L'automatisation des processus robotiques (RPA), dont la popularité ne cesse de croître, transforme les processus d'entreprise depuis des années.
La RPA est souvent considérée comme le cas d'utilisation idéal pour l'intégration de l'IA sur le lieu de travail : l'automatisation des tâches répétitives et banales.
Dans cet aperçu, nous expliquerons les tenants et les aboutissants de la RPA, y compris les types de RPA, les tâches pour lesquelles elle est la mieux adaptée et comment déployer une solution de RPA.
Qu'est-ce que l'APR ?
L'automatisation robotique des processus (RPA) est un sous-ensemble de l'automatisation des processus d'entreprise. Elle utilise des robots logiciels ou des agents d'intelligence artificielle pour automatiser des tâches répétitives, basées sur la logique, entre l'homme et l'ordinateur.
En combinant l'automatisation, la vision par ordinateur et l'apprentissage automatique, le logiciel RPA est utilisé pour automatiser toutes les tâches basées sur des règles qui se déroulent sur un ordinateur.
Quelles tâches la RPA peut-elle automatiser ?
La RPA est la mieux adaptée pour automatiser les tâches répétitives, basées sur des règles, qui impliquent des données numériques structurées.
Ils peuvent être déclenchés par un humain - comme un employé demandant à une RPA de catégoriser et de classer de nouvelles données - ou déclenchés automatiquement.
Quand utiliser la RPA ?
Avec l'essor rapide de l'IA et des solutions adjacentes à l'IA, il peut être difficile de savoir quel type de solution est le mieux adapté aux besoins d'une organisation.
De nombreuses tâches peuvent être automatisées à l'aide de la RPA, mais en fonction du niveau de complexité, il peut être judicieux d'opter pour une solution plus avancée.
Quand utiliser l'APR ?
La RPA est la mieux adaptée à l'automatisation des tâches répétitives, à l'intégration des systèmes existants, au traitement des données structurées et à toute tâche à fort volume nécessitant un minimum de prise de décision.
Ces atouts signifient qu'une entreprise devrait utiliser la RPA si elle souhaite automatiser le traitement des factures, le rapprochement des dossiers, la navigation dans un ancien ordinateur central ou le traitement des commandes des clients.
Quand utiliser une autre solution d'IA
Il existe de nombreuses tâches que la RPA ne peut pas bien gérer, notamment :
- Traitement des données non structurées
- Interactions personnalisées
- Analyse prédictive
- Prise de décision
- Apprentissage continu
Ainsi, si une organisation cherche à utiliser une solution d'IA pour catégoriser et répondre automatiquement aux courriels des clients, une solution plus appropriée serait un logiciel de traitement du langage naturel ou une IA conversationnelle.
Si une entreprise souhaite une solution d'IA pour prédire les tendances, elle devrait choisir une solution d'apprentissage automatique. Si elle veut une solution qui interagit automatiquement avec les clients, elle devrait opter pour un chatbot d'IA plutôt que pour la RPA.
Cas d'utilisation de la RPA
Les logiciels de RPA sont largement utilisés - ils peuvent être appliqués à toute tâche numérique répétitive, basée sur la logique. Cependant, la RPA est un meilleur investissement lorsqu'il y a un volume important de ces tâches à accomplir.
Voici quelques-unes des applications les plus courantes des solutions RPA :
Surveillance des prix et du système
La RPA est idéale pour automatiser la surveillance continue des prix et des performances du système. Les robots peuvent suivre les changements de prix sur les différentes plateformes, garantissant ainsi que les prix de l'entreprise restent compétitifs et à jour.
Pour la surveillance du système, la RPA peut vérifier les problèmes de performance et envoyer des alertes pour toute anomalie détectée. Ces types de bots RPA fonctionnent souvent en permanence en arrière-plan d'un logiciel ou d'un système.
Traitement des salaires
Les salaires et autres formes de comptabilité organisationnelle sont souvent payés régulièrement, ce qui en fait un cas d'utilisation facile pour la RPA.
Gestion des données
La plupart des applications de la RPA relèvent de la "gestion des données". Dans tous les secteurs, les tâches courantes de gestion des données de la RPA sont les suivantes :
- Saisie de données
- Extraction des données
- Validation des données
- Migration des données
- Nettoyage des données
- Mise à jour de la base de données
- Rapprochement des données
- Tri et catégorisation des données
Ces tâches générales ont leur place dans presque tous les secteurs ou cas d'utilisation - tout ce qui change, c'est le type de données et la manière dont elles doivent être traitées.
Exécution des commandes
Les tâches répétitives telles que l'exécution des commandes - y compris le traitement, l'emballage et l'expédition - sont parfaitement adaptées à la RPA. Elles exigent une grande précision, impliquent de grandes quantités de saisie et de validation de données et répètent le même processus des milliers de fois.
Documentation
La RPA peut être utilisée pour garantir une conformité et une documentation adéquates.
Par exemple, un cabinet juridique qui remplit des documents complexes peut utiliser une solution RPA pour remplir automatiquement les informations correctes, vérifier qu'elles sont complètes et exactes, et s'assurer que les documents finaux respectent les normes réglementaires.
Les robots RPA peuvent également archiver et récupérer des documents et des données à la demande d'employés humains, ou même créer des pistes d'audit pour suivre les flux de travail et les changements.
Types d'APR
RPA sans surveillance
Les robots RPA fonctionnent de manière autonome, sans intervention humaine. Au lieu d'être déclenchés par un humain, ils peuvent fonctionner selon un calendrier, être déclenchés par des événements spécifiques ou fonctionner 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Par exemple, un robot RPA sans surveillance peut traiter des données par lots à la fin de chaque journée de travail ou automatiser les processus de paie.
Participation à l'APR
Les robots RPA assistés travaillent aux côtés des utilisateurs humains et sont généralement déclenchés par l'utilisateur lui-même. Ces robots aident à accomplir des tâches qui nécessitent une intervention ou une prise de décision de la part de l'homme.
Par exemple, un représentant du service client peut utiliser un bot RPA assisté pour obtenir des informations sur le client pendant un appel.
RPA hybride
L'APR hybride combine l'APR assistée et l'APR non assistée. Les robots RPA hybrides interagissent avec les humains lorsque c'est nécessaire et fonctionnent de manière autonome lorsque c'est possible.
Ces robots sont utilisés pour créer un flux continu entre les tâches qui nécessitent une intervention humaine et celles qui peuvent être entièrement automatisées.
Par exemple, un robot RPA hybride peut aider un employé pendant un appel, puis traiter automatiquement le reste de la tâche une fois l'appel terminé.
RPA intelligente
La RPA intelligente est souvent appelée automatisation intelligente et implique l'ajout de l'IA au logiciel de RPA.
La RPA est traditionnellement utilisée pour des tâches prévisibles déclenchées par des éléments déclencheurs. Mais l'ajout de l'IA permet à la RPA de prendre en charge des tâches qui nécessitaient auparavant une intervention humaine.
Quels sont les avantages de la RPA ?
À l'instar d'autres solutions apparentées à l'IA, la RPA gagne rapidement en popularité en raison de sa rentabilité et de son efficacité. Les tâches répétitives souffrant souvent d'erreurs humaines, la RPA peut également améliorer la précision globale.
Augmentation de la productivité
Les robots RPA peuvent traiter les tâches répétitives et chronophages beaucoup plus rapidement que les humains, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Coût réduit
L'automatisation des tâches basées sur des règles réduit considérablement les coûts de main-d'œuvre pour les organisations, en particulier lorsqu'un système RPA est mis à l'échelle, ou lorsque la RPA est étendue à l'ensemble des processus d'entreprise.
Amélioration de la précision
La RPA minimise les erreurs humaines dans des processus tels que la saisie de données, les calculs et la manipulation de documents, ce qui se traduit par une plus grande précision et moins d'erreurs coûteuses.
Ils peuvent également être programmés pour suivre strictement les lignes directrices en matière de réglementation et de conformité, si une entreprise souhaite assurer une documentation stricte de ses actions.
Satisfaction accrue des employés
Les employés sont plus satisfaits au travail lorsqu'ils peuvent se concentrer sur des tâches intéressantes plutôt que sur des tâches banales et répétitives.
Évolutif et adaptable
Les solutions RPA peuvent être augmentées ou réduites en fonction des besoins de l'entreprise, le tout sans investissements importants en termes d'infrastructure ou de ressources.
Et si les processus métier ou les exigences réglementaires changent, il n'est pas nécessaire de former à nouveau les employés - un robot RPA peut être rapidement reconfiguré ou mis à jour pour s'adapter aux nouvelles normes.
RPA d'entreprise
L'APR en entreprise désigne le déploiement de l'APR à grande échelle au sein d'une organisation. Elle est conçue pour répondre aux besoins complexes d'une entreprise et s'étend souvent à différents processus métier.
Elle implique la mise en œuvre de solutions RPA robustes, sécurisées, évolutives et capables de traiter de gros volumes de transactions dans plusieurs départements ou fonctions.
Tout comme les chatbots d'entreprise, la RPA d'entreprise doit répondre à toutes les exigences en matière de sécurité et de confidentialité des données dans sa juridiction et son cas d'utilisation. Ces exigences comprennent souvent l'utilisation de pistes d'audit et de contrôles d'accès basés sur les rôles pour se conformer aux politiques internes, aux normes industrielles et aux exigences réglementaires.
Comment déployer la RPA
La RPA imite les actions qu'un humain entreprendrait lorsqu'il interagit avec des systèmes numériques. Elle suit un ensemble d'instructions afin de pouvoir traiter des données, exécuter des transactions et communiquer avec d'autres systèmes.
Voici une description étape par étape de la manière de déployer la RPA :
1. Identifier les tâches appropriées
La première étape de la mise en œuvre de la RPA consiste à identifier les tâches qui sont répétitives, basées sur des règles et qui prennent du temps.
Ces tâches sont ensuite cartographiées afin de comprendre les étapes spécifiques qu'elles impliquent. Il s'agit notamment de détailler les entrées de données, les points de décision et les actions nécessaires pour mener à bien le processus.
2. Concevoir et construire un robot
Une fois les tâches cartographiées, les développeurs ou les analystes commerciaux conçoivent le robot RPA. Il s'agit de créer des scripts ou des flux de travail qui indiquent au robot ce qu'il doit faire.
3. Déployer le robot
Une fois le robot conçu, il est déployé dans l'environnement dans lequel il fonctionnera - généralement dans les applications logicielles existantes de l'entreprise. Le bot interagit avec le logiciel comme le ferait un humain, en naviguant dans les interfaces, en saisissant des données et en exécutant des commandes.
4. Exécution du robot
Lorsque le robot est déployé, il commence à exécuter les tâches automatiquement. Il peut se connecter à des applications, déplacer des fichiers, remplir des formulaires ou extraire des données de documents.
5. Surveillance des robots
Une fois le robot opérationnel, il peut être surveillé en temps réel grâce à un tableau de bord de contrôle. Cela permet aux entreprises de suivre les performances du robot, de gérer ses activités et de procéder aux ajustements nécessaires.
Si un problème survient, comme une erreur du système ou un changement dans le processus, le robot peut être reconfiguré pour s'adapter aux nouvelles conditions.
6. Amélioration continue
La RPA n'est pas une solution prête à l'emploi. Au fil du temps et de l'évolution des processus, les robots peuvent avoir besoin d'être mis à jour pour gérer de nouvelles tâches ou des changements dans les flux de travail existants.
En outre, à mesure que les entreprises se familiarisent avec la RPA, elles découvrent souvent de nouveaux domaines où l'automatisation peut être appliquée, ce qui conduit à une expansion continue au sein de l'organisation.
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