Comment Waiver Group a obtenu un retour sur investissement complet en 3 semaines grâce à une augmentation de 25 % des leads

Naviguer dans la bureaucratie du système de santé n’est pas une mince affaire.

Pour les prestataires de santé, les enjeux sont très élevés : la moindre erreur peut entraîner une perte de financement, des problèmes de conformité ou des retards dans la prise en charge des patients.

C’est là qu’interviennent des cabinets de conseil en santé comme le Waiver Consulting Group : ils aident les prestataires à se repérer dans les programmes complexes de dérogation Medicaid et à éviter les erreurs à haut risque.

Leur travail permet à leurs clients de se concentrer sur la qualité des soins plutôt que sur les obstacles administratifs.

Mais sans tirer parti de l’IA, il est impossible de faire évoluer leurs efforts à grande échelle.

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Le défi

Dans leur ancien tunnel de vente, Waiver Group utilisait des formulaires de contact bien placés sur leur site. Mais ils savaient que l’IA pouvait dynamiser leur processus de vente.

Avec l’arrivée de la haute saison, ils avaient besoin d’une solution pour :

• Obtenir plus de rendez-vous de consultation
• Qualifier les prospects sans travail manuel supplémentaire
• Mettre en avant leur expertise sectorielle

En plus, il leur fallait une solution capable de s’intégrer facilement à leurs processus de vente existants et de renforcer la stratégie marketing actuelle de Waiver Group.

Waiver Group s’est tourné vers Hanakano Consulting, un partenaire certifié Botpress, pour concrétiser leur vision d’un processus enrichi par l’IA grâce à un chatbot IA.

« Botpress convenait parfaitement à Waiver Group, car ils cherchaient une plateforme capable d’atteindre plusieurs canaux, de s’intégrer à leurs systèmes existants et de tirer parti de leur vaste base de connaissances », a expliqué Gordon Clark, associé fondateur chez Hanakano Consulting. « Mais surtout, ils avaient besoin de pouvoir commencer immédiatement, sans se soucier des serveurs ou de la maintenance. »

Présentation de Waiverlyn

Voici Waiverlyn, un concierge numérique qui accueille chaque visiteur du site avec une invitation à en savoir plus.

Hanakano a développé Waiverlyn pour répondre aux questions sur les services de Waiver Group, collecter les coordonnées et prendre des rendez-vous directement depuis l’interface de chat, sans intervention humaine.

« Nous voulions une solution disponible même en notre absence. Quelque chose qui puisse prendre des rendez-vous et inscrire les personnes sur notre portail pendant que nous dormons, » explique Amara Kamara, responsable des licences et certifications chez Waiver Group.

Waiverlyn s’intègre parfaitement à la Google Business Suite existante de Waiver Group pour :

Prendre des rendez-vous automatiquement

Le bot crée des événements Google Agenda, complète les descriptions avec les informations des prospects, ajoute des liens de visioconférence et envoie des invitations détaillées par email aux invités et aux collaborateurs.

Optimiser la gestion des prospects

Waiverlyn collecte des données détaillées de contact et de qualification, met à jour automatiquement les Google Sheets de l’équipe commerciale et notifie les membres clés par email.

Cela permet à l’équipe commerciale d’intégrer facilement les fonctionnalités du chatbot à leurs plateformes et processus existants – tous les avantages de l’efficacité, sans perturber leurs habitudes.

Accélérer l’intégration des clients

Comme l’explique Kamara : « Certains de nos clients savent exactement ce qu’ils veulent et souhaitent commencer tout de suite. Waiverlyn peut les diriger directement vers notre portail en libre-service, où ils créent un compte et commencent à déposer leurs documents. »

Renforcer l’image de marque

Les emails d’invitation incluent des informations marketing personnalisées pour préparer les prospects aux consultations et mettre en avant l’approche technologique de Waiver Group.

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Des prospects de meilleure qualité et 25 % de consultations en plus

L’impact de Waiverlyn sur l’activité a été immédiat et remarquable. Les spécialistes de The Waiver Group ont rapidement vu leur agenda rempli de rendez-vous – tous pris et qualifiés par le chatbot.

Après le déploiement, l’équipe a constaté une hausse quasi instantanée des indicateurs clés :

• Une augmentation de 25 % des consultations réservées par des prospects

• Un bond de 9x de l’engagement des visiteurs par rapport aux publicités web classiques

• Aucune perte de trafic liée aux formulaires web, car Waiverlyn est une solution complémentaire, non un remplacement

• Des prospects de meilleure qualité, grâce au processus de qualification de Waiverlyn

« Le succès du bot vient du fait de se concentrer sur les indicateurs de performance qui comptent, » souligne Clark. « Botpress est suffisamment flexible pour que nous ayons pu déployer des intégrations et des métriques personnalisées afin de suivre et d’optimiser les performances du chatbot. »

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Retour sur investissement positif après 3 semaines

Après avoir été en ligne sur leur site web pendant 3 semaines, Waiverlyn a pu réserver assez de consultations pour compenser l’intégralité de ses coûts de développement.

Le retour sur investissement rapide obtenu grâce à Hanakano a poussé Waiver Group à envisager Waiverlyn comme bien plus qu’un simple outil : il devient un atout stratégique – preuve de l’engagement de Waiver Group à proposer des solutions innovantes à ses clients.

Kamara et son équipe reçoivent aussi des retours positifs au-delà des chiffres : « Quand je parle aux clients qui ont pris rendez-vous via le chatbot, ils sont tous impressionnés. Personne d’autre ne propose un chatbot comme celui-ci, et cela montre le sérieux de Waiver Group. Cela prouve notre engagement et notre expertise auprès des futurs clients. »

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À propos du partenaire

Hanakano utilise l’IA conversationnelle comme levier stratégique de croissance pour les entreprises. Fondée en 2023, la société est spécialisée dans le développement de chatbots qui accélèrent les parcours de vente grâce à l’IA et ont un impact direct sur la performance commerciale.