Akıllı Otomasyon Nedir?

Akıllı otomasyon artık mekanik akışların ötesine geçti. Eskiden özel bir komut dosyası veya API gerektiren işlemler artık yapıyı anlayan ve gerektiğinde ayarlama yapan yapay zekâ ajanları ile yürütülüyor.

Gartner, 2028 yılına kadar kurumsal yazılımların %33'ünün otomasyonun bir biçimini destekleyen ajansal yapay zekâ içereceğini tahmin ediyor; bu oran 2024'te %1'in altında.

Geleneksel otomasyon, yalnızca her adım tam olarak beklendiği gibi gerçekleştiğinde çalışır. Yeni bir düzene sahip bir satın alma siparişi veya gecikmiş bir onay, süreci tamamen durdurabilir. Akıllı otomasyon (IA), iş akışlarını anında uyum sağlayarak devam ettirir.

IA, hâlihazırda kullanılan ERP, CRM veya iş akışı araçlarına bağlanır, gelenleri okur, sonraki adımı belirler, gerektiğinde bekler ve otomatik olarak devam eder.

Bu makale, akıllı otomasyonun gerçek operasyonlarda nasıl çalıştığını, en hızlı geri dönüş sağladığı alanları ve mevcut sistemleri değiştirmeden pilot uygulama yaklaşımlarını inceliyor.

Akıllı otomasyon nedir?

Akıllı otomasyon, diğer adıyla akıllı süreç otomasyonu, yapay zekâyı robotik süreç otomasyonu ve ilgili araçlarla birleştirerek karmaşık iş akışlarını yürütür.

Makine öğrenimi ve doğal dil işleme gibi teknolojileri kullanarak bilgiyi okur, yorumlar ve iş sistemlerinde buna göre hareket eder.

Sabit adımlı otomasyonun aksine, çalışırken uyum sağlayabilir. Ne olduğunu takip eder, girdiler beklentilerden farklıysa sonraki adımı değiştirir ve görev tamamlanana kadar devam eder.

Örneğin, müşteri hizmetlerinde bir yapay zekâ ajanı şunları yapabilir:

• Müşterinin hesabını CRM'den çeker
  
• Lojistik sisteminde canlı teslimat durumunu kontrol eder
  
• Bir gecikme tespit edilirse doğru ekibe yönlendirir
  
• Sorun çözüldüğünde bir güncelleme gönderir

Tüm bunlar, yeni talimat beklemeden tek bir kesintisiz süreç olarak çalışır.

Farklı Akıllı Otomasyon Türleri

Akıllı otomasyon, talebe göre farklı ölçeklerde uygulanabilir. Aşağıdaki tablo başlıca akıllı otomasyon türlerini gösteriyor:

Akıllı Otomasyonun Temel Faydaları

İşler, insanlar meşgulken bile ilerler

Çoğu işletmede, siparişler, faturalar veya onaylar, biri hasta olduğunda veya başka işlerle uğraştığında genellikle beklemede kalır.

Akıllı otomasyon, süreci açık tutar ve eksik parça geldiği anda devam eder. Bu da daha az "takılan" görev ve müşterilerin ihtiyaçlarına daha hızlı ulaşması demektir.

Sürekli yeniden işleme maliyetinin azalması

Çalışanlar her veri girişi yaptığında veya hata düzelttiğinde maliyet artar. IA, kayıtları tutarlı tutar; böylece müşteri bir alanı sipariş sırasında güncellerse, süreç yeniden işleme olmadan devam eder.

Ekipler arasında daha doğru teslimatlar

Departmanlar genellikle aynı verinin farklı sürümleriyle çalışır. IA, işlem yapmadan önce en güncel değerleri kontrol eder, böylece devirler sorunsuz gerçekleşir.

Süreç, her görevde harcanan süre ve çalışan ile müşteri memnuniyeti gibi basit metriklerle daha iyi izlenebilir ve anlaşılabilir.

Akıllı otomasyon nasıl uygulanır?

En iyi sonuçlar, akıllı otomasyonun küçük ve hedefli aşamalarda tanıtılmasıyla, ardından tüm işletmeye yayılmasıyla elde edilir.

Adım 1: Açık bir tıkanıklığı olan bir süreci belirleyin

Tekrarlayan gecikmelere veya manuel yeniden işleme neden olan iş akışlarını arayın. Örnekler:

• Sık veri uyuşmazlığı yaşanan fatura işlemleri
• Kritik noktalarda tıkanan satın alma onayları
• Temsilci bulunamadığı için alınamayan çoklu randevular
• Departmanlar arasında gidip gelen müşteri yönlendirmeleri

Adım 2: IA'yı mevcut sistemlere entegre edin

ERP, CRM ve RPA platformlarını yerinde bırakın. Akıllı otomasyon yazılımı ve araçları, iş akışlarına doğrudan denetleyici olarak entegre edilebilir.

Bu, temel sistemleri tamamen değiştirme riskini ortadan kaldırır. Güçlü bir pilot uygulama için yardımcı olabilecek yaygın akıllı otomasyon araçları arasında Botpress, Langchain, Autogen, CrewAI ve Make bulunur.

Adım 3: Kontrollü bir pilot uygulama başlatın

Küçük başlayın. Otomasyonu sınırlı bir iş akışında test edin ve sonuçları izleyin.

‍

Örnek bir pilot uygulama, finans departmanında fatura işleme gibi bir konuyu ele alabilir. IA'yı mevcut sürecinizle birlikte bir ay boyunca çalıştırın.

Kaç faturanın otomatik olarak onaylandığını, kaçının hâlâ insan incelemesi gerektirdiğini ve bunun ödeme sürelerine etkisini izleyin.

Adım 4: Birbiriyle bağlantılı iş akışlarına genişletin

Pilot başarılı olduktan sonra, birden fazla sistemi kapsayan süreçlere ölçekleyin. Bu aşamada, otomasyon insan gecikmelerini, istisnaları ve çeşitli girdileri çok az denetimle yönetir.

Bu aşamalı yayılım maliyeti kontrol altında tutar. Bağlantılı sistemler kullanılarak ve değişen ortamlara ölçeklenerek, pilot sonuçları daha fazla yatırım için kanıt sağlar.

En İyi 5 Akıllı Otomasyon Aracı

1. Botpress

En uygun kullanım: Adımlar arasında aktif kalan ve yeni giriş geldiğinde, iş akışı daha önce tetiklenmiş olsa bile devam eden otomasyonlar geliştiren ekipler için.

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz Plan: Temel oluşturucu, 1 bot ve 5$ yapay zekâ kredisi içerir
• Plus: 89$/ay — akış testi, yönlendirme, insan devri
• Team: 495$/ay — SSO, işbirliği, paylaşılan kullanım takibi

Botpress, sistemler arası çalışan yapay zekâ ajanları oluşturmak için bir platformdur. Her ajan, kendi mevcut durumuna göre görevi değerlendirerek herhangi bir noktadan devam edebilen yapılandırılmış bir akış olarak çalışır.

Ajanlar görsel bir editör veya kod aracılığıyla oluşturulur. Akıştaki her adım belirli bir işlemi gerçekleştirir — bir mesajı ayrıştırmak, harici bir API çağırmak, bir belgeyi işlemek, insan girdisini beklemek veya bir sonucu aşağıya göndermek gibi.

Ajans mevcut verilere göre ilerler ve yürütme bağlamını korur. Kolay sürükle-bırak kurulumu sayesinde bir istemi test edebilir, bir koşulu değiştirebilir veya araç mantığını güncelleyebilirsiniz; bu sırada iş akışının geri kalanı sabit kalır.

Ajanslar bir görevin nerede kaldığını takip eder, böylece tekrar başlatmadan devam edebilir. Eğer çalışırken gerekli bir değer eksikse, ajans bunu doğrudan kullanıcıdan isteyip sağlandığında devam edebilir.

Anahtar özellikler:

• Durumu koruyan ve gecikme veya kısmi girişten sonra devam edebilen iş akışları
• Çalışma sırasında eksik veriyi isteme yeteneği
• Bilgi tabanlı kararlar için yapılandırılmış dosya ve tablo desteği
• Ajans akışlarında harici API çağrıları ve araç işlemleri

2. LangChain

En uygun: Doğrudan kod yazarak mantık, araç kullanımı ve yürütme davranışı üzerinde tam kontrol isteyen ekipler için AI ajanları geliştirmek.

Fiyatlandırma:

• Geliştirici: Ücretsiz – 1 koltuk, ayda 5.000 iz, istem yönetimi, temel izleme araçları
• Plus: Koltuk başına aylık 39$ – ekip özellikleri, daha yüksek iz sınırları, LangGraph geliştirme dağıtımı
• Kurumsal: Özel – kendi sunucunda veya hibrit kurulum, SSO, destek ve ölçeklenebilir kullanım

LangChain, ajanların çalışma sırasında gözlemlediklerine göre mantık yürüten Python tabanlı bir çerçevedir. Önceden belirlenmiş adımları takip etmek yerine, sistem bağlamı değerlendirir, hangi aracı çağıracağına karar verir ve görev tamamlanana veya durma koşulu oluşana kadar döngüye devam eder.

Çerçeveyi kullanarak, kullanıcılar ajanların nasıl mantık yürüteceğini, hangi araçları kullanabileceğini ve ara sonuçlara göre kararların nasıl yönlendirileceğini tanımlar. Ajan tek bir girdi veya sabit bir sonuç varsaymaz — hedefe ulaşmak için harici sistemlerle etkileşime girer ve planını adım adım geliştirir.

LangChain, otomasyonun esnek mantık gerektirdiği durumlarda en iyi sonucu verir. Bir akış, hangi veritabanına sorgu atılacağına karar vermek, bir belgeden yapılandırılmamış girdi çıkarmak ve sonuç belirli bir eşiği karşılamazsa birden fazla deneme yapmak zorunda kalabilir.

Kod tabanlı olduğu için hızlı prototipleme için uygun değildir. Ancak araç seçimi ve API davranışı üzerinde tam kontrol sağlar; bu da karmaşık ve kritik otomasyonlarda gereklidir.

Başlıca Özellikler:

• Planlama ve tekrar denemeler üzerinde tam kontrol ile kodda tanımlanan ajan mantığı
• Çalışma sırasında uyum sağlayan araç kullanımı ve bellek davranışı
• Yapılandırılmış çıktılar, özel istemler ve araç zincirleme desteği
• Dil modelleri, vektör depoları ve API'lerle yerel entegrasyonlar

3. CrewAI

En uygun: Farklı rollerdeki birden fazla AI ajanının net, sohbet tabanlı adımlarla görevleri koordine ettiği otomasyonlar kuran ekipler için.

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz: 0$/ay – 50 yürütme, 1 canlı ekip, 1 koltuk
• Temel: 99$/ay – 100 yürütme, 2 canlı ekip, 5 koltuk
• Standart: 500$/ay – 1.000 yürütme, 2 canlı ekip, sınırsız koltuk, 2 saatlik başlangıç desteği

CrewAI, birden fazla ajana dayalı iş akışları oluşturmak için kullanılan bir Python çerçevesidir. Her ajana bir rol ve sorumluluk atanır — araştırmacı, yazar, gözden geçiren veya kontrolcü gibi — ve bu ajanlar süreci tamamlamak için birlikte çalışır.

Bu 'ekip' modeli mantığı sadeleştirir. Her aracı ve koşulu yöneten karmaşık bir ajan yazmak yerine, kullanıcı işi bölen bir ekip tanımlar. Her ajanın kendi hafızası, kendi araçları ve sistemde diğerleriyle iletişim kurma biçimi vardır.

CrewAI sıralama ve iletişimi yönetir. Akış başladığında, ajanlar görevleri birbirlerine aktarır ve hedefe ulaşılana kadar devam ederler. Süreç şeffaftır ve görev devri okunabilirdir; bu da hata ayıklama veya yeni adımlar eklerken faydalıdır.

Başlamak kolaydır. Roller bir yapılandırma dosyasında tanımlanır, araçlar sadece Python fonksiyonlarıdır ve koordinasyon deseni, karmaşık otomasyonu daha hafif hissettirir — özellikle de çalışma sırasında değişiklik olduğunda.

Ana özellikler:

• Ajan rolleri görev, araç erişimi ve iletişim kurallarıyla tanımlanır
• Durum ajanlar arasında aktarılır; tek bir zincir yerine ekip olarak çalışır
• Sorumluluk ve akış mantığını tanımlamak için net yapılandırma yapısı

4. AutoGen

En uygun: Ajanların çalışma sırasında bilgi alışverişi yapması ve karşılıklı etkileşime göre davranışını uyarlaması gereken otomasyonlar geliştiren ekipler için.

AutoGen, yalnızca kullanıcı ve model arasında değil, ajanlar arasında da sohbet temelli çok ajanlı bir çerçevedir.

Otomasyonun, ajanların sonuçları doğrulaması, varsayımları iki kez kontrol etmesi veya hangi araç ya da eylemin mantıklı olacağına karar vermesi gerektiğinde en iyi sonucu verir.

CrewAI'ye benzer şekilde, Autogen kullanıcıların bir ajan grubu oluşturmasına, rollerini tanımlamasına ve nasıl etkileşime gireceklerini ayarlamasına olanak tanır. Ajanlar birbirlerine planlar, kod, ara sonuçlar veya takip soruları ile yanıt verebilir.

Bu yapı, doğru cevabın önceden bilinmediği durumlarda faydalıdır — örneğin API'ler arasında seçim yapmak, bir yürütme hatasını düzeltmek veya başarısız bir eylem planını yeniden yazmak gibi. AutoGen tüm bunları sabit kurallar yerine mesaj aktarımıyla yönetir.

Başlıca Özellikler:

• Ajanlar arası iletişim mesaj döngüleriyle sağlanır
• Planlama ve doğrulama, sohbet başlıkları içinde yönetilir
• Kod çalıştırma, araç çağrıları ve bağlam ekleme desteği
• Çalışma sırasında takip gerektiren otomasyonlar için uygundur

5. Make

En uygun: Araç çağrıları, dallanan yollar ve adımlar arasında verinin nasıl aktarıldığını net şekilde gösteren yapılandırılmış otomasyonlar geliştiren ekipler için.

Fiyatlandırma:

• Açık Kaynak: Ücretsiz – tam çerçeve dahil, Apache 2.0 lisansı
• Pro Sürüm: Ücretsiz – Rasa Pro ile ayda 1.000 konuşmaya kadar
• Büyüme: Yıllık 35.000$'dan itibaren – Rasa Studio, destek ve ticari kullanım dahil

Make, görsel senaryolar etrafında oluşturulmuş kodsuz bir otomasyon platformudur. Her senaryo, tuval üzerinde birbirine bağlı modüllerden oluşur ve her modül tek bir görev gerçekleştirir — veri göndermek, içerik dönüştürmek, bir hizmeti tetiklemek veya bir AI modelini çağırmak gibi.

Make'i akıllı otomasyon için önemli kılan, sabit bir yolu takip etmeyen akışları yönetebilmesidir. Senaryolar duraklatılabilir, dallanabilir, tekrar denenebilir veya girdi bekleyebilir; önceki adımlar atlanmadan. Girdiler eksik olabilir, sırasız gelebilir veya çalışma sırasında değişebilir.

Arayüz, veri hareketini ve adım yürütmesini net şekilde sunar. Hatalar izlenebilir, girdiler her noktada görülebilir ve mantık, dağıtımdan sonra bile düzenlenebilir kalır. Senaryolar karmaşıklaştıkça bile şeffaflığını korur.

Make, çok çeşitli harici sistemlerle entegre olur ve özel modüllerle genişletilebilir. Birden fazla araçta kontrol, esneklik ve izlenebilirliğin gerektiği iş akışları için uygundur.

Başlıca Özellikler:

• Dallanma, zamanlama ve tekrar denemeli görsel oluşturucu
• Hangi verinin nereye aktarıldığını görün
• Kararsız veya geç gelen girdiler için yerleşik hata yönetimi

Akıllı Otomasyonun Temel Bileşenleri

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA)

Robotik süreç otomasyonu, dijital bir arayüzde insan hareketlerini taklit eden yürütme katmanıdır — butonlara tıklamak, dosya açmak, veri girmek veya sistemler arasında değer kopyalamak gibi.

Birçok eski sistem — veya yalnızca ekran üzerinden insan kullanımı için tasarlanmış olanlar — bu yeteneğe sahip değildir. Bu durumlarda, RPA yazılımı tıpkı bir insan gibi yazılımı kullanır, menülerde gezinir ve alanları doldurarak görevin tamamlanmasını sağlar.

Büyük Dil Modelleri (LLM'ler)

Akıllı otomasyonun talimatları anlaması, sonraki adımları belirlemesi veya sonuçları açıklaması gerektiğinde, büyük dil modelleri bunu mümkün kılan bileşendir. Süreç boyunca mantık yürütme ve sonuçları açık bir dille iletme yeteneği eklerler.

Pratikte, LLM'ler bir süreçte şu özel rolleri üstlenebilir:

• Bir isteği anlayıp daha küçük adımlara ayırmak
  
• Her adım için doğru veri veya bağlamı çekmek
  
• Bir sonraki adımda hangi araç veya sistemin kullanılacağına karar vermek
  
• Gerektiğinde açık, insan tarafından anlaşılır yanıtlar veya özetler üretmek

En iyi LLM'leri bulmak kurulumunuza bağlıdır — veri gizliliği, entegrasyon seçenekleri ve iş akışı karmaşıklığı gibi faktörler, hangi modelin belirli bir ortamda en iyi performansı göstereceğini etkiler.

Makine Öğrenimi (ML)

Akıllı otomasyon sürecindeki makine öğrenimi modelleri, otomasyonun davranışını iyileştiren daha özel ve veriye dayalı görevleri yerine getirir. Genellikle arka planda şunları yaparlar:

• Bir sürecin sonucunu tahmin etmek veya gelen verileri sınıflandırmak
  
• Bir süreç normalden sapmaya başladığında anormallikleri tespit etmek
  
• Doğruluk ve verimliliği korumak için sistem performansını zaman içinde izlemek

ML modelleri her zaman LLM veya doğal dil işleme içermek zorunda değildir. Rolleri, otomasyona gerçek zamanlı olarak uygun şekilde yanıt verebilmesi için sayılar üzerinden daha iyi farkındalık ve karar sinyalleri sağlamaktır.

Akıllı Belge İşleme (IDP)

Akıllı belge işleme, yapay zekânın taranmış formlardan el yazısı notlara kadar yapılandırılmamış dosyaları okuyup, bunları veri otomasyon sistemlerinin kullanabileceği verilere dönüştürmesidir.

IDP adımı, tarihsel olarak akıllı otomasyonun en fazla kaynak gerektiren bölümlerinden biri olmuştur ve her bir ayrıştırma aşaması kendi karmaşıklığına ve maliyetine sahiptir.

Belge ayrıştırmanın nasıl değiştiğine dair bir fikir vermek için, 2019'daki tipik yöntemlerle 2025'te LLM tabanlı yöntemlerin standartlarını hızlıca karşılaştıralım:

‍

Ayrıştırma maliyetleri ve format desteği, taranmış girdiler, dizilim açısından zengin dosyalar ve erişim senaryolarında LLM tabanlı belge anlama testleri yapan LlamaIndex'in son kıyaslamalarına dayanmaktadır.

API Entegrasyonları ve Araç Çalıştırma

API'ler, farklı yazılımların doğrudan bilgi alışverişi yapmasını sağlar. Akıllı otomasyonda, formların gönderilmesi, etkinliklerin planlanması, bilet oluşturulması veya kayıtların güncellenmesi gibi işlemleri gerçekleştirmek için kullanılırlar.

Otomasyon, genellikle ayrıştırılmış belgeler veya RPA ile tanımlanmış adımlar temelinde ne yapılacağına karar verir ve ardından görevi tamamlamak için doğru API'yi çağırır. İşlem tamamlandığında süreç insan müdahalesi olmadan devam eder.

Görev basit ya da dinamik olsun, temel fikir aynıdır: Otomasyon ne yapılacağını bildiğinde, bunu gerçekleştirecek bir yol gerekir ve API, işlemi güvenli ve kayıt altına alınabilir şekilde yapmanın yolunu sunar.

Yetkilendirme ve Güvenlik (OAuth, MCP)

Otomasyon sistemleri gerçek hesaplar üzerinde işlem yapar, hassas araçlara erişir, canlı ortamlarda güncellemeler yapar ve en önemlisi, sahibinin adına bütünlüğü temsil eder.

Bu da her adımın doğru erişim düzeyine sahip olması gerektiği ve daha da önemlisi, ajanın kim(lerin) ne yaptığını bilmesi gerektiği anlamına gelir.

• OAuth (kullanıcı tarafından verilen erişim): Otomasyonun bir insan adına işlem yapması gerektiğinde kullanılır. Kullanıcının izinlerine bağlı, zaman sınırlı anahtarlar sağlar.
  
• Model Context Protocol tarzı hizmet kimliği (makineden makineye): Makinelerin birbirini doğrudan, dijital bir rozet gibi, insan müdahalesi olmadan doğrulamasını sağlayan bir yöntemdir.

Tam kurulum, ortam ve uyumluluk gereksinimlerine bağlıdır.

Akıllı otomasyon ile RPA arasındaki fark nedir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA), tekrarlanabilirlik için tasarlanmıştır. Alanlar arasında veri kopyalamak, dosya taşımak veya formları doldurmak gibi görevleri otomatikleştirmek için belirli kuralları izler. Bu botlar, adımlar her zaman aynı olduğunda ve girdiler öngörülebilir olduğunda iyi çalışır.

Akıllı otomasyon (IA) ise sabit komutları izlemek yerine, bağlama göre hareket eden, uç durumları yöneten ve çok adımlı süreçlerde araçları koordine eden yapay zekâ kullanır.

Bir kurumsal kaynak planlama sohbet botu üzerinden bir faturanın işlenmesini hayal edin.

• Bir RPA botu sabit alanlardan toplamları alır ve sisteme aktarır. Format değişirse, işlem bozulur.
  
• Bir IA sistemi belgeyi okur, içeriği anlar, uç durumları işaretler ve nereye yönlendireceğine karar verir — hatta dizilim yeni olsa bile.

Temel fark: RPA, önceden belirlenmiş görevleri tamamlar. IA ise çalışırken nasıl tamamlanacağını bulur.

Günlük Görevlere Yapay Zekâ Otomasyonu Ekle

Çoğu işletmede zaten tekrar eden rutinler vardır — sipariş onaylamak, kayıtları güncellemek, dosyaları taşımak gibi. Sorun şu ki, bu rutinler yalnızca her adım tam planlandığı gibi gerçekleşirse işler.

Yapay zekâ ajanları bu iş akışlarını esnek hale getirir. Eksik bilgi için bekleyebilir, bir şey değiştiğinde devam edebilir ve ekibinizin süreci baştan başlatmasına gerek kalmadan ilerlemeyi sürdürebilir.

Mevcut sistemlerinizi değiştirmeniz gerekmez. Yapay zekâ, mevcut araçlarınızın üzerine eklenir, yalnızca gerektiğinde devreye girer ve sürecin geri kalanı sorunsuz şekilde devam eder.

Hemen oluşturmaya başlayın — ücretsizdir.