Qu'est-ce que la RPA dans l'automatisation ?

Le marché des robots est en plein essor car les données sont de plus en plus exploitées par les entreprises pour accroître leur productivité, améliorer l'expérience des utilisateurs et réduire les coûts. En effet, selon une étude, pour 60 % des emplois dans le monde, au moins 30 % des tâches pourraient être automatisées.

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, les entreprises ont besoin d'outils technologiques performants pour collecter et traiter l'énorme quantité de données générées quotidiennement. De nos jours, l'automatisation des processus est un élément stratégique clé pour les entreprises qui cherchent à améliorer leurs processus commerciaux, à ajouter de la valeur à leurs services et à acquérir un avantage concurrentiel.

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Qu'est-ce que l'automatisation des processus robotiques ?

L'automatisation des processus robotiques ou RPA fait référence à des robots logiciels qui fonctionnent virtuellement et automatisent les tâches répétitives du travail numérique telles que la collecte, le transfert et la saisie de données, le processus de transaction, la gestion de fichiers au sein de serveurs et bien d'autres choses encore. Elle se compose généralement d'une infrastructure virtuelle, d'une suite de logiciels et d'une méthodologie spécifique.

Le logiciel RPA est une technologie d'automatisation innovante basée sur l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, qui aide les entreprises et les organisations à optimiser leur temps et leurs ressources. La RPA automatise les tâches complexes basées sur des règles pour les sites web et les applications afin que les employés puissent se concentrer sur des sujets plus importants plutôt que sur les tâches quotidiennes de routine.

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Les différents types d'APR

Il existe trois principaux types d'automatisation des processus robotiques. Le plus approprié pour votre entreprise dépendra des processus et des tâches que vous souhaitez confier à la solution informatique :

• Les robots sont utilisés pour traiter les données et les informations
• Les robots sont utilisés pour collecter et stocker des données
• Chatbots sont des assistants virtuels qui répondent aux questions et améliorent le service à la clientèle

En savoir plus sur chatbots

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Qu'est-ce qu'un robot logiciel ?

Un robot logiciel est un programme conçu par un ensemble d'instructions et de commandes, qui est construit pour automatiser des processus. Il existe différents types de robots logiciels tels que chatbots et les assistants virtuels. Ils peuvent être installés sur un serveur physique, un PC ou une machine virtuelle.

Les robots logiciels peuvent être utilisés pour un nombre infini de tâches différentes et sont divisés en deux catégories :

• Bots de guichet
  

Ces types de robots logiciels sont utilisés pour simplifier les processus commerciaux qui impliquent une interaction humaine (service à la clientèle, ventes, etc.) et un jugement. Les robots de front office sont utilisés par les entreprises pour rationaliser les opérations et prendre en charge certaines tâches afin que les employés puissent se concentrer sur des tâches plus complexes et génératrices de valeur.

Par exemple, les entreprises qui intègrent chatbots sont en mesure de répondre aux questions des clients, de résoudre les réclamations, de suivre les commandes et bien plus encore. Elles sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et apprennent et s'améliorent constamment grâce à l'intelligence artificielle.

• Back office bots‍

L'automatisation des processus robotiques est également très utile pour automatiser les processus d'arrière-plan. Les robots de back-office s'occupent de tâches telles que le transfert de fichiers, la surveillance des systèmes et l'établissement de rapports. La RPA permet une intégration transparente des processus de front office et de back office. Par exemple, les données collectées lors d'une transaction avec un client peuvent être automatiquement ajoutées à un rapport et partagées avec différents départements de l'organisation.

Comment fonctionne la RPA ?

La RPA se compose généralement d'une plateforme d'automatisation cognitive (CAP) et d'une solution de gestion des tests unifiés (UTMS) :

• CAP s'appuie sur différentes technologies (apprentissage automatique, exploration de données, traitement du langage naturel, etc.) et a la capacité de traiter n'importe quel format de données non structurées et de les convertir en données structurées.
• L'UTMS est activé par des bots et automatise les tâches à forte intensité de main-d'œuvre afin d'accroître la productivité et l'efficacité. Il crée également les scripts robotiques nécessaires à la configuration de la RPA.

Les configurations sont généralement basées sur des règles et la mise en place d'un RPA peut normalement se faire en quelques semaines, en fonction des besoins du client.

15 avantages de la RPA

1. Réduction des coûts. En mettant en œuvre la RPA, les entreprises peuvent automatiser toutes les tâches manuelles ou répétitives. Les outils de RPA réduisent les ETP et permettent aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Une productivité accrue. Les robots intelligents peuvent travailler sans interruption. Ils sont programmés pour travailler de la manière la plus efficace possible et n'ont pas besoin de faire des pauses ou de prendre des vacances.
3. La précision. La robotisation des tâches automatisées permet d'éliminer la marge d'erreur humaine. Les robots ont une capacité d'attention illimitée et ne font pas d'erreurs. Si un robot rencontre une transaction qui n'est pas conforme à ses règles ou à ses paramètres, il enverra une notification à un travailleur humain.
4. Évolutivité. La RPA peut être modulée en fonction de vos besoins. Si vous devez augmenter votre capacité de traitement, il vous suffit d'affecter un plus grand nombre de robots. Cela peut se faire facilement sans entraîner de coûts élevés.
5. Simplicité. La RPA est une solution essentiellement sans code, de sorte que vous n'avez pas besoin de compétences en programmation pour configurer un robot.
6. Analyse des données. La RPA est conçue pour traiter de grandes quantités de données et effectuer des analyses d'indicateurs clés de performance. Les données sont utilisées pour améliorer continuellement le système et générer des informations précieuses en temps réel.
7. Plus de rapidité et d'efficacité. Les robots travaillent plus vite que les humains et sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an. Ils rendent vos processus d'entreprise plus efficaces.
8. Adaptabilité et flexibilité. Vous pouvez personnaliser vos outils RPA en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et y inclure des fonctionnalités supplémentaires.
9. Polyvalence. La RPA peut être utilisée dans différents secteurs et sur différents marchés.
10. Meilleure conformité aux réglementations. Les outils d'automatisation contrôlent les procédures, éliminent les erreurs et enregistrent les données.
11. Un service de meilleure qualité. Les robots éliminent les erreurs humaines, améliorent les processus et collectent et analysent les données, ce qui aide les entreprises à trouver des domaines d'amélioration pour améliorer la qualité de leur service.
12. Une plus grande satisfaction des employés. Vos employés peuvent se concentrer sur des tâches plus utiles et plus créatives. Ils ne doivent plus passer des heures à effectuer des tâches quotidiennes répétitives. La satisfaction et la productivité s'en trouvent accrues.
13. Optimisation du temps. Les entreprises peuvent effectuer des tâches et des activités plus rapidement et la RPA s'adapte rapidement aux nouveaux processus d'entreprise.
14. Technologie non invasive. La RPA n'a pas besoin de ressources importantes pour s'intégrer dans de multiples applications. Elle ne nécessite pas le remplacement des systèmes informatiques existants. Elle s'adapte facilement aux systèmes informatiques des différents départements d'une entreprise.
15. Amélioration du service à la clientèle. Les robots sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et peuvent répondre plus rapidement aux questions des clients, ce qui améliore la qualité du service et la satisfaction globale des clients.

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RPA et solutions traditionnelles d'automatisation des processus

L'automatisation des processus n'est pas une découverte récente, elle existe depuis longtemps. Cependant, jusqu'à présent, les entreprises investissaient généralement dans des applications de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou dans des activités d'externalisation afin d'étendre leurs opérations et d'améliorer leur efficacité.

Ces dernières années, les organisations ont délaissé les solutions informatiques traditionnelles au profit de la RPA. Cela est principalement dû au fait que les outils traditionnels d'automatisation des processus nécessitent un investissement important, une mise en œuvre plus longue et qu'ils ne s'adaptent pas au changement.

Contrairement aux solutions traditionnelles, la RPA aide les entreprises à automatiser entièrement les processus pour une fraction des ressources (temps et argent) et peut être mise en œuvre en quelques semaines seulement. En outre, elle s'adapte à l'infrastructure et aux systèmes internes existants, de sorte que les entreprises n'ont pas à supporter le coût du remplacement de ces éléments.

Processus automatisés populaires pour les entreprises

Services financiers

La RPA est de plus en plus mise en œuvre dans le secteur bancaire et financier afin de réduire la charge des tâches répétitives telles que la comptabilité, la saisie de données et la facturation. La RPA aide les entreprises à calculer les taxes, à traiter les reçus et à payer les factures en temps voulu. Les entreprises peuvent ainsi accroître leur productivité, réduire leur marge d'erreur et améliorer leur efficacité globale.

Technologies de l'information

La RPA peut être exploitée de différentes manières dans ce secteur. Elle est utilisée pour résoudre les problèmes techniques, fournir une assistance technique aux clients, sauvegarder les données, gérer les tickets d'assistance et assurer la maintenance du système.

Ressources humaines

Les départements des ressources humaines doivent traiter et gérer de grandes quantités de données et conserver des dossiers détaillés sur chaque employé de l'organisation. Les outils RPA améliorent l'efficacité du personnel des ressources humaines en calculant automatiquement les prestations, en stockant les documents, en examinant les feuilles de temps, en gérant l'intégration et bien plus encore.

Analyse des données

L'un des aspects les plus précieux de la RPA est sans doute sa capacité à collecter et à analyser des données. Les outils d'automatisation peuvent recueillir des données sur à peu près tout, qu'il s'agisse de problèmes, de coûts, d'efficacité, de productivité, etc. C'est un excellent moyen pour les entreprises de trouver des domaines d'amélioration et de contrôler leurs performances. C'est un excellent moyen pour les entreprises de trouver des domaines d'amélioration et de surveiller leurs performances. Après tout, les données sont essentielles à la prise de décisions stratégiques.

Marchés publics

Les équipes chargées des achats passent généralement une grande partie de leur temps à effectuer des tâches administratives, c'est pourquoi les entreprises intègrent progressivement la RPA. En fait, les entreprises qui investissent dans la RPA ont été en mesure de rationaliser leurs opérations, de réduire les coûts de personnel et d'ajouter de la valeur à leurs services. Le traitement des factures et l'approbation des demandes d'achat ne sont que quelques-unes des tâches qui peuvent être automatisées à l'aide d'outils d'automatisation.

Au fur et à mesure que l'automatisation des processus robotiques évolue, nous verrons de plus en plus d'entreprises adopter des solutions RPA et un nombre de plus en plus important de tâches seront effectuées grâce à l'automatisation. Les entreprises qui reconnaîtront suffisamment tôt les avantages de l'automatisation seront en mesure de rationaliser leurs processus et de conquérir une plus grande part du marché.

Quelles tâches peuvent être automatisées par la RPA ?

Voici quelques exemples de tâches qui peuvent être effectuées par un logiciel d'automatisation :

• Collecter, transférer et saisir des données
• Créer des rapports
• Traitement des factures
• Gestion des stocks
• Mise à jour des données
• Gérer et traiter les commandes de vente
• Automatiser les processus d'intégration
• Calcul (taxes, bénéfices, etc.)
• Accéder aux systèmes d'exploitation, aux pages web et aux réseaux sociaux
• Résoudre les questions des clients
• Rapprochement comptable
• Migration des données
• Remplir les formulaires
• Exécuter des commandes
• Lire et traiter des informations provenant de différents systèmes, documents et fichiers

La RPA est généralement utilisée pour automatiser les processus d'entreprise qui sont répétitifs, basés sur des règles, sujets à des erreurs et qui impliquent des données.

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3 Mythes sur la RPA

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1. Il faut savoir coder pour utiliser les outils de RPA. Cette affirmation est fausse. Comme indiqué précédemment, l'un des avantages des logiciels de RPA est qu'il s'agit d'une solution sans code. Pour l'utiliser, il suffit de comprendre comment il fonctionne en amont.

1. Les petites entreprises n'ont pas les moyens de s'offrir un logiciel de RPA. On pense généralement que seules les grandes entreprises peuvent s'offrir des outils de RPA. Pourtant, de nombreuses petites et moyennes entreprises tirent parti de la RPA pour automatiser leurs processus d'entreprise.
2. La RPA n'est utile que pour certains secteurs. Nombreux sont ceux qui pensent que la RPA n'est bénéfique que pour des secteurs tels que les technologies de l'information, qui dépendent fortement des logiciels. Cependant, toutes les industries et tous les secteurs peuvent gagner beaucoup de temps et de ressources en tirant parti de cette technologie. La RPA peut être utilisée pour mettre à jour des données, traiter des factures, automatiser des factures... qui sont des tâches courantes dans de nombreux secteurs.

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Quelle est l'importance de la RPA ?

En définitive, les robots sont là pour rester. Les entreprises qui comprennent cette réalité et tirent parti de l'automatisation des processus robotisés seront en mesure d'acquérir un avantage concurrentiel significatif tout en augmentant leurs profits et leur efficacité. L'automatisation des processus robotiques présente des avantages pour les organisations et les entreprises de tous les secteurs. Outre le fait que les logiciels d'APR sont faciles à mettre en œuvre, l'utilisation d'outils d'APR vous aidera à optimiser votre flux de travail et votre évolutivité. Vous serez également en mesure de contrôler vos performances et d'améliorer vos processus grâce à une prise de décision stratégique fondée sur des données.

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