Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów?

Kiedy stosować RPA

RPA najlepiej nadaje się do automatyzacji powtarzalnych zadań, integracji starszych systemów, obsługi ustrukturyzowanych danych i wszelkich zadań o dużej objętości, które wymagają minimalnego podejmowania decyzji. 

Te mocne strony oznaczają, że firma powinna korzystać z RPA, jeśli chce zautomatyzować przetwarzanie faktur, uzgadnianie rekordów, poruszanie się po starym systemie mainframe lub przetwarzanie zamówień klientów.

Kiedy użyć innego rozwiązania AI

Istnieje wiele zadań, z którymi RPA nie radzi sobie dobrze, w tym:

• Obsługa nieustrukturyzowanych danych
• Spersonalizowane interakcje
• Analityka predykcyjna
• Podejmowanie decyzji
• Ciągłe uczenie się

Jeśli więc organizacja chce użyć rozwiązania AI do kategoryzowania i automatycznego odpowiadania na e-maile klientów, bardziej odpowiednim rozwiązaniem byłoby oprogramowanie do przetwarzania języka naturalnego lub konwersacyjna sztuczna inteligencja.

Jeśli firma chce rozwiązania AI do przewidywania trendów, powinna wybrać rozwiązanie uczenia maszynowego. Jeśli chcą rozwiązania, które automatycznie wchodzi w interakcje z klientami, powinni zdecydować się na chatbota AI zamiast RPA.

Monitorowanie cen i systemu

RPA idealnie nadaje się do automatyzacji ciągłego monitorowania cen i wydajności systemu. Boty mogą śledzić zmiany cen na różnych platformach, zapewniając, że ceny firmy pozostają konkurencyjne i aktualne.

W przypadku monitorowania systemu, RPA może sprawdzać problemy z wydajnością i wysyłać alerty o wszelkich wykrytych anomaliach. Tego typu boty RPA często działają nieprzerwanie w tle oprogramowania lub systemu.

Przetwarzanie listy płac

Lista płac i inne formy księgowości organizacyjnej są często wypłacane regularnie, co czyni je łatwym przypadkiem użycia dla RPA.

Zarządzanie danymi

Większość zastosowań RPA mieści się w ogólnym pojęciu "zarządzania danymi". We wszystkich branżach powszechne zadania RPA w zakresie zarządzania danymi obejmują:

• Wprowadzanie danych
• Ekstrakcja danych
• Walidacja danych
• Migracja danych
• Czyszczenie danych
• Aktualizacje bazy danych
• Uzgadnianie danych
• Sortowanie i kategoryzacja danych

Te szerokie zadania mają zastosowanie w niemal każdej branży lub przypadku użycia - wszystko, co się zmienia, to rodzaj danych i sposób, w jaki należy je obsługiwać.

Realizacja zamówień

Powtarzalne zadania, takie jak realizacja zamówień - w tym przetwarzanie, pakowanie i wysyłka - doskonale nadają się do RPA. Wymagają one wysokiej dokładności, wiążą się z dużą ilością wprowadzanych i weryfikowanych danych oraz powtarzają ten sam proces tysiące razy.

Dokumentacja 

RPA można wykorzystać do zapewnienia odpowiedniej zgodności i dokumentacji. 

Na przykład firma prawnicza wypełniająca złożone dokumenty może korzystać z rozwiązania RPA do automatycznego wypełniania poprawnych informacji, weryfikacji kompletności i dokładności oraz zapewnienia, że ostateczne dokumenty są zgodne ze standardami regulacyjnymi.

Boty RPA mogą również archiwizować i pobierać dokumenty i dane na żądanie pracowników, a nawet tworzyć ścieżki audytu w celu śledzenia przepływów pracy i zmian.

RPA bez nadzoru

Bezobsługowe boty RPA działają niezależnie, bez interwencji człowieka. Zamiast być uruchamiane przez człowieka, mogą działać zgodnie z harmonogramami, być uruchamiane przez określone zdarzenia lub działać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Przykładowo, bezobsługowy bot RPA może przetwarzać dane wsadowo pod koniec każdego dnia roboczego lub automatyzować procesy płacowe.

Uczestniczył w RPA

Boty RPA współpracują z ludźmi i są zazwyczaj uruchamiane przez samych użytkowników. Boty te pomagają w zadaniach, które wymagają interwencji człowieka lub podejmowania decyzji.

Na przykład, przedstawiciel obsługi klienta może korzystać z bota RPA do pobierania informacji o kliencie podczas rozmowy telefonicznej.

Hybrydowa RPA

Hybrydowe RPA łączy w sobie obsługiwane i nienadzorowane RPA. Hybrydowe boty RPA współpracują z ludźmi, gdy jest to konieczne i działają niezależnie, gdy jest to możliwe. 

Boty te są wykorzystywane do tworzenia płynnego przepływu między zadaniami, które wymagają udziału człowieka, a tymi, które można w pełni zautomatyzować.

Przykładowo, hybrydowy bot RPA może pomagać pracownikowi podczas rozmowy, a następnie automatycznie przetwarzać resztę zadania po jej zakończeniu.

Inteligentna RPA

Inteligentna RPA jest często określana jako inteligentna automatyzacja i obejmuje dodanie sztucznej inteligencji do oprogramowania RPA.

RPA jest tradycyjnie wykorzystywana do przewidywalnych zadań uruchamianych przez określone wyzwalacze. Jednak dodanie sztucznej inteligencji pozwala RPA podejmować się zadań, które wcześniej wymagałyby interwencji człowieka.

Zwiększona produktywność

Boty RPA mogą wykonywać powtarzalne, czasochłonne zadania znacznie szybciej niż ludzie, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Obniżony koszt

Automatyzacja zadań opartych na regułach znacznie zmniejsza koszty pracy dla organizacji, zwłaszcza gdy system RPA jest skalowany lub gdy RPA jest rozszerzana na procesy biznesowe.

Zwiększona dokładność 

RPA minimalizuje błędy ludzkie w procesach takich jak wprowadzanie danych, obliczenia i obsługa dokumentów, prowadząc do większej dokładności i mniejszej liczby kosztownych błędów.

Można je również zaprogramować tak, aby ściśle przestrzegały wytycznych regulacyjnych i zgodności, jeśli firma chce zapewnić ścisłą dokumentację działań.

Wyższa satysfakcja pracowników

Pracownicy są bardziej zadowoleni z pracy, gdy mogą skupić się na angażujących zadaniach, a nie przyziemnych i powtarzalnych.

Skalowalność i możliwość dostosowania 

Rozwiązania RPA można skalować w górę lub w dół w zależności od potrzeb biznesowych, a wszystko to bez znaczących inwestycji w infrastrukturę lub zasoby.

A jeśli procesy biznesowe lub wymogi regulacyjne ulegną zmianie, nie ma potrzeby ponownego szkolenia pracowników - bota RPA można szybko przekonfigurować lub zaktualizować, aby dostosować go do nowych standardów.

1. Identyfikacja odpowiednich zadań 

Pierwszym krokiem we wdrażaniu RPA jest identyfikacja zadań, które są powtarzalne, oparte na regułach i czasochłonne. 

Zadania te są następnie mapowane w celu zrozumienia konkretnych kroków. Obejmuje to wyszczególnienie danych wejściowych, punktów decyzyjnych i działań potrzebnych do ukończenia procesu.

2. Zaprojektuj i zbuduj bota

Po zmapowaniu zadań programiści lub analitycy biznesowi projektują bota RPA. Obejmuje to tworzenie skryptów lub przepływów pracy, które instruują bota, co dokładnie ma robić.

3. Wdrożenie bota 

Po zaprojektowaniu bota jest on wdrażany w środowisku, w którym będzie działał - zazwyczaj w ramach istniejących aplikacji firmy. Bot wchodzi w interakcję z oprogramowaniem tak, jak robiłby to człowiek, nawigując po interfejsach, wprowadzając dane i wykonując polecenia.

4. Wykonanie bota

Po wdrożeniu bot zaczyna automatycznie wykonywać zadania. Może logować się do aplikacji, przenosić pliki, wypełniać formularze lub wyodrębniać dane z dokumentów.

5. Monitorowanie botów

Po uruchomieniu bota można go monitorować w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitu kontrolnego. Umożliwia to firmom śledzenie wydajności bota, zarządzanie jego działaniami i wprowadzanie zmian w razie potrzeby. 

Jeśli pojawi się problem, taki jak błąd systemu lub zmiana w procesie, bot może zostać ponownie skonfigurowany, aby dostosować się do nowych warunków.

6. Ciągłe doskonalenie

RPA nie jest rozwiązaniem typu "ustaw i zapomnij". Z biegiem czasu, w miarę ewolucji procesów, boty mogą wymagać aktualizacji w celu obsługi nowych zadań lub zmian w istniejących przepływach pracy. 

Ponadto, w miarę jak firmy stają się coraz bardziej zaznajomione z RPA, często znajdują nowe obszary, w których można zastosować automatyzację, co prowadzi do ciągłej ekspansji w ramach organizacji.