorisierungssystem mit Funktionen für die breite Kategorisierung, das Warten auf später, das Screening unbekannter Absender, die Spam-Filterung und die Rettung von fälschlicherweise als Spam eingestuften E-Mails.

Es verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, ist aber nur wenig anpassbar.

Das bedeutet, dass sie über vorgefertigte Funktionen für die E-Mail-Automatisierung verfügen: Organisation des Posteingangs, Benachrichtigung über unbeantwortete E-Mails und Erinnerungen an ungelesene E-Mails.

Das ist großartig, denn die von Ihnen gewünschte Funktion ist wahrscheinlich bereits implementiert. Aber ohne die Möglichkeit zur Anpassung kann sich die Auswahl an Funktionen überladen anfühlen.

Die FunktionenSaneLater (Warten bis zum nächsten Termin) und Customer Snooze (Schlummern des Kunden) könnten zum Beispiel wie Wiederholungen einer ähnlichen Funktion aussehen. Das Gleiche gilt für NotSpam und SaneScreener.

Solche Überschneidungen erschweren die Wahl zwischen verschiedenen Funktionen, insbesondere bei Preisplänen, die die Anzahl der nutzbaren Funktionen begrenzen.

Da es sich jedoch um ein E-Mail-Tool handelt, lässt es sich am einfachsten in nahezu jeden E-Mail-Anbieter integrieren.

Wesentliche Merkmale:

• Deep Clean: Filterung und Kategorisierung von E-Mails im gesamten Verlauf Ihres Posteingangs
• SaneBox Digest: Zusammenfassung Ihrer täglichen E-Mails im Newsletter-Format
• Cloud-Speicher für große Anhänge.
• SaneBlackHole: Automatisches Abbestellen von "lästigen" Absendern

3. Übermenschliches

Am besten geeignet für: Benutzer, die auf der Grundlage von Vorlagen organisieren möchten und denen der Wechsel zu einem neuen E-Mail-Client nichts ausmacht.

Superhuman ist eine KI-native E-Mail-App.

Das bedeutet, dass die KI-Funktionalität im Gegensatz zu Browsererweiterungen und externen Assistenten nicht von der API Ihres E-Mail-Clients abhängt.

Das ist ein Plus oder ein Minus, je nach Ihren Vorlieben - vielleicht sind Sie nicht so scharf darauf, Ihren derzeitigen E-Mail-Client zu wechseln.

Damit wird Ihrem E-Mail-Konto ein Wrapper hinzugefügt, mit dem Sie E-Mail-Vorgänge automatisieren oder einen Chatbot nach dem Inhalt fragen können.
Eine herausragende Funktion ist die Split Inbox Library, die vorgefertigte Vorlagen für die Kennzeichnung von E-Mails je nach Rolle, Unternehmen oder Bedarf bietet.

Zusätzlich zu den KI-Funktionen gibt es eine Reihe von Funktionen zur Automatisierung der E-Mail-Produktivität: Abmelden, Erinnerungen und Zitieren von Auszügen aus langen E-Mails, um nur einige zu nennen.

Da es sich bei Superhuman um eine App und nicht um eine Plattform zur Erstellung von Arbeitsabläufen handelt, lässt sich Superhuman nicht nativ mit Tools von Drittanbietern oder benutzerdefinierten Arbeitsabläufen integrieren.

Wesentliche Merkmale:

• Stimme und Tonfall anpassen
• Fragen Sie AI
• Geteilte Posteingangsbibliothek
• Instant Event: Ereignisse automatisch erstellen

4. Kopilot in Outlook

Am besten geeignet für: Outlooks-Nutzer, die einen Gesprächsassistenten wünschen.

Copilot ist das Flaggschiff unter den KI-Tools von Microsoft. Es wird hauptsächlich in Code-Editoren verwendet und hilft Ihnen, Codebases mithilfe von KI zu bearbeiten und zu befragen. Jetzt wurde diese Funktionalität auf E-Mails ausgeweitet.

Copilot lässt sich direkt in Outlook integrieren und fungiert als Chat-Widget, mit dem Sie schnell Fragen zu Ihrem Posteingang beantworten, E-Mails verfassen und versenden, Ihren Posteingang sortieren und Aktionen auf der Grundlage Ihres Verlaufs vorschlagen können.

Was die Integration anbelangt, so ist dies die beste Lösung (vorausgesetzt, Sie sind ein Outlook-Benutzer), da das Plugin bereits in den Client integriert ist.

Dies gilt natürlich nur für Outlook-Benutzer.

Es ist auch kein vollwertiger Agent Builder; Sie können keine Workflows erstellen und es gibt nur eine begrenzte Integration von Drittanbieter-Tools. Aber für die einfache Integration und die Verwaltung des Posteingangs ist es ein solides Tool.

Wesentliche Merkmale:

• Zusammenfassungen
• Chat
• Vorgeschlagene Maßnahmen
• Planung von Terminen

5. Zwilling für Gmail

Am besten geeignet für: Gmail , die einen Gesprächsassistenten wünschen.

Dies ist die Antwort von Google auf die Copilot-Funktion von Microsoft. Sie bietet dieselben allgemeinen Funktionen: Zusammenfassen von Themen, Suchen und Verfassen von E-Mails, alles in einer Chat-Oberfläche.

Das heißt, Gemini kann nicht filtern, kennzeichnen oder Prioritäten setzen. Das meiste, was es in Bezug auf die Organisation tun kann, ist das Archivieren oder Löschen unerwünschter E-Mails.

Es lässt sich nahtlos in die Google-Suche integrieren, was beim Verfassen von E-Mails mit Hilfe von Online-Ressourcen oder sogar beim Auffinden von E-Mail-Adressen von Personen oder Unternehmen hilfreich ist.

Ich nehme an, dass dies als Ergänzung zu den integrierten maschinellen Lernfunktionen von Gmailgedacht ist, wie z. B. Spam-Filterung und automatische Vervollständigung, aber im Vergleich zu den oben erwähnten Tools wirkt es einfach ein wenig glanzlos.

Es kann auch Bilder erzeugen, was auch immer das wert ist.

Wesentliche Merkmale:

• Native Integration mit Gmail
• Google-Suche

6. Missive

Am besten geeignet für: Teams, die an workflow-automatisierten E-Mail-Konten zusammenarbeiten möchten 

Ein Lob an unser in Quebec ansässiges KI-Unternehmen.

Missive ist eine App, die die teamübergreifende Kommunikation erleichtert und es den Nutzern ermöglicht, Unterhaltungen bestimmten Mitgliedern zuzuweisen und bei Bedarf auf dem Laufenden zu bleiben.

Was ihm einen Platz auf dieser Liste sichert, ist seine Suite von KI-Tools. 

Es verfügt über die Grundlagen: Zusammenfassung, Entwurf, aber auch über die Möglichkeit, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe mit Hilfe von Aufforderungen in einfacher Sprache zu erstellen. Diese können für automatische Antworten verwendet werden, um E-Mails nach Absender oder Thema zuzuordnen oder um wichtige Informationen wie Fälligkeitsdaten zu extrapolieren.

Es gibt über 25 Integrationen für beliebte Plattformen - die üblichen Verdächtigen: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Zusammen mit den benutzerdefinierten Workflows können Sie komplexe Automatisierungen für die Tools Ihres Teams erstellen.

Wesentliche Merkmale:

• AI-Automatisierungen
• Integrationen mit mehr als 25 Anwendungen, plus benutzerdefinierte Integrationen
• Benutzerdefinierte Eingabeaufforderungsvorlagen für AI-Entwürfe
• Intelligente Aufgabenattribute.

7. Fyxer.ai

Am besten geeignet für: Sortierung des Posteingangs und des Kalenders mit wenig bis gar nicht vorhandener Akzeptanz.

Fixer wird als KI-Assistent der Geschäftsführung bezeichnet. Er führt alle Aufgaben eines E-Mail-Assistenten aus und ist wie dieser sehr eigenwillig.

Es erstellt automatisch 8 Kategorien zur Kennzeichnung von E-Mails. Diese sind nach Priorität geordnet, so dass Sie (und Fyxer) einen Plan haben, welche E-Mails in welcher Reihenfolge zu beantworten sind.

Es entwirft automatisch Antworten auf Ihre wichtigsten E-Mails, und es liegt an Ihnen, sie entsprechend zu bearbeiten und den Abzug zu betätigen.

Was die automatischen Antworten angeht, so hat es Zugriff auf Ihren Kalender und kann zu Zeiten, in denen Sie verfügbar sind, Ereignisse erstellen und freigeben.

Ergänzend dazu verfügt Fyxer über eine Meeting-Plattform, die Meeting-Notizen und Protokolle speichert, die Sie über eine KI-Chatbot-Schnittstelle durchsuchen können.

Es lässt sich in Gmail und Outlook integrieren und scheint wirklich ein großartiges Tool zu sein, wenn Sie keine benutzerdefinierten Workflows oder Integrationen (außer den genannten) verwenden möchten.

8. Lindy

Am besten geeignet für: Plattformübergreifende Automatisierungen

Lindy ist eine KI-Plattform zur Erstellung von Agenten ohne Code mit vorgefertigten Tools für eine Reihe von Aufgaben, zu denen auch die E-Mail-Automatisierung gehört.

Wie alle Allzweck-Agententools lässt es sich über Integrationen mit Ihren E-Mails verbinden und unterstützt Integrationen in Vertriebs-, Marketing- und Produktivitätsplattformen. Die Quellen variieren, aber einige behaupten, dass es über 5000+ Integrationen hat.

In jedem Fall lässt es sich nahtlos mit allen gängigen E-Mail-Clients verbinden.

Die vordefinierten Tools zur E-Mail-Automatisierung erleichtern die Einrichtung von Abläufen für die E-Mail-Sichtung (KI-gestützte Filterung), den Entwurf von E-Mails und die Planung.

Ein besonders nützliches Tool ist die Möglichkeit, Hintergrundrecherchen über Absender durchzuführen. So können Sie die Informationen sammeln, die Sie für die Erstellung von Antworten oder die Qualifizierung von Leads benötigen.

Dank der zahlreichen Integrationen können Sie Dokumente, z. B. in Google Docs, mit Abschriften von Videokonferenzen aktualisieren und Ihrem Agenten den Zugriff darauf ermöglichen, um einen E-Mail-Entwurf zu erstellen.

Ich stelle fest, dass die Organisation des Posteingangs und die Entrümpelung kaum erwähnt werden. Ich bin sicher, dass das möglich ist - es ist ein umfangreiches Tool. Aber meine Erfahrung ist, dass es bei No-Code-Plattformen ziemlich schwierig sein kann, sie über ihre vordefinierten Vorlagen hinaus anzupassen.

Wesentliche Merkmale:

• Eine Vielzahl von Integrationen
• Hintergrundrecherche über Absender
• Klartextregeln für die E-Mail-Sichtung
• Sitzungsprotokolle

‍9. MailMaestro

Am besten geeignet für: Outlooks-Benutzer, die eine einfache Einrichtung und durchsuchbare Meeting-Transkriptionen suchen.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels hat MaestroLabs kürzlich Flowrite übernommen und KI-Funktionen in seinen E-Mail-KI-Assistenten MailMaestro integriert.

MailMaestro stellt eine Verbindung zu Outlook und Gmail her und implementiert Tools für die Erstellung, Verwaltung und Zusammenfassung von E-Mails. Es lässt sich auch mit Ihrem Kalender integrieren, um Zeiten vorzuschlagen und Termine zu planen.

Die E-Mail-Verwaltungsfunktion sortiert E-Mails und Anhänge und kennzeichnet sie nach Priorität (wichtig, snooze, archivieren). Eingehende E-Mails können mit dem E-Mail-Triage-Tool auf ähnliche Weise kategorisiert werden.

Wenn Sie Outlook nutzen, können Sie TeamsMaestro verwenden, den KI-Notizspeicher, der nativ in Microsoft Teams integriert ist. Es transkribiert und speichert die Besprechungstranskripte in der App, sodass Sie sie durchsuchen und - sagen Sie es mit mir - als Kontext für die KI-gestützte E-Mail-Erstellung verwenden können.

Wesentliche Merkmale:

• Planung von Terminen
• E-Mail-Verwaltung
• E-Mail-Triage
• KI-Notizbuch für Outlook-Benutzer

10. CleanEmail

Am besten geeignet für: Benutzer, die leichte Anpassungsmöglichkeiten mit einer benutzerfreundlichen mobilen Schnittstelle wünschen.

CleanEmail ist eine App, die sich mit allen großen Anbietern(einschließlich Hotmail, lol) mit Vorlagen für die Verwaltung des Posteingangs und die Erstellung von E-Mails verbindet.

Sie verfügen über die grundlegenden Werkzeuge eines E-Mail-Clients: Reinigung, benutzerdefinierte Filter (einschließlich KI-gestützter Spam-Filter) und E-Mail-Erstellung. Filter sind einfach zu erstellen - sie verwenden einfachsprachige Anweisungen und Dropdown-Menüs in einer intuitiven Benutzeroberfläche.

Auch die mobile App ist schlank und einfach zu bedienen.

Wie bei allen Assistenten, die auf Einfachheit ausgerichtet sind, ist dies nicht die App für komplexe anpassbare Abläufe oder Integrationen von Drittanbietern. Sie bietet auch nicht die Möglichkeit, mit Ihrem Posteingang zu chatten.

Wesentliche Merkmale:

• Mobile App
• Klartext-Filter