10 KI-E-Mail-Assistenten, die Ihnen jede Woche Stunden sparen

E-Mail ist zwar nicht jedermanns Lieblingskommunikationsmittel, aber mit Abstand das beliebteste.

In den letzten 20 Jahren gab es viele neue Kommunikationstools, die alle moderner, praktischer und benutzerfreundlicher als E-Mail waren.

Und trotzdem liefen im Jahr 2024 überwältigende 55 % der Kundenkommunikation über E-Mail – mit großem Abstand auf Platz eins.

Mit dem Aufkommen von KI-E-Mail-Assistenten bekommt E-Mail endlich das dringend benötigte Update.

KI-Agenten machen mit ihrer Fähigkeit zu komplexem Denken, blitzschnellen Automatisierungen und menschenähnlichen Texten die Optimierung wiederkehrender Abläufe so einfach wie nie zuvor.

In diesem Artikel zeige ich, wie KI zur Automatisierung von E-Mail-Prozessen eingesetzt werden kann, warum jeder KI-Agenten-Assistenten für E-Mails nutzen sollte, und stelle die besten KI-E-Mail-Assistenten vor.

Was ist ein KI-E-Mail-Assistent?

Ein KI-E-Mail-Assistent ist ein Programm, das künstliche Intelligenz und Natural Language Processing (NLP) nutzt, um E-Mails zusammenzufassen, zu sortieren, zu verfassen und zu versenden – mit wenig oder ganz ohne menschliches Zutun.

Er kann als individueller E-Mail-Client, externe Anwendung oder als Chat-Widget im E-Mail-Client auftreten, das als Konversationsassistent dient.

Wie kann KI beim E-Mailen helfen?

Wie gesagt: E-Mail – bei aller Verbreitung – ist umständlich.

Ich habe immer ein paar ungelesene Nachrichten irgendwo im Postfach, vergesse ständig auf „Allen antworten“ zu klicken, und frage mich, wozu Spamfilter gut sind, wenn ich trotzdem täglich Phishing-Mails bekomme.

Ein KI-Assistent – mit tausenden Tokens an Kontext und einer Wissensbasis aus vektorisierten E-Mails für RAG – bietet viele Möglichkeiten, das E-Mail-Erlebnis zu verbessern.

Personalisierte E-Mail-Entwürfe

KI eignet sich hervorragend zum Verfassen von E-Mails, da sie auf deine E-Mail-Historie zugreifen kann, um deinen Tonfall zu übernehmen und sich mit dem relevanten Kontext zu informieren.

Sie klingt nicht nur menschlich, sondern wie du selbst und weiß, was du weißt.

Ein KI-Assistent für E-Mails ist nicht einfach nur ChatGPT – er hat Zugriff auf deine bisherigen E-Mails und erkennt so deinen Schreibstil. Er kann auch deinen Posteingang analysieren und weiß, wie Kontakte angesprochen werden sollten, basierend auf eurer bisherigen Kommunikation.

Vielleicht möchtest du der KI nicht erlauben, E-Mails eigenständig zu versenden – aber ein KI-E-Mail-Assistent kann trotzdem helfen, indem er einen ersten Entwurf schreibt, den du dann bearbeitest und abschickst.

Es geht nicht darum, dich zu ersetzen – sondern die E-Mail-Nutzung angenehmer zu machen.

Besseres Posteingangsmanagement

KI kann auch Klassifizierungsfähigkeiten nutzen, um E-Mails nach Dringlichkeit, Thema und Stimmung des Absenders zu sortieren.

Ein KI-E-Mail-Assistent kann Kategorien vorschlagen und E-Mails entsprechend einordnen. Zukünftig kann er dann jede eingehende E-Mail automatisch der passenden Kategorie zuweisen.

Er kann außerdem Prioritäten in langen Listen ungelesener E-Mails anhand von Inhalt, Versandzeitpunkt und deiner bisherigen Kommunikation mit dem Absender bestimmen. Alternativ kann er dich bei der Entwicklung von Priorisierungsstrategien unterstützen, je nachdem, welche Kontakte oder Vorgänge zeitkritischer sind.

Vorausschauende Vorschläge

Bisher war alles reaktiv – aber der Vorteil von KI-E-Mail-Assistenten ist, dass sie dir helfen, proaktiver zu werden.

KI kann deinen Posteingang ganzheitlich betrachten und Aktionen vorschlagen:

• „Kunde X fragt um diese Jahreszeit oft nach Service ABC. Vielleicht solltest du ihm eine Nachricht schicken und nachfragen, ob Interesse besteht.“
• „Lead Y hat sich für einen Plus-Plan interessiert, aber vielleicht passt ein Team-Plan besser zu seinen Anforderungen.“

Ein E-Mail-Assistent behält den Überblick über deinen Posteingang, verfolgt offene Threads und bringt alte Gespräche wieder ans Licht.

So lassen sich Geschäftsbeziehungen verbessern und Aufgaben aufgreifen, die sonst untergehen würden.

Marketing

Das Automatisieren ausgehender Nachrichten ist eine hervorragende Möglichkeit, KI im Vertrieb einzusetzen.

Dazu gehören Kaltakquise, Nachfassen bei Leads und Beantworten von Produktanfragen.

CRMs wie Hubspot bieten Integrationen, E-Mail-Trigger, automatisierte Lead-Pflege und individuelle Workflows. So kannst du KI-Leadgenerierung und Qualifizierung optimieren, indem du gezielt relevante Nachrichten verschickst.

Wenn du ein kleineres Unternehmen bist und umfangreiche CRM-Funktionen zu viel erscheinen, kannst du all das auch mit anpassbaren KI-Agenten-Flows über Tools wie Botpress umsetzen.

Kundensupport

KI-Kundenservice hilft Nutzern, schneller hochwertige Antworten zu erhalten.

Denn durch Zugriff auf E-Mail-Historie und eigene Dokumente hat die KI alle nötigen Informationen, um fundierte Antworten zu geben.

HubSpot verwendet

Wichtig ist: Komplexe Anliegen sollten weiterhin von echten Mitarbeitenden bearbeitet werden. Die KI sollte also erkennen, ob sie qualifiziert ist, bestimmte Fragen zu beantworten. Glücklicherweise bieten die meisten großen E-Mail-Automatisierungstools diese Funktion.

CRMs nutzen Intent-Erkennung mit einfachen Spracheingaben, um triviale Anfragen von komplexeren zu trennen.

Welche Vorteile bietet KI für E-Mails?

Die Automatisierung durch KI ist zweifellos effizient und wirkungsvoll – KI-Assistenten helfen, Aufgaben schneller und besser zu erledigen.

Außerdem zeigen Studien, dass konversationelle Oberflächen die kognitive Belastung verringern. Das bedeutet: Du arbeitest schneller und effizienter und wirst weniger müde vom Sortieren, Lesen und Schreiben von E-Mails.

Höhere Produktivität

Das Auslagern von Aufgaben wie Sortieren, Priorisieren und Verfassen von E-Mails spart viel Zeit und Energie.

Das gilt, egal ob der KI-Assistent im Hintergrund sortiert, schreibt und versendet, oder du einen sehr kontrollierten Human-in-the-Loop-Ansatz wählst. Selbst wenn du jede E-Mail selbst schreibst und verschickst, hilft ein Assistent als Sparringspartner, die Blockade durch überfüllte Postfächer zu vermeiden.

Zufriedenere Kunden

Wenn ein Bot dich an Aufgaben erinnert, sinkt das Risiko menschlicher Fehler durch hohe kognitive Belastung.

Vergessene Antworten, kleine Fehler im Ablauf oder mangelnde Freundlichkeit durch Überlastung – all das lässt sich vermeiden, wenn ein Bot die Details übernimmt.

Automatisierter Kundensupport sorgt außerdem für schnellere Antworten, ohne dass die Servicequalität leidet.

Bessere Zugänglichkeit

Apropos kognitive Belastung: Komplexe Oberflächen wie E-Mail können anspruchsvoll und für weniger technikaffine Nutzer schwer zugänglich sein.

Trotzdem ist E-Mail unverzichtbar.

Konversationelle Oberflächen sind für Einsteiger intuitiver und ermöglichen ihnen den Zugang zu fortgeschrittenen Funktionen von E-Mail-Clients.

Mit sprachgesteuerten KI-Assistenten wird E-Mail-Kommunikation auch für Menschen mit Sehbehinderungen oder unterschiedlichen Lese- und Sprachkenntnissen zugänglicher.

Was sind die besten KI-E-Mail-Assistenten?

Da E-Mail das Herzstück vieler Unternehmen ist, gibt es zahlreiche Tools für unterschiedlichste Anwendungsfälle.

1. Botpress

Am besten geeignet für: Hochgradig anpassbare Workflows in einer Konversationsoberfläche, die plattformübergreifend funktioniert

Botpress ist die All-in-One-Plattform zum Erstellen von KI-Agenten. Workflows können von einfachen Konversationstools bis hin zu äußerst komplexen Kombinationen aus externen Tools, Bereitstellungskanälen und Referenzdokumenten reichen.

Die Plattform bietet einen Drag-and-Drop-Builder, native RAG-Funktionalität und eine einheitliche Bereitstellung über alle wichtigen Kanäle wie WhatsApp, Messenger und Web.

Integrationen für Gmail, HubSpot und Google Kalender – um nur einige zu nennen – ermöglichen E-Mail-Automatisierung über den Posteingang hinaus.

Die Plattform ist nahezu unbegrenzt anpassbar, und der Implementierungsaufwand hängt von der Komplexität Ihres Anwendungsfalls ab.

Das macht sie zu einer guten Option, um erste Erfahrungen zu sammeln. Das nutzungsbasierte Preismodell ist ideal für alle, die ohne große Investition starten möchten und noch nicht alle Funktionen benötigen.

Hauptfunktionen:

• Drag-and-Drop-Builder
• Automatische Bereitstellung auf externen Kanälen wie Web, SMS,
• API, um Konversationen oder Flows (Webhooks) aus externen Anwendungen aufzurufen
• Onboarding-Flow hilft Ihnen, in wenigen Minuten einen ersten Agenten zu erstellen.
• Autonomer Knoten für Konversation, Tool-Aufrufe und Entscheidungsfindung

2. SaneBox

Am besten geeignet für: Nutzer, die eine einfache E-Mail-Bereinigung und unkomplizierte Integration wünschen.

SaneBox ist ein KI-gestützter E-Mail-Management-Service, der Posteingänge aufräumt und sortiert.

Das System zur Priorisierung ist besonders ausgefeilt und bietet Funktionen für breite Kategorisierung, Aufschieben, das Filtern unbekannter Absender, Spam-Filterung und das Wiederherstellen fälschlich als Spam markierter E-Mails.

Es gibt viele Funktionen, aber wenig Anpassungsmöglichkeiten.

Das bedeutet, dass Funktionen für die E-Mail-Automatisierung bereits vorgefertigt sind: Posteingänge organisieren, Benachrichtigungen über unbeantwortete E-Mails und Erinnerungen für ungelesene Nachrichten.

Das ist praktisch, weil die gewünschte Funktion wahrscheinlich schon vorhanden ist. Ohne Anpassungsmöglichkeiten kann die Auswahl aber auch überladen wirken.

Beispielsweise wirken die Funktionen Aufschieben (SaneLater) und Customer Snooze wie Varianten ähnlicher Abläufe. Gleiches gilt für NotSpam und SaneScreener.

Solche Überschneidungen erschweren die Auswahl, besonders bei Preismodellen, die die Anzahl der nutzbaren Funktionen begrenzen.

Als E-Mail-zentriertes Tool lässt es sich aber besonders einfach mit fast jedem E-Mail-Anbieter integrieren.

Hauptfunktionen:

• Deep Clean: Filterung und Kategorisierung von E-Mails im gesamten Verlauf des Posteingangs
• SaneBox Digest: Tägliche Zusammenfassung der E-Mails im Newsletter-Format
• Cloud-Speicher für große Anhänge.
• SaneBlackHole: Automatisches Abbestellen von „nervigen“ Absendern

3. Superhuman

Am besten geeignet für: Nutzer, die ihre E-Mails mit Vorlagen organisieren möchten und bereit sind, auf einen neuen E-Mail-Client umzusteigen.

Superhuman ist eine KI-basierte E-Mail-App.

Das bedeutet, im Gegensatz zu Browser-Erweiterungen und externen Assistenten ist die KI-Funktionalität nicht von der Schnittstelle Ihres E-Mail-Clients abhängig.

Das kann ein Vorteil oder Nachteil sein – je nachdem, ob Sie bereit sind, Ihren aktuellen E-Mail-Client zu wechseln.

Es wird eine zusätzliche Ebene über Ihr E-Mail-Konto gelegt, mit der Sie E-Mail-Aktionen automatisieren oder einen Chatbot zu Inhalten befragen können.
Ein besonderes Highlight ist die Split Inbox Library, die vorgefertigte Vorlagen zum Labeln von E-Mails je nach Rolle, Unternehmen oder Bedarf bietet.

Neben den KI-Funktionen gibt es eine Reihe von Features zur Automatisierung der E-Mail-Produktivität: Abbestellen, Erinnerungen und das Zitieren von Ausschnitten aus langen E-Mails, um nur einige zu nennen.

Da es sich um eine App und keine Flow-Building-Plattform handelt, gibt es keine native Integration mit Drittanbietertools oder eigenen Workflows.

Hauptfunktionen:

• Stimm- und Tonanpassung
• KI befragen
• Split Inbox Library
• Sofortiges Ereignis: Ereignisse automatisch erstellen lassen

4. Copilot in Outlook

Am besten geeignet für: Outlook-Nutzer, die einen Konversationsassistenten suchen.

Copilot ist Microsofts führendes KI-Tool. Es wurde vor allem in Code-Editoren eingesetzt, um beim Bearbeiten und Analysieren von Code mit KI zu unterstützen. Diese Funktionalität wurde nun auf E-Mails ausgeweitet.

Copilot ist direkt in Outlook integriert und fungiert als Chat-Widget, das schnell Fragen zum Posteingang beantwortet, E-Mails verfasst und versendet, den Posteingang sortiert und auf Basis des bisherigen Verlaufs Aktionen vorschlägt.

Was die Integration betrifft, ist dies die beste Lösung (sofern Sie Outlook nutzen), da das Plugin bereits im Client enthalten ist.

Natürlich ist das auf Outlook-Nutzer beschränkt.

Es ist auch kein vollständiger Agent-Builder; Sie können keine Workflows erstellen und die Integration mit Drittanbietertools ist begrenzt. Für einfache Integration und konversationelles Posteingangsmanagement ist es aber ein solides Tool.

Hauptfunktionen:

• Zusammenfassung
• Chat-Oberfläche
• Vorgeschlagene Aktionen
• Terminplanung

5. Gemini für Gmail

Am besten geeignet für: Gmail-Nutzer, die einen Konversationsassistenten suchen.

Dies ist Googles Antwort auf Microsofts Copilot-Funktion. Die wichtigsten Funktionen sind ähnlich: Threads zusammenfassen, suchen und E-Mails verfassen – alles in einer Chat-Oberfläche.

Allerdings übernimmt Gemini keine Filterung, Labelvergabe oder Priorisierung. Die Organisation beschränkt sich auf das Archivieren oder Löschen unerwünschter E-Mails.

Die nahtlose Integration mit der Google-Suche hilft beim Verfassen von E-Mails mit Online-Ressourcen oder beim Auffinden von E-Mail-Adressen von Personen oder Unternehmen.

Vermutlich soll dies die eingebauten maschinellen Lernfunktionen von Gmail wie Spam-Filter und Autovervollständigung ergänzen, aber im Vergleich zu den oben genannten Tools wirkt es etwas schwach.

Es kann auch Bilder generieren – wie nützlich das ist, sei dahingestellt.

Hauptfunktionen:

• Native Integration mit Gmail
• Google-Suche

6. Missive

Am besten geeignet für: Teams, die gemeinsam an workflow-automatisierten E-Mail-Konten arbeiten möchten

Ein Gruß an unser KI-Unternehmen aus Quebec.

Missive ist eine App, die die teamübergreifende Kommunikation erleichtert und es ermöglicht, Konversationen bestimmten Mitgliedern zuzuweisen, während andere bei Bedarf eingebunden bleiben.

Was Missive auf diese Liste bringt, ist die Suite an KI-Tools.

Neben den Grundlagen wie Zusammenfassen und Verfassen von E-Mails gibt es die Möglichkeit, eigene Workflows mit einfachen Spracheingaben zu erstellen. Damit lassen sich automatische Antworten, das Zuweisen von E-Mails nach Absender oder Thema sowie das Extrahieren wichtiger Informationen wie Fälligkeitstermine umsetzen.

Sie bieten über 25 Integrationen mit beliebten Plattformen – die üblichen Verdächtigen: Gmail, Google Drive, Shopify, GitHub. Zusammen mit den benutzerdefinierten Workflows lassen sich so komplexe Automatisierungen über die Tools Ihres Teams hinweg erstellen.

Hauptfunktionen:

• KI-Automatisierungen
• Integrationen mit über 25 Apps sowie eigene Integrationen
• Eigene Prompt-Vorlagen für KI-gestützte Entwürfe
• Intelligente Aufgabenattribute.

7. Fyxer.ai

Am besten geeignet für: Sortierung von Posteingang und Kalender mit minimalem Aufwand.

Fyxer wird als KI-Executive Assistant vermarktet. Es übernimmt alle Aufgaben eines E-Mail-Assistenten und ist, wie ein Executive, sehr entscheidungsfreudig.

Es erstellt automatisch 8 Kategorien zur Kennzeichnung von E-Mails. Diese richten sich nach Priorität und geben Ihnen (und Fyxer) einen Leitfaden, in welcher Reihenfolge Sie antworten sollten.

Es verfasst automatisch Antworten auf Ihre wichtigsten E-Mails. Sie können diese nach Bedarf anpassen und versenden.

Bei diesen automatischen Antworten hat Fyxer Zugriff auf Ihren Kalender und kann Termine zu verfügbaren Zeiten erstellen und teilen.

Ergänzend dazu bietet Fyxer eine Meeting-Plattform, die Besprechungsnotizen erstellt und Transkripte speichert, die Sie über eine KI-Chatbot-Oberfläche durchsuchen können.

Es integriert sich mit Gmail und Outlook und scheint ein großartiges Tool zu sein, wenn Sie keine eigenen Workflows oder Integrationen (außer den genannten) nutzen möchten.

8. Lindy

Am besten geeignet für: Automatisierungen über verschiedene Plattformen hinweg

Lindy ist eine No-Code-Plattform zum Erstellen von KI-Agenten mit vorgefertigten Tools für verschiedene Aufgaben, darunter auch E-Mail-Automatisierung.

Wie alle universellen Agenten-Tools verbindet es sich über Integrationen mit Ihrem E-Mail-Konto und unterstützt Integrationen für Vertrieb, Marketing und Produktivität. Die Angaben variieren, aber manche Quellen sprechen von über 5000+ Integrationen.

In jedem Fall verbindet es sich nahtlos mit allen gängigen E-Mail-Clients.

Die vorgefertigten E-Mail-Automatisierungstools erleichtern das Einrichten von Flows für E-Mail-Triage (KI-gestütztes Filtern), das Verfassen von E-Mails und Terminplanung.

Ein besonders praktisches Tool ist die Möglichkeit, Hintergrundrecherchen zu Absendern durchzuführen. So erhalten Sie die Informationen, die Sie für Antworten oder zur Qualifizierung von Leads benötigen.

Dank der Vielzahl an Integrationen können Sie beispielsweise Dokumente in Google Docs mit Transkripten von Videokonferenzen aktualisieren und Ihrem Agenten Zugriff darauf geben, um E-Mail-Entwürfe zu verbessern.

Mir fällt auf, dass wenig über Posteingangsorganisation oder das Aufräumen des Postfachs erwähnt wird. Sicherlich ist das möglich – das Tool ist sehr umfangreich. Nach meiner Erfahrung sind No-Code-Plattformen jedoch oft schwer über die vordefinierten Vorlagen hinaus anzupassen.

Hauptfunktionen:

• Viele Integrationen
• Hintergrundrecherche zu Absendern
• Regeln in Alltagssprache für E-Mail-Triage
• Besprechungstranskripte

‍9. MailMaestro

Am besten geeignet für: Outlook-Nutzer, die eine einfache Einrichtung und durchsuchbare Besprechungstranskripte suchen.

Zum Zeitpunkt dieses Artikels hat MaestroLabs kürzlich Flowrite übernommen und KI-Funktionen in seinen E-Mail-Assistenten MailMaestro integriert.

MailMaestro verbindet sich mit Outlook und Gmail und bietet Tools zum Verfassen, Verwalten und Zusammenfassen von E-Mails. Es integriert sich auch mit Ihrem Kalender, um Termine vorzuschlagen und zu planen.

Die E-Mail-Verwaltung sortiert E-Mails und Anhänge und markiert sie nach Priorität (wichtig, Schlummern, Archiv). Eingehende E-Mails können mit dem Triage-Tool ebenfalls kategorisiert werden.

Wenn Sie Outlook nutzen, können Sie TeamsMaestro verwenden – den KI-Notizassistenten, der sich direkt in Microsoft Teams einbettet. Er transkribiert und speichert Besprechungsnotizen in der App, sodass Sie sie durchsuchen und – sagen Sie es mit mir – als Kontext für KI-gestütztes E-Mail-Verfassen nutzen können.

Hauptfunktionen:

• Terminplanung
• E-Mail-Verwaltung
• E-Mail-Triage
• KI-Notizassistent für Outlook-Nutzer

10. CleanEmail

Am besten geeignet für: Nutzer, die leichte Anpassungen mit einer einfach zu bedienenden mobilen Oberfläche wünschen.

CleanEmail ist eine App, die sich mit allen großen Anbietern (auch Hotmail, lol) verbindet und Vorlagen für Posteingangsverwaltung und E-Mail-Entwürfe bietet.

Sie bietet die grundlegenden Funktionen eines E-Mail-Clients: Aufräumen, benutzerdefinierte Filter (inklusive KI-gestütztem Spamfilter) und E-Mail-Entwürfe. Filter lassen sich einfach erstellen – sie nutzen Anweisungen in Alltagssprache und Dropdown-Menüs in einer intuitiven Benutzeroberfläche.

Auch die mobile App ist modern und einfach zu bedienen.

Wie bei allen auf Einfachheit ausgelegten Assistenten ist dies nicht die App für komplexe, anpassbare Abläufe oder Integrationen von Drittanbietern. Es gibt auch keine Option, mit Ihrem Posteingang zu chatten.

Hauptfunktionen:

• Mobile-App
• Filter in Alltagssprache

E-Mails mit KI automatisieren

Sie können jede Woche Stunden sparen, indem Sie das Sortieren, Verfassen und Nacharbeiten von E-Mails auslagern.

Mit dem einfachen Drag-and-Drop-Editor von Botpress, der internen LLM-Tool-Engine und zahlreichen Integrationen können Sie einfach starten und nach Bedarf skalieren. Ihr Assistent kann alles sein – von der Posteingangsverwaltung bis hin zu einer effizienten Marketing- oder Lead-Generierungs-Pipeline.

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