Kebanyakan proyek AI gagal karena tujuan awalnya terlalu besar.

Tim sering memutuskan ingin “mengotomatisasi layanan pelanggan” atau “mengubah proses penjualan”, padahal itu hanyalah kategori, bukan tugas. Proyek agen sebaiknya selalu dimulai dari sesuatu yang kecil dan spesifik. Semakin jelas tugasnya, semakin cepat Anda bisa menguji, belajar, dan memperbaikinya.

Pikirkan seperti ini: agen pertama Anda tidak harus mengubah bisnis secara instan. Agen ini bertujuan untuk membuktikan bahwa agen bisa melakukan satu hal dengan andal dan memberikan nilai tambah. Setelah itu berhasil, memperluas cakupan akan menjadi lebih mudah.

Mari kita tentukan apa yang membuat tugas pertama menjadi baik. Tugas pertama yang baik memiliki tiga ciri: mandiri, terukur, dan terhubung dengan alur kerja yang sudah ada.

Mandiri berarti tugas tersebut bisa diselesaikan dalam satu interaksi atau percakapan. Harus ada awal dan akhir yang jelas.

Terukur berarti Anda bisa mengetahui apakah tugasnya berhasil. Misalnya, pelanggan mendapat jawaban, tiket terselesaikan, atau data berhasil dikumpulkan.

Terhubung dengan alur kerja yang sudah ada berarti tugas tersebut menggantikan atau meningkatkan sesuatu yang sudah dilakukan tim Anda.

Tempat terburuk untuk memulai adalah dengan tugas yang bergantung pada sepuluh sistem lain atau butuh persetujuan dari banyak departemen.

Mari kita lihat bagaimana Terminal Roast menjalani proses ini. Taryn, pemiliknya, awalnya ingin mengotomatisasi semuanya: pemesanan di muka, koordinasi pengambilan, rekomendasi produk, dan survei pelanggan. Semangatnya bagus, tapi cakupannya terlalu besar. Setelah berdiskusi, ia memutuskan untuk mulai dari sesuatu yang kecil dan jelas. Agen akan berbicara dengan pelanggan tentang rasa kopi baru, kue, dan resep. Agen akan mengumpulkan saran tersebut, merangkumnya, dan mengirimkan laporan mingguan kepada Taryn berisi ide pelanggan terbaik.

Dan itu saja! Versi ini bisa dicapai, terukur, dan bermanfaat. Ini memberi Terminal Roast cara untuk menguji teknologi, melatih tim internal, dan menciptakan nilai awal tanpa peluncuran besar-besaran.

Pendekatan ini berlaku untuk organisasi apa pun. Mulailah dengan satu kasus penggunaan yang sempit dan sesuai dengan tujuan bisnis Anda.

Jika Anda mengelola dukungan, pilih satu topik atau kategori pertanyaan yang sering muncul.

Jika Anda mengelola penjualan, pilih satu langkah dalam proses di mana waktu respons memperlambat kesepakatan.

Jika Anda mengelola HR, fokuslah pada satu pertanyaan karyawan yang sering diulang-ulang.

Dengan memulai dari hal kecil, Anda bisa menguji dengan cepat, mengumpulkan data, dan melihat apakah agen benar-benar memberikan nilai. Jika iya, memperluas tanggung jawabnya akan menjadi langkah berikutnya yang alami.

Berikut cara mudah untuk mengujinya: jika Anda tidak bisa menjelaskan tujuan agen Anda dalam satu kalimat, cakupannya terlalu luas.

Beberapa contoh yang baik misalnya:

• “Agen kami membantu pelanggan memeriksa status pesanan mereka.” atau
• “Agen kami membantu karyawan baru memahami manfaat perusahaan.” atau
• “Agen kami merangkum umpan balik pelanggan setiap minggu.”

Semua contoh ini sempit, terukur, dan langsung terhubung dengan alur kerja yang sudah ada. Langkah pertama ini menentukan seberapa cepat Anda bisa beralih dari uji coba ke produksi. Jika proyeknya jelas, Anda bisa menghindari usaha yang sia-sia dan dugaan di kemudian hari. Kebanyakan tim mengira tantangannya adalah membangun agen yang canggih.

Padahal, tantangannya adalah mendefinisikan agen yang sederhana.

Terminal Roast akan belajar dari peluncuran kecil pertamanya, memperbaikinya, lalu memperluas cakupan setelah terbukti memberikan nilai. Disiplin yang sama berlaku untuk organisasi mana pun yang serius ingin menjadikan agen sebagai bagian dari operasional. Tugas pertama yang sukses memberi Anda keyakinan, data, dan bukti bahwa investasi Anda berhasil. Semua hal lain akan berkembang dari situ.

Tindakan: Tuliskan satu tugas terukur yang bisa dilakukan agen Anda untuk mendukung alur kerja yang sudah ada.

Jika butuh lebih dari satu kalimat untuk menjelaskannya, persempit hingga cukup satu kalimat saja.

‍