Ngay cả những dự án AI được xác định phạm vi tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu thiếu đúng người phụ trách. Phần lớn các sáng kiến AI agent ban đầu bị đình trệ vì không ai biết ai chịu trách nhiệm cho phần nào.
Khoảng trống trong phân công trách nhiệm dẫn đến chậm trễ, vòng lặp phê duyệt và sự nhầm lẫn khi dự án bắt đầu triển khai.
AI agent không chỉ là một phần mềm. Nó nằm ở giao điểm giữa mục tiêu kinh doanh, quyền truy cập dữ liệu và trải nghiệm người dùng. Điều này có nghĩa là nó liên quan đến nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm có ưu tiên riêng. Nếu không phối hợp, ngay cả những thay đổi nhỏ cũng có thể trở thành trở ngại lớn.
Trước khi bắt đầu xây dựng, hãy xác định đội ngũ sẽ hiện thực hóa agent và duy trì hoạt động của nó. Tối thiểu, bạn cần bốn vai trò chính:
- Chuyên gia lĩnh vực: người hiểu rõ nhiệm vụ thực tế mà agent sẽ đảm nhận.
- Quản lý dự án: người theo dõi tiến độ, thời hạn và sự phối hợp giữa các nhóm.
- Kỹ thuật viên triển khai: thường là lập trình viên front-end hoặc full-stack, người có thể tích hợp agent vào hệ thống của bạn.
- Chuyên gia AI: người biết cách xây dựng prompt, quản lý mô hình và xử lý sự cố hành vi của LLM.
Bạn không cần phải có bằng tiến sĩ về machine learning hay một đội ngũ nghiên cứu lớn. Điều bạn cần là những người hiểu rõ phần việc của mình và có khả năng hợp tác hiệu quả.
Tại Terminal Roast, Taryn đảm nhận vai trò tổ chức đội ngũ. Cô biết rằng agent sẽ liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, nên đã triệu tập một buổi họp ngắn với tất cả những người liên quan.
Adrian, trưởng nhóm barista, trở thành chuyên gia lĩnh vực. Anh cung cấp các ví dụ thực tế về cách khách hàng nói về hương vị cà phê và loại phản hồi nào hữu ích nhất.
Gideon, trưởng nhóm kỹ thuật, phụ trách thiết lập kỹ thuật trên website và quản lý tích hợp.
Ross, kế toán, sẽ theo dõi giá trị mà dự án tạo ra so với chi phí vận hành.
Taryn giữ vai trò kết nối các thành viên và đảm bảo dự án luôn phục vụ mục tiêu kinh doanh rõ ràng.
Bằng cách tập hợp mọi người từ sớm, đội ngũ tránh được các vấn đề bàn giao thường làm trật hướng dự án về sau. Bước này có thể nghe như quản lý dự án cơ bản, nhưng lại đặc biệt quan trọng với AI hơn các dự án phần mềm thông thường. Khác với hệ thống truyền thống, hành vi của agent có thể thay đổi khi dữ liệu hoặc prompt thay đổi. Sự linh hoạt này rất giá trị, nhưng cũng mang lại rủi ro mới. Nếu không ai chịu trách nhiệm giám sát, những rủi ro đó sẽ trở thành bất ngờ tốn kém.
Thiết lập phân công trách nhiệm rõ ràng trước khi bắt đầu giúp đảm bảo mọi giai đoạn đều có người chịu trách nhiệm: ai đào tạo mô hình, ai giám sát hiệu suất, ai phê duyệt cập nhật về giọng điệu, chính sách hoặc nguồn dữ liệu.
Sự rõ ràng này giúp dự án diễn ra suôn sẻ và tránh bị trì hoãn khi agent sẵn sàng triển khai.
Khi xây dựng đội ngũ, hãy tập trung vào hai câu hỏi:
- Ai hiểu rõ vấn đề thực sự mà agent cần giải quyết?
- Ai có quyền truy cập kỹ thuật và thẩm quyền để triển khai?
Bạn có thể bổ sung các vai trò này bằng tư vấn, agency hoặc nhà cung cấp khi cần, nhưng hai trách nhiệm chính này nên thuộc về nội bộ tổ chức. Sự cân bằng này giúp bạn kiểm soát dự án mà vẫn tận dụng được chuyên môn bên ngoài khi cần thiết. Những đội ngũ thiết lập điều này từ sớm sẽ có khả năng đưa dự án vào vận hành cao hơn vì họ biết chính xác ai cần ra quyết định khi cần thiết.
Dự án của Terminal Roast thành công vì mọi phần trong quy trình đều có người phụ trách rõ ràng.
Chuyên gia lĩnh vực xác định tiêu chuẩn thành công.
Trưởng nhóm kỹ thuật đảm bảo agent có thể đáp ứng tiêu chuẩn đó.
Quản lý dự án kết nối các nỗ lực này với kết quả kinh doanh thực tế. Phần lớn các dự án thử nghiệm thất bại vì không xác định được cấu trúc này. Nhiều đội ngũ cố gắng làm nhanh rồi tính sau, nhưng các dự án AI thực sự không chấp nhận sự mập mờ về trách nhiệm. Một đội ngũ nhỏ, đồng lòng sẽ luôn hiệu quả hơn một nhóm lớn nhưng thiếu tổ chức.
Hành động: Liệt kê những người chủ chốt cần tham gia vào dự án agent của bạn.
Phân công rõ ràng trách nhiệm cho mục tiêu kinh doanh, triển khai kỹ thuật và giám sát liên tục trước khi bắt đầu phát triển.
