Cómo Waiver Group logró un aumento del 25% en clientes potenciales y recuperó su inversión en solo 3 semanas

Navegar la burocracia del sistema de salud no es tarea fácil.

Para los proveedores de salud, está mucho en juego: un error puede significar pérdida de fondos, problemas de cumplimiento o retrasos en la atención al paciente.

Ahí es donde entran firmas de consultoría en salud como Waiver Consulting Group: ayudan a los proveedores a orientarse en los complejos programas de exención de Medicaid y evitar errores de alto riesgo.

Su trabajo permite que sus clientes se enfoquen en brindar atención de calidad en lugar de lidiar con obstáculos administrativos.

Pero sin aprovechar la tecnología de IA, no hay forma de escalar significativamente sus esfuerzos.

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El desafío

En su anterior embudo de ventas, Waiver Group utilizaba formularios de contacto estratégicamente ubicados en su sitio web. Pero sabían que la IA podía potenciar aún más su proceso de ventas.

Con la temporada alta acercándose, necesitaban una solución para:

• Agendar más consultas
• Calificar prospectos sin trabajo manual adicional
• Demostrar experiencia en el sector

Además, necesitaban una solución que pudiera integrarse sin problemas con sus flujos de trabajo de ventas existentes y potenciar la estrategia de marketing actual de Waiver Group.

Waiver Group recurrió a Hanakano Consulting, una organización asociada certificada por Botpress, para hacer realidad su visión de un proceso potenciado por IA con un chatbot de IA.

"Botpress fue la opción ideal para Waiver Group porque buscaban una plataforma capaz de operar en múltiples canales, integrarse con sus sistemas existentes y aprovechar su amplio conocimiento interno," explicó Gordon Clark, socio fundador de Hanakano Consulting. "Pero, sobre todo, necesitaban poder comenzar de inmediato sin preocuparse por servidores ni mantenimiento."

Presentamos a Waiverlyn

Así surge Waiverlyn, un asistente digital que recibe a cada visitante del sitio web invitándolo a conocer más.

Hanakano desarrolló Waiverlyn para responder preguntas sobre los servicios de Waiver Group, recopilar información de contacto y agendar consultas directamente desde la interfaz de chat, sin intervención humana.

“Queríamos algo que estuviera disponible incluso cuando nosotros no. Algo que pudiera agendar citas y registrar personas en nuestro portal mientras dormimos,” comentó Amara Kamara, gerente de Licencias y Certificaciones en Waiver Group.

Waiverlyn se integra perfectamente con la Google Business Suite de Waiver Group para:

Agendar consultas automáticamente

El bot crea eventos en Google Calendar, añade descripciones con información de los prospectos, agrega enlaces de videollamada y envía invitaciones detalladas por correo tanto a invitados como a empleados.

Optimizar la gestión de prospectos

Waiverlyn recopila datos detallados de contacto y calificación, actualiza automáticamente las hojas de Google del equipo de ventas y notifica por correo a los miembros clave.

Esto permite que el equipo de ventas integre fácilmente las capacidades del chatbot en sus plataformas y flujos de trabajo actuales, obteniendo eficiencia sin interrupciones.

Acelerar la incorporación de clientes

Como explica Kamara: “Algunos de nuestros clientes saben exactamente lo que quieren y desean comenzar de inmediato. Waiverlyn puede enviarlos directamente a nuestro portal de autoservicio, donde pueden crear una cuenta y empezar a subir sus documentos.”

Reforzar el enfoque de la marca

Los correos de invitación incluyen detalles de marketing personalizados para preparar a los prospectos para las consultas y destacar el enfoque tecnológico de Waiver Group.

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Mejores prospectos y 25% más de consultas

El impacto de Waiverlyn en el negocio fue inmediato y notable. Los especialistas de Waiver Group vieron rápidamente sus agendas llenas de consultas, todas agendadas y calificadas por el chatbot.

Tras la implementación, el equipo reportó un aumento casi inmediato en los indicadores positivos:

• Un incremento del 25% en consultas agendadas por potenciales clientes

• Un aumento de 9 veces en la interacción de visitantes comparado con anuncios web tradicionales

• Sin pérdida de tráfico por formularios web, ya que Waiverlyn es una solución complementaria, no un reemplazo

• Prospectos de mayor calidad, gracias al proceso de calificación de Waiverlyn

"El éxito del bot se debe a enfocarse en los indicadores de desempeño que realmente importan," dijo Clark. "Botpress es lo suficientemente flexible como para permitirnos implementar integraciones y métricas personalizadas para monitorear y ajustar el desempeño del chatbot."

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ROI positivo tras 3 semanas

Después de estar activo en su sitio web durante 3 semanas, Waiverlyn logró agendar suficientes consultas para cubrir todo el costo de desarrollo.

El rápido retorno de inversión logrado por Hanakano ha motivado a Waiver Group a pensar en grande sobre cómo Waiverlyn puede evolucionar de una simple herramienta a un activo estratégico – uno que demuestra el compromiso de Waiver Group con soluciones innovadoras para sus clientes.

Kamara y su equipo también han recibido comentarios positivos más allá de los números: “Cuando hablo con clientes que agendaron a través del chatbot, todos quedan impresionados. Nadie más tiene un chatbot así, y demuestra lo serio que es Waiver Group. Refleja nuestra dedicación y experiencia ante futuros clientes.”

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Sobre el socio

Hanakano aplica IA conversacional como motor estratégico de ingresos para empresas. Fundada en 2023, se especializa en desarrollar chatbots que aceleran los procesos de ventas con IA para impactar directamente en los resultados del negocio.