Calendly-integratie voor chatbots en AI-agenten

‍Over deze integratie

Calendly is een van onze meest handige integraties voor het plannen van afspraken. Door een chatbot te koppelen aan Calendly kunnen gebruikers direct in de chat afspraken boeken zonder van app te wisselen.

De integratie werkt door chatbot-flows te koppelen aan een Calendly-agenda. Wanneer een gebruiker een afspraak aanvraagt, controleert de chatbot de beschikbaarheid en toont boekingsopties.

Met deze opzet wordt plannen onderdeel van het gesprek zelf—gebruikers kiezen een tijd, bevestigen de afspraak en ontvangen automatisch herinneringen, allemaal via de chatbot.

Belangrijkste functies

• Deel beschikbare tijdsloten in de chat
• Boek afspraken direct vanuit chatbotgesprekken
• Synchroniseer automatisch met Calendly-agenda's
• Stuur boekingsbevestigingen naar gebruikers
• Stuur herinneringen en opvolgingen via de chat
• Werk afspraken bij of annuleer ze vanuit de chatbot
• Verzamel gebruikersgegevens vóór het plannen
• Koppel planning aan workflows of CRM-systemen

Veelgestelde vragen

Hoe kan een chatbot mijn beschikbaarheid in Calendly controleren?

Gebruik de API van Calendly om beschikbare tijdsloten voor een specifiek evenementtype op te halen en toon deze in de chat. Authenticeer met een Personal Access Token of OAuth, roep event_type_available_times aan voor een periode van 7 dagen en geef de tijden terug aan de gebruiker.

Hoe koppel ik een chatbot aan mijn Calendly-account?

Authenticeer Calendly binnen je bot (PAT of OAuth), selecteer de evenementtypes die je wilt tonen en stel webhook-abonnementen in zodat de bot weet wanneer afspraken worden gemaakt of geannuleerd. Dit proces is eenvoudiger als je een kant-en-klare Calendly-integratie gebruikt (zoals op Botpress, Landbot of Intercom).

Hoe kan ik boekingsbevestigingen en herinneringen via een chatbot sturen?

Calendly stuurt automatisch bevestigingen (agenda-uitnodigingen of e-mails) en kan ook herinneringen sturen (e-mail/SMS bij betaalde abonnementen). Je bot kan de bevestigingsdetails herhalen en eigen chat-herinneringen toevoegen als je dat wilt.

Hoe werk ik een Calendly-afspraak bij of annuleer ik deze via een chatbot?

Toon de links voor opnieuw plannen/annuleren die Calendly bij elke boeking verstrekt, of verwijs gebruikers naar hun bevestigingsmail; je webhooks informeren de bot wanneer het evenement verandert zodat het gesprek of CRM kan worden bijgewerkt.

Hoe kan ik gebruikersgegevens verzamelen vóór het plannen van een afspraak in Calendly?

Verzamel gegevens in de chat (naam, e-mail, aangepaste antwoorden) en vul deze vooraf in bij Calendly via link- of embedparameters (inclusief antwoorden op vragen voor genodigden zoals a1…a10). Dit vermindert drempels en houdt de gegevens overzichtelijk.

Hoe boeken gebruikers een afspraak via een chatbotgesprek?

De chatbot verzamelt basisgegevens, toont beschikbare tijdsloten en stuurt de gebruiker door naar je planningshulpmiddel om de boeking te bevestigen. Daarna deelt de bot de bevestiging en slaat de afspraakgegevens op voor opvolging.

Hoe koppel ik planning via een chatbot aan mijn CRM?

Je koppelt planning aan een CRM door boekingsgebeurtenissen te synchroniseren. Wanneer een afspraak wordt gemaakt of gewijzigd, stuurt de chatbot de details—zoals naam, e-mail en tijd—naar het CRM als contactrecord en agenda-activiteit.