Ano ang Robotic Process Automation?

Kailan gagamitin ang RPA

Ang RPA ay pinakaangkop para sa pag-automate ng mga paulit-ulit na gawain, pagsasama ng mga legacy system, paghawak ng structured na data, at anumang mataas na dami ng gawain na nangangailangan ng kaunting paggawa ng desisyon. 

Ang mga lakas na ito ay nangangahulugan na ang isang negosyo ay dapat gumamit ng RPA kung gusto nilang i-automate ang pagpoproseso ng invoice, pagtatala ng pagkakasundo, pag-navigate sa isang lumang mainframe, o pagproseso ng mga order ng customer.

Kailan gagamit ng ibang solusyon sa AI

Maraming gawain na hindi kayang hawakan ng RPA, kabilang ang:

• Pangangasiwa sa hindi nakabalangkas na data
• Mga personalized na pakikipag-ugnayan
• Predictive analytics
• Paggawa ng desisyon
• Patuloy na pag-aaral

Kaya kung ang isang organisasyon ay naghahanap na gumamit ng isang solusyon sa AI upang ikategorya at awtomatikong tumugon sa mga email ng customer, ang isang mas naaangkop na solusyon ay ang natural na software sa pagpoproseso ng wika o AI sa pakikipag-usap .

Kung gusto ng isang negosyo ng AI solution para mahulaan ang mga trend, dapat silang pumili ng machine learning solution. Kung gusto nila ng solusyon na awtomatikong nakikipag-ugnayan sa mga customer, dapat silang pumili ng AI chatbot sa RPA.

Pagsubaybay sa presyo at sistema

Ang RPA ay perpekto para sa pag-automate ng patuloy na pagsubaybay sa mga presyo at pagganap ng system. Maaaring subaybayan ng mga bot ang mga pagbabago sa pagpepresyo sa mga platform, na tinitiyak na ang pagpepresyo ng kumpanya ay nananatiling mapagkumpitensya at napapanahon.

Para sa pagsubaybay sa system, maaaring suriin ng RPA ang mga isyu sa pagganap at magpadala ng mga alerto para sa anumang nakitang mga anomalya. Ang mga uri ng RPA bot na ito ay madalas na patuloy na tumatakbo sa background ng isang software o system.

Pagproseso ng payroll

Ang payroll at iba pang anyo ng organisasyonal na accounting ay madalas na binabayaran nang regular, na ginagawa itong madaling gamitin na kaso para sa RPA.

Pamamahala ng data

Karamihan sa mga application ng RPA ay nasa ilalim ng payong termino ng 'data management'. Sa buong industriya, ang mga karaniwang gawain sa pamamahala ng data ng RPA ay kinabibilangan ng:

• Pagpasok ng data
• Pagkuha ng data
• Pagpapatunay ng data
• Paglipat ng data
• Paglilinis ng data
• Mga update sa database
• Pagkakasundo ng data
• Pag-uuri at pagkakategorya ng data

Ang mga malawak na gawaing ito ay may lugar sa halos anumang industriya o kaso ng paggamit - ang lahat ng nagbabago ay ang uri ng data at kung paano ito kailangang pangasiwaan.

Pagtupad ng order

Ang mga paulit-ulit na gawain tulad ng pagtupad ng order – kabilang ang pagpoproseso ng pag-iimpake at pagpapadala – ay ganap na angkop sa RPA. Nangangailangan ito ng mataas na katumpakan, nagsasangkot ng malaking halaga ng pagpasok at pagpapatunay ng data, at inuulit ang parehong proseso nang libu-libong beses.

Dokumentasyon 

Maaaring gamitin ang RPA upang matiyak ang wastong pagsunod at dokumentasyon. 

Halimbawa, ang isang legal na kumpanya na nagpupuno ng mga kumplikadong dokumento ay maaaring gumamit ng solusyon sa RPA upang awtomatikong punan ang tamang impormasyon, i-verify ang pagkumpleto at katumpakan, at matiyak na ang mga huling dokumento ay sumusunod sa mga pamantayan ng regulasyon.

Ang mga RPA bot ay maaari ding mag-archive at kumuha ng mga dokumento at data gaya ng hinihiling ng mga empleyado ng tao, o kahit na gumawa ng mga audit trail upang subaybayan ang mga workflow at pagbabago.

Walang binabantayang RPA

Independiyenteng gumagana ang mga hindi nag-aalaga na RPA bot, nang walang interbensyon ng tao. Sa halip na ma-trigger ng isang tao, maaari silang tumakbo sa mga iskedyul, ma-trigger ng mga partikular na kaganapan, o gumana 24/7.

Halimbawa, maaaring mag-batch ng data ng proseso ang isang walang-bantay na RPA bot sa pagtatapos ng bawat araw ng trabaho, o i-automate ang mga proseso ng payroll.

Nag-aral sa RPA

Ang mga dinaluhang RPA bot ay gumagana kasama ng mga user na tao at karaniwang na-trigger ng user mismo. Tumutulong ang mga bot na ito sa mga gawain na nangangailangan ng interbensyon ng tao o paggawa ng desisyon.

Halimbawa, maaaring gumamit ang isang kinatawan ng customer service ng isang dinaluhang RPA bot upang makuha ang impormasyon ng customer habang nasa isang tawag.

Hybrid RPA

Pinagsasama ng Hybrid RPA ang dinaluhan at hindi binabantayan na RPA. Ang mga hybrid na RPA bot ay nakikipag-ugnayan sa mga tao kapag kinakailangan at nagpapatakbo nang nakapag-iisa kapag posible. 

Ang mga bot na ito ay ginagamit upang lumikha ng tuluy-tuloy na daloy sa pagitan ng mga gawaing nangangailangan ng input ng tao at sa mga maaaring ganap na awtomatiko.

Halimbawa, ang isang hybrid na RPA bot ay maaaring tumulong at empleyado habang nasa isang tawag, pagkatapos ay awtomatikong iproseso ang natitirang bahagi ng gawain pagkatapos ng tawag.

Matalinong RPA

Ang Intelligent RPA ay madalas na tinutukoy bilang intelligent automation, at kinabibilangan ito ng pagdaragdag ng AI sa RPA software.

Ang RPA ay tradisyonal na ginagamit para sa mga nahuhulaang gawain na itinakda ng mga nakatakdang trigger. Ngunit ang pagdaragdag ng AI ay nagpapahintulot sa RPA na gawin ang mga gawain na dati ay nangangailangan ng interbensyon ng tao.

Tumaas na pagiging produktibo

Ang mga RPA bot ay maaaring humawak ng mga paulit-ulit, nakakaubos ng oras na mga gawain nang mas mabilis kaysa sa mga tao, na nagpapalaya sa mga empleyado na tumuon sa mas madiskarteng mga gawain.

Nabawasang gastos

Ang pag-automate ng mga gawaing nakabatay sa mga panuntunan ay makabuluhang binabawasan ang mga gastos sa paggawa para sa mga organisasyon, lalo na kapag ang isang RPA system ay pinaliit, o kapag ang RPA ay pinalawig sa mga proseso ng negosyo.

Pinahusay na katumpakan 

Pinaliit ng RPA ang mga error ng tao sa mga proseso tulad ng pagpasok ng data, pagkalkula, at paghawak ng dokumento, na humahantong sa mas mataas na katumpakan at mas kaunting magastos na mga pagkakamali.

Maaari din silang i-program upang mahigpit na sundin ang mga alituntunin sa regulasyon at pagsunod, kung nais ng isang kumpanya na tiyakin ang mahigpit na dokumentasyon ng mga aksyon.

Mas mataas na kasiyahan ng empleyado

Mas nasisiyahan ang mga empleyado sa trabaho kapag nakakatuon sila sa mga nakakaengganyong gawain, sa halip na mga pangmundo at paulit-ulit.

Nasusukat at madaling ibagay 

Maaaring palakihin o pababain ang mga solusyon sa RPA batay sa mga pangangailangan ng negosyo, lahat nang walang makabuluhang pamumuhunan sa imprastraktura o mapagkukunan.

At kung magbago ang mga proseso ng negosyo o mga kinakailangan sa regulasyon, hindi na kailangang muling sanayin ang mga empleyado – ang isang RPA bot ay maaaring mabilis na mai-configure o ma-update upang tumugma sa mga bagong pamantayan.

1. Tukuyin ang mga angkop na gawain 

Ang unang hakbang sa pagpapatupad ng RPA ay ang pagtukoy sa mga gawain na paulit-ulit, nakabatay sa panuntunan, at nakakaubos ng oras. 

Ang mga gawaing ito ay namamapa upang maunawaan ang mga partikular na hakbang na kasangkot. Kabilang dito ang pagdedetalye sa mga input ng data, mga punto ng desisyon, at mga pagkilos na kailangan upang makumpleto ang proseso.

2. Magdisenyo at bumuo ng bot

Kapag nai-mapa na ang mga gawain, ididisenyo ng mga developer o business analyst ang RPA bot. Kabilang dito ang paggawa ng mga script o workflow na nagtuturo sa bot kung ano mismo ang dapat gawin.

3. I-deploy ang bot 

Pagkatapos idisenyo ang bot, ito ay i-deploy sa kapaligiran kung saan ito gagana – karaniwan sa loob ng mga umiiral nang software application ng kumpanya. Nakikipag-ugnayan ang bot sa software tulad ng ginagawa ng isang tao, pag-navigate sa mga interface, pagpasok ng data, at pagpapatupad ng mga utos.

4. Bot execution

Kapag na-deploy ang bot, magsisimula itong awtomatikong gawin ang mga gawain. Maaari itong mag-log in sa mga application, ilipat ang mga file, punan ang mga form, o kunin ang data mula sa mga dokumento.

5. Pagsubaybay sa bot

Kapag gumagana na ang bot, maaari itong masubaybayan nang real-time sa pamamagitan ng control dashboard. Nagbibigay-daan ito sa mga negosyo na subaybayan ang pagganap ng bot, pamahalaan ang mga aktibidad nito, at gumawa ng mga pagsasaayos kung kinakailangan. 

Kung lumitaw ang isang isyu, tulad ng error sa system o pagbabago sa proseso, maaaring i-configure muli ang bot upang umangkop sa mga bagong kundisyon.

6. Patuloy na pagpapabuti

Ang RPA ay hindi isang set-it-and-forget-it na solusyon. Sa paglipas ng panahon, habang nagbabago ang mga proseso, maaaring kailanganing i-update ang mga bot upang mahawakan ang mga bagong gawain o pagbabago sa mga kasalukuyang daloy ng trabaho. 

Bukod pa rito, habang nagiging mas pamilyar ang mga kumpanya sa RPA, madalas silang nakakahanap ng mga bagong lugar kung saan maaaring ilapat ang automation, na humahantong sa patuloy na pagpapalawak sa loob ng organisasyon.