ロボティック・プロセス・オートメーションとは？

RPAの活用時期

RPAは、反復作業の自動化、レガシーシステムの統合、構造化データの処理、最小限の意思決定を必要とするあらゆる大量作業の自動化に最適である。 

これらの強みは、請求書処理、記録の照合、古いメインフレームのナビゲート、顧客注文の処理などを自動化したい場合、企業がRPAを使用すべきことを意味する。

別のAIソリューションを使うべき時

RPAがうまく処理できない仕事はたくさんある：

• 非構造化データの取り扱い
• パーソナライズされた交流
• 予測分析
• 意思決定
• 継続学習

したがって、ある組織がAIソリューションを使って顧客からのEメールを分類し、自動的に対応しようとするのであれば、より適切なソリューションは自然言語処理ソフトウェアか会話型AIだろう。

企業がトレンドを予測するAIソリューションを望むなら、機械学習ソリューションを選ぶべきだ。顧客と自動的に対話するソリューションが必要なら、RPAよりもAIチャットボットを選ぶべきだ。

価格とシステム監視

RPAは、価格とシステムパフォーマンスの継続的な監視を自動化するのに理想的です。ボットはプラットフォーム全体の価格変更を追跡できるため、企業の価格競争力を維持し、最新の価格を維持することができます。

システム監視では、RPAはパフォーマンスの問題をチェックし、検出された異常に対してアラートを送信することができる。この種のRPAボットは、ソフトウェアやシステムのバックグラウンドで継続的に実行されることが多い。

給与処理

給与計算やその他の組織会計は、定期的に支払われることが多いため、RPAのユースケースになりやすい。

データ管理

RPAのほとんどの用途は、「データ管理」という包括的な用語に該当する。業種を問わず、一般的なRPAのデータ管理業務には以下のようなものがある：

• データ入力
• データ抽出
• データ検証
• データ移行
• データクリーニング
• データベースの更新
• データ照合
• データの並べ替えと分類

このような大まかなタスクは、ほとんどすべての業界やユースケースで適用可能である。

注文処理

受注処理（梱包・出荷処理など）のような繰り返し業務は、RPAに最適です。高い精度が要求され、大量のデータ入力と検証を伴い、同じプロセスを何千回も繰り返す。

ドキュメンテーション 

RPAは、適切なコンプライアンスと文書化を保証するために使用できる。 

例えば、複雑な文書を作成する法律事務所では、RPAソリューションを使用して、正しい情報を自動的に入力し、完了と正確性を検証し、最終的な文書が規制基準に準拠していることを確認することができる。

RPAボットは、人間の従業員からの要求に応じて文書やデータをアーカイブしたり、取得したりすることもでき、ワークフローや変更を追跡する監査証跡を作成することもできる。

無人RPA

無人RPAボットは、人間の介入なしに独立して動作する。人間によってトリガーされる代わりに、スケジュールに従って実行したり、特定のイベントによってトリガーしたり、24時間365日稼働させたりすることができる。

例えば、無人のRPAボットは、毎日の業務終了時にデータをバッチ処理したり、給与計算プロセスを自動化したりすることができる。

RPAに出席

アテンド型RPAボットは人間のユーザーと一緒に働き、通常はユーザー自身によってトリガーされる。これらのボットは、人間の介入や意思決定を必要とするタスクを支援する。

例えば、カスタマーサービス担当者は、通話中に有人のRPAボットを使って顧客情報を引き出すことができる。

ハイブリッドRPA

ハイブリッドRPAは、有人RPAと無人RPAを組み合わせたものである。ハイブリッドRPAボットは、必要な場合は人間と対話し、可能な場合は独立して動作する。 

これらのボットは、人間の入力が必要なタスクと完全に自動化できるタスクの間にシームレスな流れを作り出すために使用される。

例えば、ハイブリッドRPAボットは、通話中に従業員を支援し、通話終了後に残りのタスクを自動的に処理することができる。

インテリジェントRPA

インテリジェントRPAは、しばしばインテリジェント・オートメーションと呼ばれ、RPAソフトウェアにAIを追加することを含む。

RPAは従来、設定されたトリガーによって開始される予測可能なタスクに使用されてきた。しかし、AIを追加することで、従来は人の介在が必要だった作業をRPAが担うことができる。

生産性の向上

RPAボットは、反復的で時間のかかるタスクを人間よりもはるかに速く処理できるため、従業員はより戦略的なタスクに集中できる。

コスト削減

ルールベースのタスクを自動化することで、特にRPAシステムが拡張される場合や、RPAがビジネスプロセス全体に拡張される場合に、組織の人件費を大幅に削減できる。

精度の向上 

RPAは、データ入力、計算、文書処理などのプロセスにおける人的ミスを最小限に抑え、より高い精度とコストのかかるミスの削減につながる。

また、企業が行動の厳密な文書化を保証したい場合は、規制やコンプライアンス・ガイドラインに厳格に従うようにプログラムすることもできる。

従業員満足度の向上

従業員は、平凡で反復的な仕事よりも、魅力的な仕事に集中できたほうが、仕事への満足度が高まる。

拡張性と適応性 

RPAソリューションは、インフラやリソースに多額の投資をすることなく、ビジネスニーズに応じてスケールアップやスケールダウンが可能です。

また、ビジネス・プロセスや規制要件が変更されても、従業員を再教育する必要はない。RPAボットは、新しい基準に合わせて迅速に再設定または更新できる。

1.適切なタスクを特定する 

RPA導入の第一歩は、反復的でルールに基づき、時間のかかる作業を特定することだ。 

これらのタスクは、具体的なステップを理解するためにマッピングされる。これには、プロセスの完了に必要なデータ入力、意思決定ポイント、アクションの詳細が含まれる。

2.ボットの設計と製作

タスクのマッピングが完了したら、開発者やビジネスアナリストがRPAボットを設計する。これには、ボットに正確な動作を指示するスクリプトやワークフローの作成が含まれる。

3.ボットを配置する 

ボットは設計された後、それが動作する環境（通常は企業の既存のソフトウェア・アプリケーション内）に配置される。ボットは人間と同じようにソフトウェアと対話し、インターフェイスをナビゲートし、データを入力し、コマンドを実行する。

4.ボットの実行

ボットが配備されると、自動的にタスクを実行し始める。アプリケーションへのログイン、ファイルの移動、フォームへの入力、ドキュメントからのデータ抽出などを行うことができる。

5.ボット監視

ボットの運用が開始されると、コントロール・ダッシュボードを通じてリアルタイムで監視することができる。これにより、企業はボットのパフォーマンスを追跡し、その活動を管理し、必要に応じて調整を行うことができる。 

システムエラーやプロセスの変更など、問題が発生した場合は、ボットを再設定して新しい状況に適応させることができる。

6.継続的改善

RPAは、導入して終わりというソリューションではありません。時間の経過とともにプロセスが進化し、新しいタスクや既存のワークフローの変更に対応するためにボットの更新が必要になる可能性がある。 

さらに、企業がRPAを使いこなすようになると、自動化を適用できる新たな分野が見つかることも多く、組織内の継続的な拡大につながる。